Maximizar a força produtiva está entre os objetivos de qualquer empresa. É assim que se conquista mais eficiência e maior reconhecimento no mercado, aproveitando da melhor forma os talentos e recursos disponíveis. E é para colaborar nesse propósito que atuam os sistemas de workforce management, mais conhecidos pela sigla WFM.
Traduzindo, estamos falando de ferramentas que cuidam da gestão da força de trabalho. O termo tem ficado cada vez mais popular no meio corporativo, e está totalmente atrelado à tendência de digitalização de operações.
A seguir, reunimos o que você precisa saber sobre workforce management com exemplos práticos de como a sua empresa pode se beneficiar dessas soluções.
O que é workforce management?
Workforce management, ou apenas WFM, significa gestão da força de trabalho. O termo é usado para se referir a ferramentas que dimensionam e gerenciam equipes, para que se tenha o colaborador certo no departamento certo para atender a demanda necessária.
Além do mais, um sistema de WFM otimiza e automatiza uma série de tarefas operacionais, fazendo os profissionais ganharem tempo e conseguirem se dedicar a atividades mais estratégicas.
Por que usar workforce management?
1. Centralização de informações
A comunicação é a principal aliada do RH e da gestão na orientação das equipes, distribuição de informações e resolução de conflitos. Manter todos os funcionários constantemente atualizados de mudanças e inovações é fundamental para qualquer empresa, mas sabemos que isso consome muito tempo e, por vezes, uma série de aplicativos diferentes para trocas de mensagens é utilizada.
Para que a informação não se perca, é possível usar um sistema de workforce management que cumpra também o papel de canal oficial de comunicações. Hoje as soluções de WFM, ainda que não seja sua finalidade principal, costumam atender essa demanda, enviando notificações simultaneamente para todos os envolvidos, que podem acessar as atualizações via web ou aplicativo.
2. Compliance jurídico
Manter-se alinhado às leis trabalhistas é fundamental. O Escala Jornadas, por exemplo, é uma ferramenta de workforce management de gestão de escalas já configurada com a CLT. O sistema respeita os intervalos previstos na CLT e o máximo de dias trabalhados de acordo com a jornada do funcionário para criar uma escala que atenda todas as regras previstas em lei.
3. Atualizações em tempo real
Especialmente no setor da saúde, é natural que as escalas de trabalho tenham mudanças diárias e até mesmo de hora em hora. Usando workforce management, porém, não há risco de a equipe não ser notificada a tempo sobre qualquer eventualidade.
Os profissionais conseguem ser atualizados direto até pelo celular, já que essas ferramentas costumam contar com versão em aplicativo. Pelo Escala, por exemplo, do próprio smartphone o colaborador tem acesso aos seus turnos, já sincronizados com seu calendários pessoal (Google Calendar ou Calendário Apple). Amplia-se a visibilidade, reduzindo conflitos e mantendo a operação ativa.
4. Controle de presença (mesmo em home office)
A funcionalidade de check-in e check-out dos aplicativos do Escala utiliza tecnologia de geolocalização para deixar o gestor sempre atualizado de quem está presente. Quando o turno de trabalho estiver próximo de começar ou após o término, uma notificação é enviada para lembrar a todos de confirmar a presença ou saída. Também é possível acessar relatórios de produtividade emitidos pelo Escala e criar padrões de revezamento.
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5. Acionamento rápido de profissionais
Com a necessidade de ampliação de turnos e recrutamento de profissionais, é preciso ter uma plataforma que consiga distribuir sua demanda e manter atualizado em tempo real o preenchimento das opções disponibilizadas. O Escala permite anunciar turnos e plantões para os profissionais cadastrados, mantendo sua operação sempre de acordo com os requisitos legais.
6. Preparo para imprevistos
Com o objetivo de otimizar a força de trabalho, soluções de workforce management como o Escala ainda auxiliam quando há necessidade de trocas e remanejamentos de última hora. O Escala cuida dessa gestão e contribui também para a correta distribuição de folgas.
Nesse aspecto, quando os funcionários declaram suas preferências e um conflito de interesse acontece, o Escala Jornadas indica os melhores parâmetros para uma tomada de decisão justa, que favoreça a meritocracia, ou ainda permite o sorteio da folga.
7. Pagamentos sem erros
Empresas que pagam por hora ou por plantão precisam de muita organização para saber exatamente quanto cada colaborador trabalhou e remunerá-lo adequadamente. Com o relatório financeiro do Escala Plantões fica fácil fazer esse controle.
Como é a mesma ferramenta que cuida das escalas, o fechamento da contabilidade já fica pronto, atrelado a uma escala real, considerando todas as mudanças de turno que possam ter ocorrido durante o mês. Esse controle ajuda na redução de custos, evitando gastos excedentes.
8. Gestão do trabalho flexível
Já existem, por exemplo, modernos sistemas de agendamento de salas, e por meio deles o colaborador, do próprio celular, reserva desde a sua vaga no estacionamento até a sala de reuniões ou o lugar na mesa de trabalho que deseja utilizar. E o gestor também consegue acompanhar em tempo real as taxas de ocupação e presença por meio dessas ferramentas, tendo uma visão completa. Você encontra todas essas facilidades no Escala Espaços.
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9. Menos absenteísmo e turnover
Pelo fato de levar em conta as preferências de folga ao montar as escalas, o sistema do Escala diminui o risco de ausências, já que o colaborador poderá faltar no dia que deseja. Essa autonomia e transparência contribuem para a satisfação do profissional, reduzindo pedidos de desligamento e rotatividade frequente.
10. Tomadas de decisão mais assertivas
Um dos maiores benefícios das soluções de workforce management é que elas armazenam dados na nuvem, deixando registradas informações importantes que poderão ser úteis para estratégias.
O Escala traz tudo isso em relatórios completos, de produtividade, presença, podendo inclusive ser integrado com outros sistemas da empresa. Isso contribui, por exemplo, com a inserção de programas de benefícios e prestação de contas.
Pelo Escala Jornadas, o organizador ainda consegue visualizar todos os setores simultaneamente, facilitando o dimensionamento de equipes. Para dimensionamento de enfermagem, a própria solução segue as regras do Coren, montando uma escala correta.
Workforce management: vale apostar
Como você viu, são diversas as formas que ferramentas de WFM podem contribuir com as empresas. Todos esses aspectos são os motivos pelos quais a aderência por essas soluções está cada vez maior.
Sem contar que investir em workforce management significa ter aumento de ROI, como já é de se esperar pelos tópicos anteriores, pois o retorno em ter uma equipe melhor organizada, adequada à demanda, sem erros nas escalas e pagamentos gera uma economia considerável.
As soluções de workforce management do Escala são constantemente atualizadas com melhorias e contam com uma equipe de ponta tanto no desenvolvimento dos produtos quanto no atendimento ao cliente, sempre disponíveis na orientação e suporte. Se interessou? Fale com os especialistas do Escala e veja como eles podem ajudar o seu negócio.
