Programar escalas de trabalho e definir em quais dias os funcionários poderão folgar é algo que influi diretamente na eficiência da equipe. Nessa tarefa, além de atender às regras da legislação trabalhista, é preciso equalizar as datas e distribuir bem os funcionários para evitar surpresas e prejuízos. E para aprender como fazer escala de folga na prática levando tudo isso em conta, continue a leitura.
De maneira geral, há algumas diretrizes que podem ser seguidas para facilitar esse planejamento. Mas vale ressaltar que as escalas são influenciadas pelo tamanho da equipe e pela demanda de serviço, que podem variar de acordo com o dia da semana ou a época do ano. Como cada caso é um caso, portanto, pequenas adaptações são sempre bem-vindas e, não raro, necessárias.
Feitas as observações, veja a seguir como fazer escala de folga e o que mais é preciso levar em conta nessa organização.
Como fazer escala de folga: 6 passos para organizar uma
1. Atente-se aos tipos de escala
Como mencionado anteriormente, há diferentes tipos de escala de trabalho praticáveis no Brasil e cada uma delas apresenta suas especificidades em relação às folgas. Por isso, o primeiro passo é se certificar da escala sobre a qual você planeja organizar as folgas dos funcionários, para que nenhuma regra seja deixada de lado. Vamos recordar os tipos mais comuns:
A legislação trabalhista brasileira limita o trabalho a 44 horas semanais e 220 horas mensais. No limite, isso significaria sete horas e 20 minutos de trabalho em seis dias por semana (escala 6×1), ou oito horas e 48 minutos em cinco dias por semana (escala 5×2). Esses são os modelos convencionais de escala de trabalho, cujas folgas acontecem depois de seis e cinco dias trabalhados, respectivamente.
Mas também há outros formatos mais específicos, cada um com suas vantagens e desvantagens. Dentre eles aparecem a escala 12×36, com jornadas de trabalho mais longas seguidas de um dia e meio de descanso.
Ou então a escala 6×2, com trabalho de sete horas e 20 minutos por seis dias seguidos e os dois dias posteriores de folga. Nela, há revezamento dos dias de descanso, e isso implica pagamento de adicionais por trabalho em finais de semana ou feriados.
Para completar, outras opções que podem ser eficientes, a depender da função exercida, são a escala 4×2, escala 24×48 e ainda a chamada escala espanhola (escala 40×48), cujo cálculo de compensação de horas varia de uma semana para outra.
2. Fique de olho na legislação
O tema é delimitado pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que em seu Art. 67 garante aos empregados um dia de descanso por semana, preferencialmente aos domingos (o famoso DSR – descanso semanal remunerado). Além disso, ainda segundo a norma, quando o trabalho dominical for necessário o empregador deverá criar uma escala de revezamento que permita, no mínimo, uma folga de domingo por mês.
Já o Art. 71 impõe que, para trabalho contínuo de no mínimo seis horas de duração, o empregado tenha uma hora de intervalo para repouso ou alimentação. Se o trabalho for de menos de seis horas, o intervalo será de 15 minutos. Porém, esse período não é computado como tempo de trabalho (ou seja, não entra na conta das 44 horas semanais).
3. Entenda como dividir a equipe
Agora é hora de efetivamente planejar as folgas. Entenda como será possível dividir a equipe: não é interessante, por exemplo, que profissionais que exerçam a mesma função tirem folga no mesmo dia (o que pode sobrecarregar outros funcionários, além de prejudicar o andamento dos trabalhos).
Conhecer a equipe também vai ajudar a evitar que, uma vez feita a escala, ela precise ser refeita a pedidos dos empregados. Um funcionário que faça faculdade pode preferir ter folgas em determinados dias da semana, para poder estudar para provas ou fazer estágio, por exemplo. O mesmo ocorre com empregados que tenham outras fontes de renda.
Leia também: Tira-dúvidas sobre folga do trabalho
4. Avalie a demanda
A lógica, aqui, é bastante simples: por que você vai dar folga a algum empregado nos dias de maior demanda de trabalho? É o caso de quem trabalha em restaurantes que servem almoço diariamente, cujo fluxo de pessoas é maior nos dias da semana – de segunda a sexta – mas menor no final de semana. O ideal, nesse cenário, é revezar a equipe justamente nos dias de menor movimento.
Esse planejamento precisa ser feito também de acordo com o mês ou mesmo a época do ano. Para alguns segmentos, o verão é muito mais movimentado do que o inverno. Para outros, datas festivas trazem uma grande demanda.
Nesse sentido, é importante também que os melhores funcionários estejam bem distribuídos entre os dias de trabalho, para evitar que as equipes fiquem desequilibradas em desempenho e experiência.
Leia também: Como funciona o trabalho do folguista?
5. Seja constante e confiável
A escala de folga é de extrema importância para os empregados, pois permite que eles planejem a vida pessoal, incluindo o descanso e o lazer, aspectos que se negligenciados interferem diretamente na saúde e, por consequência, na produtividade no trabalho.
Ajuda muito ter uma escala de trabalho constante, na medida do possível, e absolutamente confiável. É ideal que ela seja divulgada com antecedência de ao menos duas semanas. Para muitos segmentos, é possível até planejar as folgas semestrais ou anuais.
Tenha especial atenção a essa antecedência pois é o que permite que as trocas que eventualmente sejam necessárias causem menos prejuízo aos empregados e à própria empresa.
6. Tenha recursos à mão
Se você costuma usar planilhas no Excel para organizar as escalas de trabalho dos seus funcionários sabe que basta preencher cada dia com “T” (trabalho) ou “F” (folga) para ter uma visão clara de quando o empregado estará trabalhando ou não.
Mas hoje em dia há maneiras muito mais fáceis e que te fazem economizar tempo na tarefa de como fazer escala de folga. Existem aplicativos que demandam unicamente que o gestor preencha a escala de trabalho e configure algumas regras (como trocas, folgas e a quantidade ideal de profissionais em cada dia) que em segundos ele distribui as folgas de forma otimizada, sem infringir regras trabalhistas.
É o caso do Escala Jornadas, que ainda oferece a vantagem de que os próprios funcionários declarem suas preferências de folga (aspecto que também é levado em conta ao organizar as escalas pelo aplicativo). Houve um conflito de interesses? Nossa solução indica os melhores parâmetros para uma tomada de decisão justa, ou ainda permite que o gestor sorteie a folga.
As soluções desenvolvidas pelo Escala foram criadas para otimizar processos e facilitar o dia a dia do RH e da gestão, para que esses profissionais percam menos tempo em tarefas burocráticas e se dediquem às suas outras funções. Converse com a nossa equipe e veja como podemos ajudar o seu negócio!
