Escala apoia núcleo de inteligência no Vila Santa Catarina
Assegurar o equilíbrio entre demanda e capacidade produtiva é o propósito – e o desafio – das escalas de trabalho, que têm no uso inteligente de dados um apoio decisivo para as instituições otimizarem seus recursos.
No Hospital Municipal Gilson de C. Marques de Carvalho – Vila Santa Catarina, administrado pela Sociedade Beneficente Israelita Brasileira Albert Einstein e eleito entre os 10 melhores hospitais públicos do Brasil na avaliação dos usuários, a adequação da mão de obra ao serviço é feita com precisão pelo Escala Jornadas.
Com o módulo de dimensionamento do sistema de WFO, profissionais do Vila Santa Catarina relatam melhorias na cobertura assistencial. “A funcionalidade otimiza a alocação de acordo com a demanda, garantindo conformidade com regras trabalhistas e equilíbrio da equipe”, certifica Vivian Prada, enfermeira sênior na instituição.
Como resultado, foi levantada uma economia de 5% do valor total da mão de obra, segundo estudo do time de Excelência Operacional do Einstein.
Da UPA à UTI, são mais de 15 setores do hospital que distribuem suas equipes com maior eficiência usando o Escala. “O sistema passou a nos oferecer uma visão integrada das escalas, promovendo proporcionalidade entre as áreas e consequentemente redução de sobrecarga, aumento de eficiência e fortalecimento da colaboração intersetorial”, completa Ernanda Souza, também enfermeira na entidade.
Escala impulsionou núcleo de inteligência no hospital
Como um Centro de Controle Operacional, o Vila Santa Catarina implementou um Núcleo de Capacidade e Demanda para o seu time de enfermagem, em que integra o Escala Jornadas a um dashboard de produtividade da equipe.
“Essa integração permite a análise de dados em tempo real e traz predições baseadas no histórico de ocupação de leitos e na demanda esperada”, explica Vivian. “São projetadas ocupações futuras com até 50 dias de antecedência, permitindo confeccionar escalas mensais equilibradas, simulando diferentes cenários com base na demanda e capacidade”, complementa Ernanda.
De acordo com as enfermeiras, as informações coletadas são acompanhadas diariamente pelos profissionais do núcleo para o dimensionamento adequado usando o Escala Jornadas, evitando casos de sobrecarga e ociosidade, maximizando o aproveitamento de recursos.
Excel x WFO
Antes do Escala, a organização da força de trabalho do hospital era feita por meio de planilhas no Excel. A ferramenta, no entanto, era limitada à distribuição dos profissionais de forma manual, sem integração com dados de demanda e demais funcionalidades Escala para o gerenciamento completo da capacidade produtiva, como trocas online, centralização da comunicação e relatórios sobre a rotina dos profissionais. A mudança foi bastante significativa, segundo as enfermeiras:
| Excel | Escala |
|---|---|
| Erros manuais | Automatização de etapas da criação das escalas usando funcionalidades como assistente de geração de folgas, trocas online, configuração do sistema com o compliance, registros de entradas e saídas e dimensionamento |
| Problemas na comunicação de mudanças na escala entre a equipe | Atualização instantânea de alterações na escala e fácil acesso a todos via web e app com envio de notificações |
| Sobrecarga e/ou ociosidade de profissionais | Flexibilidade para ajustes na escala conforme a demanda e visão simultânea de setores para identificação de oportunidades |
| Ausência de padronização no prazo de divulgação das escalas | Escalas padronizadas e informações centralizadas |
De acordo com Ernanda, as funcionalidades Escala mais utilizadas e seus benefícios são:
Dimensionamento: garante a alocação adequada dos profissionais conforme a demanda e regras trabalhistas.
Trocas de plantão e gestão de folgas e ausências: realizadas em tempo real pelos seniores, facilitam o equilíbrio da escala.
Controle de banco de horas: permite acompanhamento contínuo das compensações.
Solicitação e concessão de folgas: padronizada e com previsibilidade.
Remanejamento entre áreas: reduz riscos assistenciais e distribui a carga de trabalho de forma mais justa.
Integração com dashboards no Power BI: permite análise de produtividade, previsões de ocupação e visualização de ociosidade e sobrecarga.
“A maioria dos colaboradores relata facilidade no uso e reconhece que o Escala tornou a organização das escalas mais eficiente, reduzindo erros e melhorando a comunicação dentro das equipes”, conclui Vivian.
