Capacity planning: melhores práticas para planejamento de capacidade

Capacity planning é o planejamento de capacidade. Ou seja, a estratégia que levanta o potencial produtivo de uma empresa e os recursos para atingi-lo. Seu objetivo é equilibrá-lo à demanda, gerando eficiência operacional e crescimento sustentável à organização.

Aplicado à força de trabalho, o capacity planning levanta a equipe adequada às necessidades da empresa. Por meio dele é possível evitar tanto sobrecarga quanto subutilização de mão de obra.

É a base para definir o quadro de pessoal e sua distribuição na cobertura da operação, inclusive na gestão de escalas.

Entenda mais sobre o conceito e sua aplicação em prol do melhor time.

O que é capacity planning

Capacity planning é o planejamento da capacidade necessária para que uma organização consiga atender sua demanda.

O capacity planning da força de trabalho foca nas pessoas. E não é apenas o número de funcionários que o determina. É preciso considerar fatores como:

• quantidade de profissionais disponíveis

• horas de trabalho

• jornadas e escalas

• competências e qualificações

• produtividade

• absenteísmo

• férias e afastamentos

• turnover

• sazonalidade da demanda

• restrições operacionais

• necessidade de cobertura em determinados períodos

Por isso, capacity planning e workforce planning estão diretamente relacionados. Este ajuda a definir que força de trabalho a organização precisa construir, já o primeiro vai garantir que essa capacidade seja suficiente para atender a demanda.

Um exemplo prático: toda empresa, para operar bem, deve saber se “temos pessoas suficientes para dar conta do trabalho que precisa ser feito”?

Quando a resposta é “não”, surgem horas extras, sobrecarga, atrasos, queda de produtividade e dificuldade para atender a demanda, indicando falta de profissionais suficientes. Mas o oposto é igualmente problemático: se há funcionários demais para o volume de trabalho, aumentam os custos e a capacidade da equipe fica subutilizada.

É nesse equilíbrio que entra o capacity planning, que ajuda a entender:

• quanto trabalho uma organização precisa realizar,

• qual é a capacidade que sua equipe possui hoje

• o que será necessário mudar para atender demandas futuras

Mais do que prever contratações, o capacity planning permite tomar decisões melhores sobre dimensionamento, distribuição de pessoas, jornadas, produtividade, contratação, desenvolvimento e alocação da força de trabalho.

Importância do capacity planning da força de trabalho

Uma organização pode ter um número aparentemente adequado de funcionários e, ainda assim, enfrentar falta de capacidade. Na prática, isso acontece porque o headcount não indica necessariamente a quantidade de profissionais disponíveis quando a demanda acontece. Férias, folgas, jornadas, competências específicas, afastamentos e distribuição dos turnos podem alterar completamente a capacidade disponível.

O capacity planning ajuda o gestor a enxergar essa diferença e, assim, promove:

• Redução de absenteísmo: quando a demanda aumenta e a capacidade não acompanha, a empresa pode recorrer constantemente a horas extras, remanejamentos ou contratações emergenciais. Com planejamento, é possível antecipar esses movimentos e agir antes que a operação seja afetada.

• Prevenção de excesso de capacidade: o problema também pode acontecer no sentido contrário. Manter mais profissionais do que a operação realmente necessita pode elevar os custos sem gerar ganho proporcional de produtividade. O capacity planning ajuda a encontrar uma distribuição mais adequada da força de trabalho.

• Produtividade: uma equipe sobrecarregada tende a trabalhar sob pressão constante. Já uma equipe com capacidade mal distribuída pode apresentar períodos de ociosidade enquanto outros momentos ficam descobertos. Planejar a capacidade permite buscar uma distribuição mais equilibrada do trabalho e dos recursos.

• Apoio a decisões: é ao comparar a capacidade atual com a demanda projetada que o gestor consegue identificar se há uma lacuna de pessoas e quando ela ocorre. Em alguns casos, a solução será contratações. Mas, em outros, pode caber redistribuição de recursos.

Case: se a organização consegue visualizar, por exemplo, que há uma área superdimensionada e outra com déficit de profissionais, será possível realocar pessoas. Foi assim que o Einstein Hospital Israelita conseguiu economizar, em um só mês, 85% de horas excedentes na sua equipe de hospitalistas.

A instituição usou uma tecnologia criada na sua frente de Inovação para fazer esse acompanhamento, o Escala Jornadas. Com um módulo próprio de dimensionamento de pessoal, a ferramenta é integrada a sistemas de ocupação de leitos no Centro de Controle Operacional (CCO) do Einstein e informa onde há excesso ou falta de profissionais com base na demanda para apoiar o organizador da escala.

“O Escala Jornadas permite uma visão geral do dimensionamento de todas as áreas, possibilitando uma alocação assertiva de recursos, direcionando os colaboradores e informando ao gestor sobre a cobertura da escala”, destaca Alexandra Fernandes, coordenadora do time de hospitalistas do Einstein. Veja este case completo.

O capacity planning ajuda o organizador a saber como redistribuir jornadas, desenvolver competências, automatizar atividades e melhorar a alocação da equipe.

• Previsibilidade aos custos: a força de trabalho representa uma parcela importante dos custos das organizações. Por isso, entender antecipadamente a capacidade necessária também ajuda no planejamento financeiro.

O objetivo do capacity planning não é simplesmente reduzir o número de pessoas, mas adequar os recursos ao trabalho necessário, evitando tanto o excesso quanto a falta de capacidade.

Planejamento de capacidade é diferente de simplesmente contar funcionários

Um planejamento baseado apenas em headcount responde:

“Quantas pessoas temos?”

O capacity planning procura responder perguntas mais completas:

“Quantas pessoas temos, em quais horários, com quais competências e com qual capacidade de trabalho?”

E vai além:

“Essa capacidade é suficiente para atender à demanda atual e futura?”

Essa diferença é especialmente importante em operações que funcionam em diferentes horários, possuem escalas de trabalho complexas e multiprofissionais ou precisam garantir cobertura contínua.

Um hospital, por exemplo, pode ter determinada quantidade de enfermeiros no quadro, mas ainda apresentar falta de profissionais em determinados turnos. Nesse cenário, aumentar o headcount não é necessariamente a única solução. É preciso entender onde, quando e por que existe o gap de capacidade.

Como fazer capacity planning da força de trabalho

O planejamento deve considerar o modelo operacional, o tipo de trabalho e os objetivos do negócio. De maneira geral, o processo pode ser estruturado em etapas como:

Entenda a capacidade atual

A capacidade precisa ser analisada de acordo com quando e onde o trabalho acontece. Levante informações como:

• quantidade de profissionais

• funções e cargos

• horas contratadas

• jornadas e escalas

• disponibilidade por período

• competências

• produtividade

• horas extras

• absenteísmo

• férias e afastamentos

• turnover

Mapeie a demanda

Depois de entender a capacidade atual, é preciso descobrir quanto trabalho a organização precisa realizar.

A demanda pode ser influenciada por diversos fatores, como:

• volume de vendas

• número de clientes

• produção

• atendimento

• projetos

• sazonalidade

• expansão ou redução da operação

• períodos de maior movimento

Para uma operação hospitalar, por exemplo, a demanda pode estar relacionada ao número de atendimentos, ocupação, procedimentos e necessidade de cobertura assistencial.

Quanto mais previsível for a relação entre demanda e necessidade de profissionais, mais precisa tende a ser a projeção.

Compare demanda e capacidade

Aqui está o sentido do capacity planning.

De um lado, está a capacidade disponível. Do outro, a capacidade necessária.

A comparação permite identificar três situações:

• Capacidade suficiente: a equipe consegue atender a demanda prevista.

• Déficit de capacidade: a demanda é maior que a capacidade disponível.

• Excesso de capacidade: existe mais capacidade disponível do que a demanda exige.

Essa análise também deve ser feita por período, função, local ou competência. Uma média geral pode esconder problemas importantes.

Identifique os gaps

Depois de encontrar as diferenças entre capacidade e demanda, o próximo passo é entender o motivo.

Um déficit pode acontecer porque faltam pessoas, mas também porque:

• a jornada está mal distribuída

• existem horários de pico

• determinadas competências estão concentradas em poucos profissionais

• o absenteísmo é elevado

• a produtividade está abaixo do esperado

• existe alta rotatividade

• a demanda aumentou

• a escala não está adequada à operação

A análise de gaps é justamente o momento em que o planejamento deixa de ser apenas uma conta de pessoas e passa a apoiar decisões de gestão.

Crie cenários

O futuro raramente acontece exatamente como o previsto. Por isso, um bom capacity planning não deve trabalhar com uma única projeção. É interessante construir cenários, como:

• demanda esperada

• demanda acima do esperado

• demanda abaixo do esperado

• aumento ou redução do quadro

• aumento de produtividade

• mudanças nas jornadas

• adoção de tecnologia ou automação

O planejamento por cenários permite que os gestores se preparem para diferentes possibilidades em vez de simplesmente reagirem quando o problema aparece.

Defina o plano de ação

Dependendo da situação, as alternativas podem incluir:

• contratação

• redistribuição da força de trabalho

• alteração de jornadas

• treinamento e desenvolvimento

• remanejamento interno

• contratação temporária

• terceirização

• automação

• revisão de processos

• melhoria da produtividade

A escolha deve considerar custo, prazo, impacto operacional e capacidade de execução.

Monitore e ajuste

Capacity planning não é um planejamento feito uma vez por ano e guardado em uma planilha. Demanda, pessoas e produtividade mudam constantemente. Por isso, o planejamento precisa ser acompanhado e atualizado.

Indicadores como headcount, full time equivalent (FTE), horas trabalhadas, horas extras, absenteísmo, turnover, produtividade e utilização da capacidade podem ajudar o gestor a identificar mudanças e corrigir a rota.

Quais dados são necessários para fazer capacity planning?

A qualidade do planejamento depende diretamente da qualidade dos dados utilizados.

Entre as informações mais importantes estão:

Quanto mais integrados estiverem esses dados, mais fácil será transformar informações sobre pessoas em decisões de negócio.

O papel da tecnologia no capacity planning

Fazer capacity planning manualmente pode funcionar em operações pequenas. Porém, à medida que aumentam o número de pessoas, unidades, jornadas e variáveis, planilhas podem se tornar difíceis de manter e atualizar.

Ferramentas de workforce management (WFM) e workforce optimization (WFO) podem centralizar informações sobre demanda, disponibilidade, jornadas, escalas e indicadores da força de trabalho.

Isso permite sair de uma análise baseada apenas no histórico e trabalhar com informações mais próximas da operação em tempo real, visualizando antecipadamente até mesmo onde a capacidade será suficiente e onde existe risco de falta ou excesso de profissionais.

O Escala oferece soluções para essa finalidade. Equipes CLT têm no Escala Jornadas uma tecnologia preparada para a distribuição adequada da equipe em turnos alinhados aos limites trabalhistas e às necessidades da empresa. A ferramenta pode ser integrada a outros sistemas, como de ponto e monitoramento de demanda, apoiando as melhores decisões na escala, como dimensionamento estratégico, remanejamentos seguros quando necessário e distribuição de descansos sem desfalcar a operação.

Para profissionais de escalas flexíveis, o Escala Plantões oferece recursos para configuração personalizada da escala, como autogerenciamento de turnos, trocas e cadastro de preferências.

As tecnologias armazenam em dashboards inteligentes dados como as horas trabalhadas e necessidades de ausência, apoiando o melhor aproveitamento dos recursos disponíveis. Saiba mais:

Capacity planning e gestão estratégica

Embora possa parecer uma atividade operacional, o capacity planning também tem impacto estratégico.

Uma organização que pretende crescer precisa saber se terá pessoas e competências suficientes para sustentar esse crescimento. Da mesma forma, uma empresa que pretende reduzir custos precisa entender quais mudanças de capacidade podem ser feitas sem comprometer a operação.

Por isso, o planejamento de capacidade da força de trabalho conecta decisões de RH, operações e finanças, relacionando as necessidades futuras de pessoas e competências à estratégia do negócio, e não apenas uma atividade de recrutamento.

Resumo

O capacity planning da força de trabalho ajuda a organização a responder se ela possui a capacidade certa de recursos para atender o trabalho que precisa ser realizado.

A resposta está na análise não apenas dos funcionários disponíveis, mas também na distribuição do seu trabalho, nas suas competências, em quanto conseguem produzir e como a demanda se comporta, inclusive em cenários futuros.

Na prática, o processo de planejamento de capacidade envolve analisar a capacidade atual, projetar a demanda, identificar gaps, criar cenários e definir ações para equilibrar os dois lados.

Para os gestores, o principal benefício é trocar decisões reativas por decisões baseadas em dados. Em vez de esperar a falta de profissionais aparecer para contratar, remanejar ou fazer horas extras, a organização pode antecipar necessidades e planejar sua força de trabalho com mais eficiência.

Assim, capacity planning é planejar a capacidade necessária para que a operação consiga entregar seus resultados — no momento certo, com as pessoas certas e de forma sustentável.