Equilibrar atendimento e demanda, tanto a externa quanto as internas da empresa, é um desafio recorrente, e que há alguns anos ganhou o suporte dos sistemas de WFM. A sigla para gerenciamento da força de trabalho consiste em técnicas e tecnologias para o máximo aproveitamento da capacidade produtiva. Uma tendência que foi muito bem-recebida no mercado e que, agora, ganha um novo nível de maturidade, o WFO.
O que é WFO
WFO é a sigla para workforce optimization. Em português, otimização da força de trabalho. Trata-se, portanto, de um conceito que se refere a formas de extrair o que há de melhor nos profissionais. E isso de maneira sustentável, ou seja, sem sobrecarga e excessos, em um aproveitamento racional e engajado daquilo que os trabalhadores podem oferecer.
Com esse propósito, as estratégias de WFO focam na qualidade da entrega, no desempenho e na experiência do colaborador (employee experience). É o alinhamento preciso entre o trabalho diário e as metas de excelência da organização.
Na prática, o WFO só faz sentido com um bom WFM, e são caminhos complementares. Entenda:
Diferenças entre WFM e WFO
WFM (workforce management): cuida da logística. Garante que a empresa tenha a pessoa certa, no lugar certo, na hora certa, respeitando as leis trabalhistas. Envolve, por exemplo, escalas, ponto e controle de presenças.
WFO (workforce optimization): cuida da estratégia e qualidade. Avalia como o profissional está performando, seu nível de engajamento, capacitação e a qualidade do serviço entregue.
Veja em detalhes o que o WFO pode oferecer às empresas:
Planejamento avançado
A maturidade digital é importante para quem busca um WFO. Se a empresa já utiliza outras tecnologias para gerenciamento de equipe e análise de demanda, esses dados, integrados com o sistema de WFO, geram um planejamento avançado, com informações mais precisas para aproveitar ainda melhor os recursos disponíveis.
Melhoria contínua
A tecnologia de WFO aprende com o seu próprio histórico, entregando cada vez mais exatidão. É o machine learning, ou seja, a melhoria de desempenho do sistema com base nos dados consumidos.
Oportunidades
O planejamento avançado e a melhoria contínua aumentam a geração de oportunidades. Assim, quem usa WFO consegue identificar com mais facilidade ações estratégicas que melhorem seus resultados, usando seus próprios recursos.
Case de WFO
Um exemplo prático é o uso do Escala. O sistema, já bem conhecido no meio do WFM para gestão da força de trabalho, também conta com funcionalidades para otimizar a capacidade produtiva.
Entre os recursos que destacam o Escala no contexto do WFO estão os dashboards com insights estratégicos. Como funciona: a partir dos dados registrados na ferramenta (como entrada e saída dos profissionais nos turnos, trocas realizadas e ausências solicitadas), ou então integrados de outros sistemas (como de ponto e monitoramento de demanda), a solução nutre relatórios personalizados para apoiar decisões no planejamento em prol da melhor performance.
A funcionalidade ajuda a levar o profissional certo ao lugar certo no momento adequado não só em termos de necessidade de serviço, mas considerando também sua capacidade de atuação. É um entendimento aprofundado do comportamento da equipe que permite o embasamento de escolhas mais coerentes.
Avaliando padrões de trocas, por exemplo, o organizador da escala pode alocar previamente o profissional no turno da sua preferência, evitando novos ajustes. O sistema também faz levantamentos como de colaboradores mais aptos a determinados remanejamentos e descansos. É uma combinação de preferências, histórico, limites e necessidades.
A eficiência, o clima e a sustentabilidade organizacional acabam como consequências diretas dessa otimização inteligente da força profissional. “Os resultados de uma escala estratégica são outros: o nível de atenção do colaborador muda, sua assiduidade, pontualidade e comprometimento acontecem, além da satisfação do cliente, porque são profissionais também mais satisfeitos atuando. Quando isso ocorre, certamente o trabalho será de excelência e qualidade”, coloca a enfermeira Daniela Rebouças, usuária do Escala no Einstein, instituição onde o sistema foi criado.
Veja mais sobre os resultados do uso da solução no melhor hospital da América Latina:
Eficiência
O planejamento avançado do WFO e sua capacidade de melhoria contínua ajudam na identificação de oportunidades. Tudo isso, invariavelmente, resulta em eficiência.
Quanto mais eficiente uma empresa se torna, mais recursos sobra e, com mais recursos, a capacidade de investir aumenta. Isso faz com que a empresa cresça e atraia oportunidades. É um ciclo que o WFO alimenta, em que o investimento no sistema se reverte em crescimento estratégico continuamente.
Escala, o seu WFO
Com o Escala, toda a empresa tem acesso rápido às informações necessárias para operar em sua máxima produtividade. Os gestores conseguem montar a escala ideal pelo sistema e tomar decisões estratégicas com base em dados. Os profissionais sabem sua rotina em tempo real e outros setores, como RH e financeiro, contam com um histórico seguro e centralizado para fechamentos precisos.
Instituições de diversos segmentos se beneficiam do Escala, inclusive aquelas com operações complexas e ininterruptas. Com tecnologia de WFO o sistema entrega, em segundos, gestão inteligente de trabalho, que gera eficiência, engajamento e economia. Saiba mais:
