A preparação da preparação, por assim dizer, é como podemos definir a gestão do trabalho, que se baseia em um planejamento prévio das atividades a serem desenvolvidas. E em um processo que precisa de visão global, mas com atenção às especificidades mais locais, a tecnologia oferece uma ajuda valiosíssima. Veja como.
O que é gestão do trabalho?
A gestão do trabalho é a criação de um método, uma abordagem para organizar o fluxo de trabalho de acordo com a disponibilidade de recursos materiais e pessoais e a demanda exigida.
É, portanto, uma espécie de plano, que pode ser aplicado para determinada função, determinado projeto ou para toda a empresa, indiscriminadamente. Tudo vai depender das especificidades de cada caso.
A gestão do trabalho permite a coordenação das equipes em todos os níveis organizacionais e a otimização de processos internos. O objetivo final é ganhar eficiência.
Workforce management: a tecnologia a favor da gestão da força de trabalho
Por que é importante
Além de aprimorar o desempenho e o entrosamento da equipe, a gestão do trabalho vai espraiar seus efeitos na empresa de diversas outras maneiras positivas. Vai permitir, por exemplo, um maior alinhamento entre os times e seus gestores.
Também proporcionará um maior engajamento dos empregados, o que causa impacto positivo na chamada employee experience – a jornada do colaborador. O clima organizacional criado torna a empresa um lugar mais agradável de trabalhar.
A gestão adequada do trabalho também permite uma melhor avaliação de desempenho, com a identificação de gargalos e correções necessárias. Como se pode ver, é um processo que globaliza a organização da empresa, com efeitos amplos e positivos.
Como fazer gestão do trabalho
A gestão do trabalho passa, essencialmente, por três tarefas:
Organização
É a definição de quais tarefas precisam ser feitas, com quais objetivos e até quando serão entregues. Essa análise deve ser global – o objetivo da empresa, como um todo – e também local – o objetivo de cada setor, de cada time ou até de cada funcionário.
Esse mapeamento vai permitir saber quais tarefas precisam ser executadas primeiro, quais equipes dependerão do desempenho de outros setores e também qual trabalho deve ser feito simultaneamente.
Workflow
A segunda tarefa é a definição de um fluxo de trabalho (workflow) para colocar em prática tudo que precisa ser feito.
Levantamento de ferramentas
Por fim, a terceira tarefa é a definição de ferramentas que possam ajudar na missão, aumentando a eficiência e reduzindo riscos. E é aí que a tecnologia entra.
Uso da tecnologia na gestão do trabalho
Soluções tecnológicas são o elemento capaz de turbinar esse processo todo. Organizar equipes e processos, centralizar informações e combinar dados ajudam demais na gestão do trabalho, e com a tecnologia tudo isso é atendido rapidamente.
Hoje em dia estão cada vez mais populares as ferramentas de gestão online de trabalho, como o Asana, a Monday e o Trello. Por meio delas, as tarefas são distribuídas e seu progresso fica disponível para todo o time, contribuindo na visualização do que está sendo feito e, o mais importante, como cada pequena atividade colabora com objetivos maiores da equipe e até mesmo da empresa, aumentando o engajamento.
Mais um aspecto importante para garantir o andamento das atividades é a organização dos colaboradores. É preciso que eles estejam aptos a assumir a demanda. Com o Escala, fica fácil contar com os melhores profissionais. O sistema online de gestão de escalas ajuda na distribuição dos turnos de trabalho e descanso mostrando ao gestor as melhores opções de remanejamento.
Recursos são otimizados com a plataforma, já que é possível evitar o acúmulo de horas extras e sobrecarga de trabalho, tendo em um sistema centralizado todas as informações sobre a rotina dos profissionais, facilitando tomadas de decisão.
Com o Escala a organização é completa: é possível montar via sistema a escala ideal de acordo com a demanda, avaliar rapidamente necessidades de ajustes e remanejar profissionais em poucos cliques, gerir trocas e folgas sem infringir limites de carga horária e saber exatamente quanto pagar de acordo com o que foi trabalhado.
O Escala nasceu para cuidar da gestão do trabalho em uma das operações mais complexas do país: o Hospital Israelita Albert Einstein. Com uma alta demanda, 24/7, o sistema foi criado por desenvolvedores e profissionais da assistência, e hoje a solução é usada por instituições de todo o Brasil, de diversos portes e segmentos.
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