A escala de trabalho é um instrumento primordial para garantir a gestão e otimização dos recursos de qualquer negócio. Quem fica responsável por ela deve equilibrar a distribuição dos profissionais de acordo com as necessidades de demanda, os limites trabalhistas e as preferências do time. Com tantas variáveis, para facilitar a organização a escala mensal é bastante utilizada.
Líderes que optam por essa forma de planejamento liberam com antecedência a escala do mês seguinte, já com todas as semanas completas informando os turnos e descansos de cada membro da equipe. Ao longo do mês, mudanças podem ocorrer, mas com os cuidados certos é possível evitar imprevistos e manter todos atualizados.
Como organizadora de escala mensal de enfermagem, elenco a seguir como é essa minha rotina, que hoje leva pouco menos de uma hora e se tornou muito mais eficiente.
A organização da escala mensal de trabalho
1. Identificação das regras legais
Para além das determinações gerais de intervalos e carga horária, o planejamento inicial compreende a identificação das regras a serem cumpridas naquele mês, como por exemplo quantidades de folgas a serem concedidas considerando domingos e feriados, os dias úteis e também a quantidade de profissionais disponíveis considerando afastamentos e férias.
No caso dos profissionais, entra também o levantamento das suas competências e habilidades. Ao fazer escala mensal de enfermagem, por exemplo, as regras de dimensionamento das autoridades são claras ao elencar quantidades específicas de enfermeiros, técnicos e auxiliares para cada cenário da saúde. Cabe ao organizador contar com esses parâmetros ao fazer sua escala.
2. Análise das folgas preferenciais
Em seguida, analiso as folgas boladas (preferenciais) que foram previamente solicitadas pelos profissionais e as possibilidades de concessão. Quando consideramos as necessidades e preocupações dos colaboradores ao montar a escala, garantimos sua satisfação e engajamento, até mesmo ao garantir flexibilidade para trocas de folgas entre eles, o que proporciona de maneira ativa e responsável sua participação na construção das escalas.
E, aqui, já faço uso do Escala Jornadas. Após preenchimento de todas as folgas para seus respectivos profissionais no sistema, confiro se a quantidade de folgas demonstrada na última barra vertical da tela na versão web confere com o número de folgas estabelecidas no mês vigente (por exemplo, duas folgas por direito, porém foi solicitada apenas uma folga).
O sistema ainda conta com recurso de troca, o que pode ser feito entre os próprios profissionais ou mediado pelo organizador, a depender da configuração escolhida. O diferencial é que o acesso à plataforma é disponibilizado da gestão ao profissional da ponta, que pode usar o Escala em aplicativo no celular e ver sua escala mensal de trabalho assim que publicada (com as atualizações informadas em tempo real), podendo solicitar via sistema folgas, trocas, anunciar ausências e registrar entradas e saídas.
Conheça todas as particularidades da escala de enfermagem e da passagem de plantão
3. Levantamento da demanda
Checo também se a escala está de acordo com o número ideal de profissionais descritos na última barra horizontal do Escala. O sistema me ajuda muito porque essa etapa conta recurso visual – através de cores essas informações se destacam e facilita na identificação de desfalque na escala. Os profissionais deverão ser distribuídos durante o mês de forma uniforme e equilibrada, por isso esse recurso se torna tão importante e relevante na construção das escalas.
4. Remanejamento
Às vezes é necessário optar pelo remanejamento, levar um profissional de uma escala para outra. O Escala Jornadas também oferece a possibilidade de remanejar trabalhadores entre os turnos, e facilmente o profissional ingressa para outra escala e se torna possível ajustar as folgas conforme a necessidade.
Confira essa tarefa na prática com o uso do Escala no Einstein:
5. Checagem de banco de horas
O Escala Jornadas ainda pode ser integrado a outros sistemas utilizados na instituição, como o de ponto, o que permite a visualização das horas excedentes, nos auxilia no controle e monitoramento da quantidade de banco de horas e possibilita o remanejamento para eliminação dessas horas.
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6. Plano para faltas não programadas
Ter um plano de contingência em casos de faltas não programadas é igualmente importante, pois nem sempre o que se planejou é realizado. Com o Escala Jornadas isso é facilitado pois o sistema armazena os dados de contato dos profissionais e oferece ao organizador uma visão simultânea das escalas, para que ele saiba quem acionar quando necessário. Pelo histórico de horas trabalhadas, é fácil identificar as melhores opções.
Tudo isso reflete em uma escala mensal assertiva, fácil e rápida de ser concluída. O planejamento de folgas que antes eu levava de dois a três dias para fazer de forma manual, através do Escala eu concluo em uma hora.
O sistema nos permite visualizar de forma clara e objetiva a quantidade de profissionais disponíveis, seja de forma mensal ou diária, quais setores precisam ser cobertos e quais setores oferecem oportunidade de remanejamento.
É assim que se faz um bom planejamento e organização da escala mensal de trabalho, o que torna possível a sustentabilidade da instituição, otimizando tempo, aproveitando melhor os recursos disponíveis e garantindo um serviço prestado com eficiência e qualidade.
