Organizar os funcionários em escalas está longe de ser uma das tarefas preferidas dos gestores, porém é uma das mais importantes. Uma escala bem gerida é o que garante uma operação eficiente às necessidades da empresa, dos colaboradores e dos clientes. Mas se antes era comum levar semanas nessa atividade, hoje bastam alguns minutos para concluí-la ao utilizar um aplicativo de escala de trabalho.
Esse tipo de ferramenta tem se popularizado entre instituições de diversos segmentos, especialmente aquelas que lidam com operação 24/7. Seu grande diferencial está em oferecer funcionalidades que otimizam e até automatizam os processos que envolvem a organização das escalas. A seguir, saiba mais como essa solução pode contribuir com o seu negócio.
O que é um aplicativo de escala de trabalho?
Veja neste artigo
Com interface simples e intuitiva, por meio de um aplicativo de escala de trabalho é possível criar escalas, publicá-las para todos os envolvidos e atualizá-las em tempo real em caso de mudanças.
Só isso já representa um enorme benefício para quem trabalha com escalas pois, em geral, elas são feitas manualmente, em Excel, e daí se acontece alguma alteração é preciso gerar uma nova planilha, comunicar os colaboradores e as informações podem se perder, não chegar a tempo…
Já com um aplicativo de escala de trabalho, cada colaborador acompanha, do próprio celular, tudo sobre a sua escala. O profissional ainda recebe notificações informando seus horários, mudanças e lembretes.
Trata-se de uma ferramenta de WFM, sigla utilizada em referência ao termo em inglês Workforce Management. Em português, estamos falando da gestão da força de trabalho. Ou seja, são ferramentas que dimensionam e gerenciam equipes. Seu objetivo é maximizar a força de trabalho, gerando eficiência e produtividade.
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Será que eu preciso de um aplicativo de escala de trabalho?
Para entender se isso é uma necessidade no seu trabalho, vale conhecer os benefícios que esse tipo de plataforma oferece. “Muita gente procura essa ferramenta por ser uma opção melhor que o Excel, mas ser ‘melhor do que o Excel’ é 10% do que é entregue”, avalia Norival Toniato, CTO do Escala, empresa líder em aplicativo de escala de trabalho.
Conheça as principais entregas desse tipo de solução.
Organização e padronização
Se você já sofreu com furos na escala por falta de comunicação entre os colaboradores, um aplicativo de escala de trabalho pode zerar esse problema. Isso porque a escala é atualizada em tempo real para todos os envolvidos e todas as comunicações referentes a ela podem ser feitas no próprio aplicativo.
Escalas dentro da lei
Uma das maiores preocupações dos organizadores de escalas é deixar passar alguma regra trabalhista. Existem limites de horas trabalhadas, de intervalos, descansos e horas extras, e se alguma coisa passa isso pode refletir em problemas judiciais lá na frente, sem contar a sobrecarga nos colaboradores.
Só que um aplicativo de escala de trabalho já é configurado com as regras trabalhistas. Isso significa que ao criar uma escala nele, o próprio sistema emite alertas informando se algo está errado. Essa correção é automática, e evita que os funcionários atuem além do planejado.
Antecipação
Com um aplicativo de escala de trabalho, você pode criar uma escala-base e replicá-la nos meses seguintes, fazendo alterações pontuais caso seja necessário. Por essa facilidade, muitos organizadores que fazem uso dessas ferramentas já antecipam a criação de escalas para os próximos meses.
Além de poupar trabalho, isso beneficia os colaboradores, que podem se programar com antecedência e equilibrar melhor compromissos pessoais e profissionais (porque vamos combinar que nada incomoda mais que um ‘turno-surpresa’, não é mesmo?).
Trocas e descansos sem erros
Existem aplicativos que contam com distribuidor automático de folgas e descansos, tudo dentro da lei. Além disso, se um colaborador deseja trocar um dia de trabalho com outro, ele pode fazer essa troca pelo próprio aplicativo, e o organizador só autoriza, sem precisar assumir a responsabilidade de buscar um novo funcionário.
Inteligência de dados
Em um aplicativo de escala de trabalho é possível ter uma visão geral da distribuição dos colaboradores. Além de visualizar quem está escalado, o organizador ainda tem acesso a relatórios de banco de horas, sabe quem está assumindo mais turnos, quem está com menos. Isso permite fazer remanejamentos eficientes, sem sobrecarregar ninguém.
E tem ferramentas que oferecem até relatórios de pagamentos, registro de entradas e saídas. Esses recursos contribuem muito com os fechamentos no final do mês, pois é possível saber exatamente quanto cada um trabalhou e tem a receber.
Conclusão
Todos esses benefícios fazem o organizador ganhar tempo e, também, dinheiro, sabia? Quando uma escala é feita sem erros, isso previne gastos com horas extras e até com possíveis passivos trabalhistas. A rotina é otimizada.
“A tecnologia potencializa a convergência, e com um aplicativo de escala de trabalho é possível gerar ganhos de eficiência operacional que têm resultados expressos em termos financeiros e diretamente na economia de tempo”, certifica Norival.
Um hospital paulistano, por exemplo, teve um retorno sobre o investimento (ROI) de mais de 500% ao usar um aplicativo de escala de trabalho. E uma das maiores operadoras logísticas do Brasil reduziu drasticamente horas extras e trabalhos aos feriados e domingos com a tecnologia.
Experimente agora um aplicativo de escala de trabalho
Um dos maiores players da saúde, o Hospital Israelita Albert Einstein, é uma das instituições que recorrem ao uso de aplicativo de escala de trabalho. Eles utilizam um sistema criado por seus próprios plantonistas em conjunto com desenvolvedores, o Escala.
Com tecnologia única, o sistema possui soluções específicas para gerir profissionais CLT e liberais em escalas. É possível configurar com as regras válidas em cada instituição e toda organização é feita de acordo com elas.
“O Escala distribui trabalho, facilita os vínculos entre as pessoas e preserva a organização”, certifica Norival. “Um celular hoje tem milhares de vezes mais poder que os computadores que levaram o homem à Lua, precisamos nos apropriar disso”, conclui o CTO. De fato reunir tantas facilidades em um único aparelho é uma conquista e tanto! Quer experimentar também? Agende uma demonstração gratuita do Escala e comprove a eficiência da gestão inteligente de trabalho.
