Com o propósito de dimensionar a quantidade de colaboradores necessária para atender as demandas da instituição, a correta gestão da escala de enfermagem é fundamental para funcionários e pacientes.
E mais do que evitar má organização e consequentes processos judiciais, compreender como melhor distribuir os enfermeiros dentro dos horários de atendimento e levando em conta os períodos de alta e baixa demanda é uma questão de estratégia. Por meio de um planejamento eficaz, é possível potencializar a performance das equipes e oferecer melhor qualidade aos pacientes.
Veja, a seguir, o que levar em conta para organizar uma.
Como planejar uma escala de enfermagem de forma eficaz
1. Estude os aspectos legais
Quando falamos em escala de trabalho, esta deve estar de acordo com a CLT. Existem diferentes tipos de escala e cada uma delas tem suas regras, que devem ser respeitadas. A mais comum no ambiente hospitalar é a 12×36, onde o profissional trabalha 12 horas e descansa nas 36 horas seguintes. Porém, outros tipos podem ser empregados em caso de acordo coletivo.
Seja como for, para cumprir a legislação trabalhista, é necessário se manter atualizado sobre ela. Estude os aspectos legais, fique de olho em novas emendas, nas votações dos governos e no calendário dos sindicatos do seu segmento, tanto os patronais quanto os dos trabalhadores.
2. Avalie variáveis
Os períodos de trabalho, os horários de folga, o número de pacientes. Essas são algumas variáveis que podem definir a construção da escala de enfermagem da sua instituição. Ao usar as escalas por demanda, por exemplo, é possível prever quantos funcionários são necessários para cada paciente internado. Essa estratégia evita que alguns setores fiquem sobrecarregados e permite a assistência adequada para cada um dos pacientes, levando em conta o nível de complexidade da sua internação.
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3. Estabeleça metas em conjunto
É comum haver divergências entre as equipes que laboram em escalas diferentes. Muitas instituições de saúde enfrentam, diariamente, problemas de relacionamento e produtividade, ainda que essas pessoas não se encontrem com frequência. Para reduzir esses danos, portanto, é fundamental estabelecer metas em conjunto.
4. Centralize as informações
Para evitar falhas na comunicação que podem gerar furos na equipe, é fundamental ter um único canal para falar sobre a distribuição das escalas de trabalho e folgas. Às vezes um funcionário tem uma emergência e avisa o gestor pelo WhatsApp, mas daí a escala foi feita manualmente e não é possível atualizá-la em tempo real para que fique visível para todos as mudanças que ocorreram. Ter um único programa de gestão de escalas é uma ótima saída para centralizar as informações e consequentemente ganhar tempo hábil para resolver imprevistos.
5. Recorra à tecnologia para montar sua escala de enfermagem
Com a expansão da tecnologia na saúde, surgiu também a possibilidade de tornar os processos mais ágeis e a comunicação transparente entre os colaboradores. E quando falamos em planejamento e gestão de escalas de trabalho, existem ferramentas com armazenamento em nuvem que otimizam esses processos e permitem que o colaborador, do próprio celular, acompanhe sua escala sempre atualizada.
O Escala Plantões e o Escala Jornadas, por exemplo, distribuem turnos e folgas sem infringir as regras válidas na instituição e levando em conta as preferências dos funcionários. Com uma interface simples e intuitiva, o gestor pode alocar os profissionais, publicar a escala para todos e anunciar eventuais buracos.
Os colaboradores, por sua vez, acompanham tudo em tempo real por meio do aplicativo. E para evitar sobrecarga, é possível configurar o limite da carga horária da equipe para que sejam emitidos alertas ou bloqueios caso seja feita uma escala que extrapole essas condições.
Veja como a Unimed Botucatu monta sua escala de enfermagem fazendo uso do Escala:
O Escala também emite relatórios personalizados para o acompanhamento detalhado da rotina de cada colaborador. No Plantões, um dos mais utilizados pelos clientes é o relatório financeiro, que mostra com precisão quanto cada plantonista tem a receber de acordo com o que foi trabalhado, seguindo os critérios estabelecidos pela instituição.
Já no Jornadas, o módulo de dimensionamento é um dos maiores diferenciais. Nele o organizador tem uma visão completa e simultânea dos setores, identificando em tempo real áreas super ou subdimensionadas. Para saber quem remanejar, o próprio sistema mostra as melhores opções com base em variáveis como formação e saldo de banco de horas.
Também é possível ganhar previsibilidade da demanda, planejando escalas eficientes com antecedência e sem risco de desfalques. Tudo é acompanhado em gráficos completos, que mostram o saldo atual e ideal de profissionais.
Resultado: menos tempo para tarefas burocráticas, nada de erros e a garantia dos colaboradores certos na hora certa. Além dos benefícios à equipe, a consequência de uma escala de enfermagem bem organizada é ainda mais eficiência e qualidade para os pacientes.
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