Como fazer planilha de escala de trabalho

Saber como distribuir os profissionais em dias e horários de serviço adequados é requisito básico para o funcionamento de qualquer empresa. E uma das formas mais comumente usadas nessa organização é a planilha de escala de trabalho.

A planilha de escala de trabalho é uma maneira visível e prática de dividir os dias de trabalho e descanso de cada membro da equipe. Em um planejamento mensal, o responsável reúne na planilha dados dos colaboradores, a distribuição da sua jornada e outras informações úteis, como períodos de férias.

Em operações 24×7, por exemplo, que nunca fecham as portas, a distribuição adequada dos profissionais é ainda mais importante, pois é ela que garante que o atendimento nunca falte.

Para aprender como fazer planilha de escala de trabalho, é preciso conhecer as regras na organização dos colaboradores, e modelos prontos também podem ajudar. A seguir, aprenda a montar uma e receba um template grátis.

Por dentro das escalas de trabalho

Uma escala de trabalho ou serviço refere-se aos dias da semana estabelecidos para o cumprimento da jornada de trabalho. É importante observar que as escalas não necessariamente ocorrem em dias seguidos, e tampouco iniciam e terminam no mesmo horário, podendo apresentar uma série de variações. 

Tanto é que existem diversos tipos de escala, cujo uso depende do trabalho executado e da própria empresa. Por exemplo, em hospitais, que atuam 24×7, é comum a escala 12×36 para as equipes de saúde, que consiste em 12 horas de trabalho seguidas de 36 de descanso. Já em negócios que funcionam em horário comercial, a escala 6×1 (com seis dias de trabalho e um de descanso) é uma das mais comumente adotadas.

Na hora de montar a sua planilha de escala de trabalho, verifique os limites que se aplicam à escala contratada, para evitar que os profissionais atuem além do previsto em lei, o que pode gerar sobrecarga, gastos com horas extras e até processos trabalhistas.

Para saber as regras que se aplicam à cada escala, baixe o guia Escala & Convenia:

E mais: Glossário sobre gestão de escalas

Veja como fazer a sua planilha de escala de trabalho

Geralmente feita em Excel ou em sistemas online como o Google Planilhas (Google Sheets), a planilha de escala de trabalho deve mostrar os dias da semana e do mês e, em cada um deles, qual profissional estará trabalhando e qual estará ausente. Entenda em detalhes:

Dicas para a sua planilha de escala de trabalho

Analise os períodos de serviço

Planeje o início e término de cada jornada, inclusive com os horários de intervalo. Para isso, é preciso conhecer as leis que se aplicam à cada escala.

Por exemplo, quem cumpre escala 12×36 deve, necessariamente, fazer um intervalo de 36 horas entre uma jornada e outra, o que significa que durante esse período não será possível escalar novamente esse profissional.

Entenda sua demanda

É a partir dela que será possível especificar o número de profissionais necessários por setor por turno. Aqui também cabe reconhecer períodos de sazonalidade, ou seja, quando pode ser necessário aumentar a equipe para dar conta da demanda mais alta. Para casos pontuais, pode valer convocar profissionais com jornada de trabalho intermitente.

Use a tecnologia com modelos online – baixe agora sua planilha de escala de trabalho

Procura por uma planilha de escala de trabalho simples? A versão do Escala possui métodos fáceis de cadastro de colaboradores e automatizações que ajudam a distribuir a escala em poucos passos. Clique no banner para ganhar a sua, é grátis e online:

Para equipes grandes que buscam mais agilidade na confecção da escala, existem também sistemas que deixam essa tarefa ainda mais otimizada, com funcionalidades como configuração com os limites trabalhistas e alerta de infrações, distribuição automática de descansos, relatórios de horas trabalhadas e muito mais.

Soluções de WFM desenvolvidas pelo Escala estão entre essas novas tecnologias, otimizando a organização e gestão de escalas. Com versão para profissionais liberais e equipes CLT, essas ferramentas deixam as escalas prontas em minutos, já de acordo com as regras, as necessidades da empresa e as preferências da equipe.

No Hospital Israelita Albert Einstein, onde o sistema online foi desenvolvido, instituição e profissionais sentem na prática os resultados da gestão inteligente de trabalho com o Escala. Após a adesão das soluções, foi possível economizar horas extras, poupar tempo na organização das escalas e garantir coberturas sem furos. Confira:

Teste agora os sistemas de WFM do Escala

Mais dicas para organizar seus profissionais

Além de compartilhar a planilha de escala de trabalho com os profissionais, para que tudo saia como planejado é importante que as regulamentações da empresa sobre aspectos como atrasos, folgas, trocas e horas extras estejam claras. Uma vez que todos entendam esses limites e, também, as consequências caso os extrapolem, as chances de furos na escala tornam-se menores.

Existem empresas, também, que recorrem à escala de folga para assegurar que não haja imprevistos nas ausências e consequente comprometimento do serviço. Trata-se da distribuição dos descansos que define os casos de escala de revezamento, ou seja, é a organização prática de quem estará ausente e quando, de acordo com os limites previstos em lei.

Em resumo, para organizar sua equipe com eficiência, seja recorrendo a uma planilha de escala de trabalho, sistemas de WFM e organizadores extras, é importante garantir que a escala esteja de acordo com as regras referentes ao trabalho executado e que seja personalizada o suficiente para suprir as demandas dos setores da sua empresa. 

Os resultados de uma planilha de escala de trabalho ou outra forma de organização feita acertadamente se refletem na cobertura completa do serviço e otimização de recursos para a instituição, que passa a usar sua força produtiva de maneira justa e eficiente. A própria qualidade do trabalho também é aprimorada, já que escalas adequadas não geram sobrecarga, preservando os profissionais e garantindo atendimento sempre efetivo.