O controle de folgas é a organização adequada dos descansos dos profissionais. A prática exige atenção para manter a escala coberta e respeitar os limites de atuação da equipe. Essa gestão também costuma englobar as preferências dos colaboradores, que comumente solicitam ausências.
As folgas são fundamentais para uma atuação segura. Se não forem devidamente geridas, podem sobrecarregar a equipe e sujeitar a empresa a multas e desperdícios. Ou então desfalcar o serviço.
Conheça recursos e práticas para fazer gestão de folgas de forma eficiente. Veja as regras válidas de descanso no trabalho e como centralizar solicitações para decisões justas e seguras.
Como fazer controle de folgas e dias trabalhados
Levantamento de intervalos
Cada escala possui a sua proporção entre trabalho e folga. As mais comuns são:
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escala 6×1: 6 dias de trabalho e 1 de descanso
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escala 5×2: 5 dias de trabalho e 1 de descanso
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escala 12×36: 12 horas de trabalho e 36 de descanso
Para quem trabalha em regime CLT, os turnos nessas escalas também estão sujeitos a limites como:
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jornada integral: no máximo 8 horas por dia (com até 2 horas extras), 44 horas semanais e 220 horas mensais de trabalho
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TIR: os turnos ininterruptos de revezamento, salvo acordos coletivos, têm jornada diária máxima de até 6 horas
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regime parcial: seu limite é de 30 horas semanais de atuação sem horas extras ou 26 horas com até 6 horas extras
Veja mais tipos de jornada de trabalho
Atenção: escalas com jornadas mais extensas do que o previsto, como a 12×36, podem ocorrer pelo descanso ser compensatório. Mas algumas exigem autorização sindical para serem implantadas. Também cabe pontuar que esses limites podem mudar, pois tramitam projetos pela jornada de até 40 horas semanais e invalidação da 6×1.
Além disso, trabalhadores CLT também são assegurados de dois intervalos na jornada e de no mínimo 1 DSR:
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intervalo interjornada: de pelo menos 11 horas entre uma jornada e outra (Art. 66 da CLT). Mas é comum estendê-lo (para quem atua em horário comercial, por exemplo). Também existem escalas que já preveem intervalos maiores, como a 12×36 (36 horas) e a 24×48 (48 horas).
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intervalo intrajornada: é aquele que acontece durante o expediente (o horário de almoço). Assim como o interjornada, é uma pausa fundamental para seguir o turno. É o momento de alimentação e descanso, assegurando a adequada execução do serviço. A depender da jornada, ele pode ser de 15 minutos a 2 horas (Art. 71 da CLT).
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DSR: o descanso semanal remunerado mínimo é de 24 horas (Art. 67 da CLT).
Já para profissionais que atuam em outros regimes, como os prestadores de serviços, eventuais pausas na atuação podem estar previstas em contrato. Um exemplo comum são profissionais de saúde plantonistas, cujos turnos já possuem seus limites.
Ao organizador da escala, cabe saber os intervalos cabíveis a cada profissional. Quando eles devem ocorrer e qual sua duração. Até porque se os intervalos forem descumpridos, a CLT exige o ressarcimento com horas extras. É preciso, portanto, conhecer seu direito para evitar sobrecarga e prejuízos.
Veja a relação completa entre trabalho e repouso em cada escala:
Gestão de domingos
Estabelecimentos que funcionam aos domingos ainda devem se atentar pois esse é o dia preferencial do DSR por lei. Existem limites para os domingos trabalhados em sequência para profissionais em regime CLT.
E também há regras de pagamento diferenciado e folga compensatória para quem trabalha nesse dia. Conheça as especificações no nosso guia sobre trabalho de domingo.
Exceções a essas regras dominicais muitas vezes se aplicam a escalas com jornadas maiores, como a 12×36. O entendimento é que o descanso mais extenso compensa o trabalhador e isenta o empregador dessas condições diferenciadas. Mas é preciso avaliar acordos e convenções coletivas de trabalho para entender o que é válido em cada caso.
Fato é que o organizador da escala deve considerar os limites cabíveis para fazer as convocações. Certifique-se o que vale na escala trabalhada para evitar escalar além do planejado (veja como consultar convenção coletiva).
Organização de ausências legais
Além disso, o profissional pode se ausentar por motivo de feriado, férias, licenças, faltas justificadas ou direitos adicionais como folga eleitoral e folga da saúde.
O organizador da escala não precisa necessariamente conhecer no detalhe esses direitos, até porque eles serão solicitados ao RH quando o colaborador precisar, que definirá sua possibilidade e duração.
Mas é válido que o organizador saiba, com a antecedência possível, quando ocorrerá a ausência e por quanto tempo. Isso dará tempo para ele reorganizar a escala com as coberturas necessárias.
Esse cuidado é tão importante que em serviços assistenciais é até uma exigência legal. Na escala de enfermagem, por exemplo, o dimensionamento da equipe deve considerar o IST. É o índice de segurança técnica, percentual para assegurar a cobertura de ausências. Ele deve ser de no mínimo 15% e entrar no cálculo do dimensionamento de enfermagem.
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Análise de solicitações
Também é cabível considerar os pedidos dos profissionais para se ausentar. Existem eventos que não são reconhecidos pela CLT para justificar faltas, mas possuem sua importância e podem fazer a diferença na relação profissional-empresa se ponderados. Pode ser o casamento de um parente, uma formatura, entre diversas situações.
Uma prática comum para gerir esses pedidos é a determinação de uma data-limite para os profissionais registrarem suas preferências de folga. Assim, o organizador da escala tem mais essas informações para considerar o planejamento e minimizar o risco de ausências e substituições.
É importante que as solicitações sejam centralizadas em um único canal para não haver perdas. Veja mais adiante soluções online para fazer e armazenar esses registros e combiná-los às demais variantes que entram no controle de folgas para uma gestão eficinete, inclusive nos casos de decisões de folga bolada.
Escala de folga
Na prática, a escala de folga é a escala de trabalho. Ou seja, é o cronograma que define os dias de turno e descanso de cada profissional, as presenças e ausências.
É válido fazer essa distribuição, considerando os aspectos acima, com uma certa antecedência. Assim, o profissional também pode solicitar trocas o quanto antes, e o organizador ganha tempo para reorganizar a escala. Mais um cuidado fundamental é que a escala seja atualizada com as mudanças, evitando conflitos na rotina e posteriores erros nos fechamentos.
Planilha para controle de folgas grátis:
Substituições seguras
Mas por melhor que seja o planejamento, uma gestão de folgas eficiente também precisa saber lidar com o inesperado. Nem sempre, afinal, o realizado segue o que foi proposto.
Daí pode ocorrer o remanejamento: cobrir um furo com um profissional adequado. É válido, para isso, manter os contatos fáceis dos profissionais, assim como sua rotina para não extrapolar limites. E quando mudar, atualizar a escala para não perder informações de controle de jornada e dos devidos pagamentos.
Justiça no controle de folgas dos funcionários
As folgas são motivos comuns de conflitos e insatisfação no trabalho. O profissional pode não ter uma solicitação atendida e se sentir prejudicado, e não raro o organizador da escala se vê no meio de uma série de pedidos dificultando decisões.
Esse é mais um motivo da importância da devida gestão de horas, mantendo um acesso fácil e seguro do histórico de atuação para saber como proceder atendendo profissionais sem afetar a escala.
Todas essas tarefas e responsabilidades ficam fáceis de serem cumpridas usando o Escala. A solução online foi desenvolvida para simplificar a gestão de folgas respeitando as regras institucionais e a demanda, e ainda combinando as solicitações dos profissionais. Conheça:
Como fazer um controle de folga online
O Escala é uma tecnologia de gestão e otimização da força de trabalho disponível em duas versões: o Escala Jornadas, para times CLT, e o Escala Plantões, para plantonistas. As duas plataformas, acessíveis na web e em aplicativo, fazem gerenciamento online de escalas e controle de folgas de forma fácil e prática.
Um dos maiores diferenciais é que as ferramentas são configuradas com as regras válidas na empresa. Assim, o sistema alerta ou até bloqueia movimentações na escala desalinhadas aos limites legais, alocando e remanejando profissionais com segurança.
Todos da equipe têm acesso ao Escala e os próprios profissionais podem solicitar folgas e anexar justificativas, além de fazer trocas com os colegas. É tudo de forma online e com atualizações para todos em tempo real.
O profissional, ainda, é sempre notificado no seu celular quando há alguma movimentação na escala, quando ele é convocado, quando suas solicitações são respondidas. O Escala centraliza, de forma completa, o planejamento e a comunicação, mantendo todos informados com a escala atualizada.
Assistente e sorteador de folgas
E a gestão de folgas pelo Escala fica ainda mais otimizada por funcionalidades como o assistente de folgas, que indica os melhores parâmetros para uma tomada de decisão justa, e o sorteador de folgas – úteis inclusive para solicitações de colaboradores para folgar no mesmo dia.
As funcionalidades estão disponíveis no Escala Jornadas. O assistente atua com base no histórico trabalhado armazenado pelo sistema, informando ao organizador da escala, por exemplo, quem acumulou mais horas ou quem folgou recentemente para saber a quem conceder o descanso.
São dados a favor de uma escala inteligente, justa e eficiente. “A grande vantagem é que o assistente não gera folgas que desfalcam a escala ou descumpram os limites trabalhistas”, destaca a enfermeira Daniela Rebouças, usuária do Escala no Residencial Albert Einstein.
“Em uma planilha convencional você não tem essas informações. Com o Escala é uma forma de controle muito mais sofisticada e que me permite um contato melhor com a minha equipe”, relata Meton Alencar, usuário do Escala no Hospital São Camilo Crato.
Gerador automático de folgas
O Escala Jornadas também oferece o recurso na confecção da escala de distribuição automática de folgas. A ferramenta pode ser parametrizada com as regras de jornada e descansos e, assim, faz a concessão dos repousos como a lei exige.
Remanejamentos otimizados
Mais um destaque é a funcionalidade de dimensionamento do Escala Jornadas. O módulo pode informar em tempo real ou de forma preditiva o saldo ideal de profissionais em cada setor conforme a demanda.
E se remanejamentos são necessários, o próprio recurso levanta uma lista de profissionais aptos à movimentação com base no histórico de atuação e folgas.
O Escala foi desenvolvido na Inovação do Einstein Hospital Israelita e está presente em centenas de instituições do Brasil todo. Saiba mais e agende uma demonstração:
O Escala é uma só solução de controle de folga para:
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centralização de registros de preferências de folgas
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download de justificativas de ausências
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opção de escolha de turnos e trocas
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alertas e bloqueios de alocações que descumpram regras da escala
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assistente com dados parametrizados para apoiar decisões na concessão dos descansos
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sorteador de folgas
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transparência na gestão com acesso para toda a equipe
