Passivo trabalhista: reduza com gestão de escalas

Publicado em 24 abril, 2023

Atualizado em 28 abril, 2023 | Leitura: 12 min

O que é passivo trabalhista nas empresas? Neste artigo vamos explicar como é formado o passivo trabalhista, como identificá-lo e reduzi-lo. Lidar com passivos trabalhistas é um dos maiores desafios dos empregadores. E embora não existam dados comparativos entre os países – até porque as leis trabalhistas se diferem de um lugar para outro –, especialistas apontam que o Brasil está entre os campeões de ações nesse setor.

A boa notícia é que existem soluções para evitar esse problema. E a empresa só tem a ganhar investindo nessas saídas, pois são elas que irão aprimorar o compliance e impulsionar o desenvolvimento da organização junto ao mercado.

A seguir, reunimos o que empregadores e trabalhadores precisam saber sobre o assunto e mostramos como uma tarefa rotineira faz a diferença para evitar passivo trabalhista: o controle das escalas. Confira dados e resultados comprovados da eficiência da prática em prol de mais transparência e menos irregularidades.

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Imagem: Freepik

O que é passivo trabalhista?

Os passivos trabalhistas tratam-se da soma das dívidas que são geradas quando um empregador, seja ele pessoa física ou jurídica, não cumpre suas obrigações trabalhistas ou não realiza o recolhimento correto dos encargos sociais.

Empresas de todos os portes e segmentos estão suscetíveis a passivos trabalhistas e existe até uma quantidade dita aceitável para eles – na realidade brasileira, esse valor corresponde a no máximo 10% do número total de funcionários. Se na sua instituição, porém, o resultado for maior do que esse, certamente há algo errado (mas continue a leitura que iremos apontar possíveis saídas).

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Onde mora o problema: quais são as principais causas do passivo trabalhista?

Mas o que pode gerar uma ação trabalhista? Evidentemente, é preciso estar de olho nas determinações e atualizações da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), além de acompanhar convenções coletivas, acordos sindicais e demais diretrizes que dizem respeito à categoria dos funcionários que atuam na sua empresa. Se algo estiver em desacordo, a organização fica sujeita a ações.

Por isso, o primeiro passo para evitar passivo trabalhista é entender onde se encontram possíveis falhas que possam vir a gerá-los. A seguir, listamos as principais causas que levam os trabalhadores a cobrar os seus direitos. É importante fazer um checklist se todas elas estão sendo bem acompanhadas na sua empresa. Confira.

Foto de Kelly Sikkema na Unsplash - Pessoa agrupando post-its para fazer checklist contra passivo trabalhista
Imagem: Unsplash

Cobrança de verbas rescisórias

O prazo de pagamento das verbas rescisórias deve acontecer até o primeiro dia útil imediato ao término do contrato ou até o 10º dia, contado da data de notificação da demissão, quando da ausência de aviso prévio, indenização ou dispensa de seu cumprimento.

Pagamento de horas extras

Quando as horas extras não são bem controladas, as chances de problemas aparecerem são quase inevitáveis. Além de incoerências no pagamento, é muito comum a sobrecarga dos trabalhadores, o que interfere diretamente no desempenho e produtividade e pode levá-los a afastamentos. 

Como uma das maiores operadoras de logística do Brasil reduziu gastos com horas extras

Adicional de atividades consideradas insalubres

Funções que expõem o colaborador a agentes nocivos à saúde, acima dos limites tolerados, exigem adicional de insalubridade sobre o salário mínimo da região, podendo variar entre 10% (para graus mínimos) até 40% (para o grau máximo de insalubridade). As empresas devem estar atentas e seguir o que rege a legislação (a CLT trata o tema na Seção XIII) para evitar problemas. 

Recolhimento de FGTS

O FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) é um direito dos trabalhadores e as empresas, em geral, têm a obrigação legal de realizar o depósito (em conta bancária vinculada) da importância correspondente a 8% da remuneração paga ou devida no mês anterior a cada colaborador. A empresa que não efetuar esse depósito mensal nas condições estabelecidas por lei está sujeita às penalidades previstas na legislação.

Como calcular passivo trabalhista?

Não existe uma fórmula pronta. Para saber como calcular passivo trabalhista, a empresa deve avaliar as regras infringidas, a possibilidade de recurso e quais são as penalizações previstas, como multas e outras. É a partir dessa soma que se provisiona o custo do passivo trabalhista.

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Como evitar passivo trabalhista?

Tendo em vista as maiores causas das ações trabalhistas, é hora de pensar em estratégias para manter a organização em ordem. A seguir veja algumas sugestões.

1. Garanta um planejamento preventivo

Para que a empresa sempre esteja de acordo com as normas e leis trabalhistas, é de suma importância que o recursos humanos (RH), o departamento pessoal e o setor jurídico da organização trabalhem em conjunto. Recomenda-se, inclusive, que juntamente com associações e sindicatos da categoria seja realizado um planejamento preventivo e a gestão das reclamações trabalhistas.

Menos passivo trabalhista, mais ROI: case real

2. Invista em um bom controle de ponto

Você já viu que a maior parte das reclamações trabalhistas está relacionada com as divergências no pagamento de horas extras. Para solucionar esse problema, adotar um sistema de controle de ponto confiável traz a certeza de que o pagamento das horas trabalhadas e não trabalhadas está correto. Isso evitará falhas de cálculo, esquecimento ou omissão de informações relacionadas que possam levar a passivos trabalhistas.

3. Tenha cuidado ao armazenar arquivos e dados importantes

Certifique-se de que todos os documentos, recibos e arquivos da sua empresa estejam devidamente preenchidos, assinados e armazenados em segurança. Afinal, na grande maioria das vezes e devido à falha de armazenamento, as empresas perdem documentos importantes e não conseguem argumentar contra passivos trabalhistas. Vale investir em sistemas com backup e armazenamento em nuvem. 

4. Emita folhas de pagamento via software

Para diminuir equívocos e erros durante a realização do pagamento dos colaboradores, é possível fazer uso de softwares de RH que possibilitem a emissão e o envio das folhas de pagamento ou holerites. E lembre-se sempre de emitir recibos (do controle de ponto e do pagamento das horas) e solicitar a assinatura do colaborador.

5. Faça acordos coletivos

Para garantir maior segurança jurídica em relação a temas específicos do contrato de trabalho como cálculo e compensação do banco de horas, é importante que você realize acordos coletivos com sindicatos e associações. Os acordos podem ser promovidos por uma única empresa ou até um conjunto delas junto a uma entidade sindical.

6. Promova auditorias internas

Um comitê interno formado por profissionais de diferentes áreas ou uma consultoria devem realizar periodicamente auditorias internas a fim de:

  • verificar todos os contratos (de estagiários, aprendizes, cotistas, trabalhadores terceirizados, funcionários com carteira assinada, prestadores de serviço etc.);
  • averiguar o sistema de controle de ponto;
  • analisar o processo da folha de pagamento;
  • checar se os arquivos estão sendo feitos de maneira correta;
  • apurar se a legislação trabalhista em vigor está sendo cumprida.

Redução de passivo trabalhista

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Outro ponto de atenção igualmente importante é em relação às escalas e jornadas de trabalho. Enquanto a primeira se refere à distribuição das horas trabalhadas durante a semana, a jornada é essa relação diária (por exemplo, um colaborador tem uma jornada das 8h às 17h e faz uma escala 5×2 – trabalha cinco dias da semana e folga dois).

Geri-las com eficiência é fundamental para evitar passivo trabalhista, afinal de contas, quando os funcionários atuam dentro dos limites do seu contrato de trabalho (ou, em caso de excessos, recebendo o que devem) não há espaço para incoerências e erros.

A seguir, veja aspectos para se atentar em relação às escalas para evitar passivo trabalhista.

1. Siga as regras gerais

A CLT estabelece determinações que valem para todos os trabalhadores, independente da escala ou jornada que cumpram. A empresa, evidentemente, deve seguir todas elas, como:

  • entre uma jornada e outra deve haver, no mínimo, 11 horas consecutivas de descanso – é o intervalo interjornada;
  • jornadas de quatro a seis horas devem contar com um intervalo intrajornada de 15 minutos (é o popular horário de almoço). Já no caso de jornada superior a seis horas, essa pausa deve ser de uma hora (mínimo) a duas horas (máximo). Via de regra, esses intervalos não são computados na jornada de trabalho;
  • todo empregado tem direito ao descanso semanal remunerado (DSR) de 24 horas consecutivas;
  • no caso de jornada de trabalho ininterrupta de revezamento, a carga horária diária máxima permitida é de seis horas.

2. Atente-se às particularidades

Além das regras aplicáveis a todos os trabalhadores com registro em carteira, há determinações específicas sobre cada escala de trabalho. E os sindicatos das categorias atuantes na empresa também apresentam suas diretrizes. Acompanhe cada caso para evitar problemas e garantir que o funcionário atue sob as normas que regem a sua função.

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3. Acompanhe as atualizações

É imprescindível que o RH da empresa esteja atento aos acordos e convenções coletivas de trabalho, de forma a garantir os direitos dos colaboradores e da própria organização. É importante lembrar que após a reforma trabalhista de 2017 regras que gerem mais benefícios ao trabalhador podem se sobressair à CLT, então se mantenha atualizado do que pode valer para os seus funcionários.

4. Tenha ferramentas que ajudem a manter o controle das escalas

Seguir todas essas regras, acompanhar entradas e saídas e distribuir turnos e folgas sem erros é uma tarefa e tanto. A boa notícia é que essa grande responsabilidade pode ficar muito mais fácil utilizando ferramentas de tecnologia. 

As soluções desenvolvidas pelo Escala contam com interface web e aplicativo móvel para o uso de gestores e colaboradores. Enquanto o gestor publica e coordena as escalas, o colaborador tem acesso a elas, pode solicitar folgas e fazer check-in e check-out nas estações de trabalho. E todos acompanham as movimentações em tempo real, com transparência.

Uma grande vantagem é que as ferramentas são configuradas de acordo com as regras aplicáveis à empresa, evitando erros, sobrecarga de funcionários e, por consequência, passivo trabalhista. 

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Pelo Escala, o colaborador acompanha seus dias de trabalho e descanso pelo próprio celular | Imagem: Danilo Batista

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Exemplos de passivo trabalhista e prevenção

Pelo fato de manter os registros da rotina do colaborador e ajudar na organização das equipes dentro dos limites, estima-se que o Escala tenha prevenido cerca de 70 mil inconformidades trabalhistas em um só cliente, uma empresa de grande porte na capital paulista. Se 1% desse total virasse causas trabalhistas, geraria R$ 570 mil em gastos jurídicos. 

“Com o Escala, além da otimização do tempo na criação das escalas, ganhamos mais segurança e transparência nas questões trabalhistas, pois com o sistema evitamos vários erros que poderiam vir a ocorrer enquanto as escalas eram feitas em Excel”, conta Sinara Liscano, gerente de RH do Hospital Ivan Goulart.

O sistema oferece segurança de dados, eliminando incompatibilidade nos registros. Com a possibilidade de integração com outros sistemas, pelo Escala é fácil acompanhar saldos de horas de cada profissional e até mesmo ter acesso àqueles mais adequados para remanejamentos com base no histórico de trabalho e na previsão de demanda.

Veja mais um case Escala contra passivo trabalhista:

O Escala ainda emite alertas caso algum limite esteja prestes a ser infringido durante a montagem da escala. “É sempre bom dar esse alerta para o coordenador ver a melhor distribuição da escala, atendendo também as necessidades do plantonista. Isso nos auxilia a não acontecer de ficar uma carga horária exagerada e termos algum risco assistencial”, afirma Mayara Melgaço, gerente de enfermagem do Hospital Lindouro Avelar.

Para o supervisor financeiro do Hospital e Maternidade Sagrada Família, Cleisson Bitencourt, por essas funcionalidades, o Escala se destacou como um aliado na prestação de contas públicas que a instituição, que atende prioritariamente via SUS, precisa fazer todo mês.

“Como recebemos recursos públicos para pagamento de plantões, é preciso prestar contas para a secretaria de Saúde, que solicita as escalas prévias e realizadas. Quando migramos para o Escala, foi justamente pela confiabilidade dos dados que o sistema possui”, afirma. “Antes, estávamos muito sujeitos a erros – as folhas poderiam se perder, o médico carimbar errado, um assinar pelo outro –, e isso causava um grande impacto na prestação de contas, o que não temos mais.”

Todos esses exemplos reforçam que lidar com passivo trabalhista é possível, e a tecnologia pode ajudar. Quando a instituição preza pela transparência, seus valores são reforçados e, da alta gestão à força produtiva e aos clientes, todos saem ganhando.

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