A correta gestão da escala de enfermagem é fundamental para profissionais e pacientes. Mais do que evitar má organização e consequentes processos trabalhistas, saber distribuir enfermeiros, técnicos e auxiliares dentro dos horários de atendimento e levando em conta os períodos de alta e baixa demanda é uma questão de estratégia.
Por meio de um planejamento eficaz, é possível potencializar a performance das equipes e oferecer melhor qualidade aos pacientes. Veja, a seguir, o que levar em conta para organizar escala de enfermagem na prática.
Passo a passo para fazer escala de enfermagem
1. Estude os aspectos legais
Quando falamos em escala de trabalho, esta deve estar de acordo com a CLT. Existem diferentes tipos de escala e cada uma delas tem suas regras, que devem ser respeitadas. A mais comum no ambiente hospitalar é a 12×36, onde o profissional trabalha 12 horas e descansa nas 36 horas seguintes. Porém, outros tipos podem ser empregados como a 6×1 e outras.
Seja como for, para cumprir a legislação trabalhista, é necessário se manter atualizado sobre ela. Estude os aspectos legais, fique de olho em novas emendas, nas votações dos governos e no calendário dos sindicatos do seu segmento, tanto os patronais quanto os dos trabalhadores.
2. Avalie variáveis
Os períodos de trabalho, os horários de folga, o número de pacientes. Essas são algumas variáveis que podem definir a construção da escala de enfermagem. Por exemplo, saber quantos funcionários são necessários para cada paciente internado permite a assistência adequada de acordo com o nível de complexidade, sem contar que evita falta ou excesso de profissionais nos setores.
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3. Estabeleça metas em conjunto
É comum haver divergências entre as equipes que laboram em escalas diferentes. Muitas instituições de saúde enfrentam, diariamente, problemas de relacionamento e produtividade, ainda que essas pessoas não se encontrem com frequência. Estabelecer metas em conjunto ajuda a reduzir esses danos e facilita a passagem de turnos.
4. Centralize as informações
Complementando o tópico anterior, deve haver um canal onde todas as informações sobre a escala de enfermagem sejam unificadas. Isso evita falhas na comunicação que podem gerar furos na equipe, mantendo todos atualizados sobre quem está escalado.
Quando isso não acontece, é comum avisos de ausência por WhatsApp, por exemplo, e muitas vezes o gestor vai alterar a escala manualmente. Contudo, além de não informar a equipe em tempo real sobre a mudança, no final do mês ainda existe o risco de contabilizações erradas pelas escalas rasuradas.
É por isso que muitos hospitais hoje fazem escala de enfermagem em programas online, que centralizam as informações e consequentemente geram o ganho de tempo hábil para resolver imprevistos.
5. Recorra à tecnologia para deixar a escala de enfermagem pronta em poucos passos
Com a expansão da tecnologia na saúde, surgiu também a possibilidade de tornar os processos mais ágeis. Para escala de enfermagem, existem ferramentas com armazenamento em nuvem que otimizam seu planejamento e permitem que o profissional, do próprio celular, acompanhe sua escala sempre atualizada.
Desenvolvido no setor de inovação do Einstein Hospital Israelita, o Escala Jornadas distribui turnos e folgas sem infringir as regras válidas na instituição e levando em conta as preferências dos funcionários. Com uma interface simples e intuitiva, o gestor pelo sistema pode alocar os profissionais, publicar a escala para todos e anunciar eventuais buracos.
Os colaboradores, por sua vez, acompanham tudo em tempo real por meio do aplicativo. E para evitar sobrecarga, é possível configurar o limite da carga horária da equipe para que sejam emitidos alertas ou bloqueios caso seja feita uma escala que extrapole essas condições.
O Escala também emite relatórios personalizados para o acompanhamento detalhado da rotina de cada colaborador. Com o módulo de dimensionamento, por exemplo, o organizador da escala de enfermagem tem uma visão completa e simultânea dos setores, identificando em tempo real áreas super ou subdimensionadas de acordo com as regras do Cofen. E para saber quem remanejar, o próprio sistema mostra as melhores opções com base em variáveis como saldo de banco de horas.
Também é possível ganhar previsibilidade da demanda, planejando escalas eficientes com antecedência e sem risco de desfalques. Tudo é acompanhado em gráficos completos, que mostram o saldo atual e ideal de profissionais.
Resultado: menos tempo para tarefas burocráticas, nada de erros e a garantia dos colaboradores certos na hora certa. Além dos benefícios à equipe, a consequência de uma escala de enfermagem bem organizada é ainda mais eficiência e qualidade para os pacientes.
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