Como fazer uma planilha de escala de trabalho

Se você chegou até aqui é provável que esteja em dúvida de como fazer uma planilha de escala de trabalho, certo? Sabemos que esta não é a tarefa preferida dos funcionários, até porque muitas vezes cabe a outros setores além do RH fazê-la.

Mas é preciso atenção, pois se deixar essa organização de lado, uma série de consequências negativas podem ocorrer, já que a escala de trabalho influencia diretamente na experiência do colaborador e na produtividade de toda a equipe.

Vamos então ver dicas práticas e conhecer ferramentas úteis para organizar os funcionários em escalas? Continue a leitura e tenha acesso a uma planilha de escala de trabalho gratuita, para uma organização sem complicação!

Por dentro das escalas de trabalho

Uma escala de trabalho ou serviço refere-se aos dias da semana estabelecidos para o cumprimento da jornada de trabalho. É importante observar que as escalas não necessariamente ocorrem em dias seguidos, e tampouco iniciam e terminam no mesmo horário, podendo apresentar uma série de variações. 

Existem, inclusive, diversos tipos de escala cujo uso depende do trabalho executado e da própria empresa. Por exemplo, em hospitais, que atuam sem interrupções, é comum a escala 12×36 para as equipes de saúde, que consiste em 12 horas de trabalho seguidas de 36 de descanso. Já em negócios que funcionam em horário comercial e não demandam operação aos finais de semana, a escala 5×2 (com cinco dias de trabalho e dois de folga) é uma das mais comumente adotadas.

Escala de folga

Mais um ponto muito importante antes de montar uma planilha de escala de trabalho é conhecer a escala de folga, pois é por meio dela que o departamento de RH consegue definir o revezamento de funcionários. 

O tempo mínimo de folga que um trabalhador tem por semana é de 24 horas, conforme regulamentado pelo Art. 67 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

E ainda de acordo com a CLT, o mais recomendado é que os trabalhadores exerçam suas tarefas durante oito horas diárias, somando 44 horas semanais. Os excedentes geram as folgas, para evitar que os funcionários fiquem sobrecarregados.

5 dicas para fazer uma escala de trabalho

Para organizar a planilha de escala de trabalho com eficiência, é importante garantir que a escala em si esteja de acordo com as regulamentações da CLT e que seja personalizada o suficiente para suprir as demandas dos setores da sua empresa. 

Assim, para planejar uma planilha de escala de trabalho sem erros, atente-se a orientações como:

1. Leve em conta a sazonalidade

Vamos usar o exemplo de uma fábrica. Em alguns dias da semana ou do mês você vai precisar confeccionar um produto específico, que somente alguns profissionais sabem fazer. Entender a frequência com que isso acontece é essencial. Também é necessário observar os requisitos: quem e o que são necessários para fazer essa entrega? Tendo conhecimento desses aspectos e os levando em conta, com o tempo, a tendência é melhorar a eficiência e economizar com mão de obra.

2. Analise os períodos de serviço

Ao estabelecer uma escala de trabalho, é importante analisar minuciosamente os períodos ativos. Veja se os horários de folga estão compatíveis com a lei, se não há furos na equipe e, principalmente, se nenhum setor está sobrecarregado. 

3. Entenda o perfil das equipes

Cada equipe tem um perfil diferente e é importante entender suas necessidades para conseguir adaptá-las aos horários que a empresa precisa. Por exemplo, talvez alguns funcionários precisem de um horário específico pois têm filhos e precisam buscá-los no colégio. Tudo isso precisa ser analisado.

Entender os líderes das equipes também é importante. Se em todos os turnos você precisa de alguém que tome a frente, comece a qualificar a equipe e formar líderes que consigam gerir a operação além de você.

4. Crie uma política e exponha

Deixar claras as regras é muito importante para que tudo saia como planejado. Atrasos, folgas, trocas, horas extras – as regulamentações sobre todos esses aspectos precisam estar muito claras para todos os funcionários. Tente ser o mais direto possível e colocar em até duas páginas quais são as regras da operação. Dessa forma, você evitará perguntas constantes e possíveis furos nos turnos.

5. Utilize algum sistema

Com a expansão da tecnologia, surgiu também a possibilidade de tornar os processos de trabalho mais ágeis. O planejamento e a gestão de escalas de serviço, por exemplo, podem ser facilmente realizados com a ajuda de softwares e aplicativos com sistema em nuvem. Assim, a comunicação fica mais transparente e organizada.

Confira nosso glossário sobre gestão de escalas

Como fazer uma planilha de escala de trabalho?

Geralmente feita em Excel ou em sistemas online como o Google Planilhas, a planilha de escala de trabalho é dividida em colunas de acordo com o calendário. Assim, fica fácil distribuir os turnos e folgas e verificar quem está trabalhando e quem está ausente. Saiba mais.

Dicas importantes

• Planeje o horário de início e término de cada jornada, inclusive com os horários de intervalo.
• Na planilha de escala de trabalho, enumere os turnos existentes no dia (como das 8h às 11h30, das 13h às 18h etc.; eles podem ser chamados de T1, T2, T3 e assim por diante).
• Especifique o número de colaboradores necessários por setor/área/produção por turno.
• Tenha claro também o número de colaboradores para garantir o revezamento por setor/área/produção por turno.
• Conheça e acompanhe a legislação para não deixar nada pra trás.

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A planilha do Escala possui métodos simples de cadastro que uma vez preenchidos serão replicados nas semanas seguintes. Nela você pode inserir todas as informações necessárias e manter o mesmo padrão periódico. É gratuita:

Além do Excel, tem outro programa para montar planilha de escala de trabalho?

Sim! Lembra que comentamos sobre ferramentas com sistema em nuvem? Elas facilitam o dia a dia reunindo em um só lugar todas as informações que os colaboradores precisam saber sobre suas escalas.

As soluções desenvolvidas pelo Escala estão entre essas novas tecnologias, otimizando a organização e gestão de escalas. Se fizer sentido para você e quiser nos conhecer, solicite um contato conosco. E para ler mais conteúdos relevantes sobre o mercado e trabalho e suas inovações, continue navegando pelo blog do Escala.