Nenhum negócio é capaz de crescer de forma tranquila sem garantir o cumprimento dos direitos e deveres de seus funcionários. E para que esse trabalho seja feito, é fundamental que as rotinas do departamento pessoal (DP) estejam definidas e organizadas.

Mas você realmente sabe como essa área atua? Quando falamos em DP, o primeiro ponto de atenção é não confundir esse setor das empresas com o de recursos humanos (RH). Muitos acreditam que eles são a mesma coisa, mas, embora funcionem em parceria, estamos falando de áreas com funções distintas.

A seguir, saiba mais sobre a função desse setor e por que as rotinas de departamento pessoal são tão importantes para manter a empresa em funcionamento.

O que é departamento pessoal?

É o setor responsável pelos cuidados com toda a burocracia relacionada ao colaborador, desde o momento da sua entrada na empresa até o seu desligamento. O departamento pessoal deve garantir a realização de todos esses processos de modo eficiente. Estamos falando, portanto, da área responsável pela administração dos colaboradores da empresa.

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Nos dias atuais, tanto as pequenas quanto as grandes empresas sabem o valor de ter um bom departamento pessoal. Isso porque o trabalho do setor se baseia em gerenciar a situação de cada funcionário, além de se atentar a todas as mudanças culturais e organizacionais que ocorrem nas empresas. 

Além do mais, vale ressaltar que o DP tem um padrão de administrar não somente cálculos horistas, mas o relacionamento, a qualificação, além de oferecer esclarecimentos de dúvidas e a intermediação entre os colaboradores e a organização. 

Afinal, de que adianta sua empresa ter todos os recursos materiais se não tem uma rotina organizada e conforme as leis? Um negócio sem colaboradores motivados e felizes não gera produtividade.

Como esse setor surgiu

Com o desenvolvimento da estrutura empresarial, mas ainda sem as condições definidas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), os supervisores da gestão costumavam utilizar um caderninho para organizar os pagamentos de cada funcionário. Foi somente com a aprovação da CLT que o departamento pessoal começou a tomar forma e se tornar mais especializado. Por quê? Bom, as empresas passaram a compreender a urgência em organizar a gestão e consequentemente evitar processos. 

E qual a diferença entre DP e RH?

Enquanto a função do RH é promover as relações humanas e incentivar as potencialidades de cada profissional, o departamento pessoal, como vimos, é responsável por garantir que todos os direitos e deveres dos funcionários sejam cumpridos. Assim, o RH atuará mais na seleção de profissionais e, uma vez contratados, na sua valorização dentro da empresa. Já a parte burocrática ficará a cargo do DP.

Quais são as rotinas do departamento pessoal?

Ainda que sejam operacionais, as rotinas do departamento pessoal são dinâmicas, o que significa que os processos do setor devem sempre levar em conta a legislação e suas atualizações, além, é claro, do cumprimento de prazos. Quem atua nessa área deve ter olhar crítico para atuar em atividades como:

Organização dos processos seletivos

A seleção de novos profissionais é uma das maiores responsabilidades do departamento pessoal. Os primeiros passos nessa rotina são a definição do perfil do colaborador desejado e da abertura da vaga. Nessa etapa entram também as atribuições do cargo, o pacote de remuneração e a definição de canais para anunciar a posição que está sendo aberta.

Admissão 

Encontrou o colaborador ideal? Então o departamento pessoal tem mais uma função: cuidar de todas as etapas de admissão. Entre elas estão o exame admissional, a elaboração e assinatura do contrato de trabalho, anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), abertura de registro de funcionário junto ao Ministério do Trabalho, abertura de conta salário, geração do número de registro de ponto, elaboração de arquivo de documentos e anotações CLT etc.

Apuração de ponto

Outro processo de extrema importância e que faz parte das responsabilidades do departamento pessoal é levantar faltas justificadas e injustificadas, atrasos, esquecimentos e possível geração de horas para pagamento ou banco.

Folha de pagamento

Cuidar da folha de pagamento também faz parte das rotinas do departamento pessoal. E para que o cálculo da folha seja correto, todos os valores que geram algum desconto ou benefício ao colaborador já devem ter sido devidamente apurados. Na folha, será contabilizado o valor do salário bruto e do líquido (ou seja, o pagamento com os descontos legais).

Demissão

Em caso de demissão, o DP também entra em ação. Rescisão de contrato, anotações na carteira, cálculo dos valores (de acordo com o tipo de desligamento e acerto final) estão entre as rotinas do departamento pessoal nesse processo.

Acompanhamento da legislação trabalhista

A equipe de departamento pessoal precisa ter conhecimento profundo das leis trabalhistas e se manter atualizada sobre as mudanças na legislação. Só assim será possível garantir que os direitos e deveres dos funcionários estão sendo devidamente cumpridos, evitando ações trabalhistas.

Agendamento de férias

O planejamento das férias dos colaboradores também é uma responsabilidade do departamento pessoal, e requer um bom trabalho de logística e muita atenção. As datas devem atender tanto às necessidades da organização quanto às do colaborador. É preciso organizar o calendário para que as equipes não fiquem defasadas e também para que não aconteçam ausências durante a execução de projetos importantes.

Controle de impostos, taxas e contribuições

Uma das obrigações legais da organização é manter todos os encargos trabalhistas em dia. Para isso, portanto, também faz parte das rotinas do departamento pessoal a gestão das parcelas de FGTS e o pagamento de todas as outras taxas. Esse controle garante mais tranquilidade à empresa, que se mantém dentro da lei e com seus impostos pagos. 

Checklist do departamento pessoal

Para ajudar a manter todas as atividades do DP em dia, preparamos um checklist com os principais pontos de atenção que possuem prazos e não podem ser esquecidos. Confira: 

  • Emissão da folha de pagamento até o 5º dia útil do mês
  • Entrega do CAGED referente ao mês anterior até o 7º dia do mês
  • Entrega do GFIP / SEFIP até o 7º dia do mês seguinte referente à remuneração paga
  • Entrega da cópia da GPS mensalmente
  • Pagamento da DARF conforme o prazo de cada tributo
  • Pagamento da GRCSU Patronal no mês de janeiro
  • Envio dos dados ao e-Social conforme o prazo do grupo da empresa
  • Entrega da declaração de DIRF conforme o prazo estabelecido pela Receita
  • Envio da RAIS até o mês de março
  • Pagamento da GRCSU em abril
  • Pagamento das 2 parcelas do 13º salário em novembro e dezembro.

Leia também: Recursos humanos e compliance trabalhista

Tecnologias que podem ajudar nas rotinas do departamento pessoal

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Armazenamento em nuvem 

Um dos locais mais práticos para arquivar todas as informações relacionadas ao departamento pessoal são os sistemas em nuvem. Quando realizado da maneira correta, o armazenamento em nuvem pode ser ainda mais seguro que outros tipos de provedores.

Investir nessa metodologia pode gerar mais inovação para o seu negócio, e entre as opções estão as soluções desenvolvidas pelo Escala. Com sistema em nuvem, as nossas plataformas otimizam a gestão de escalas e espaços de trabalho e estão sempre atualizadas com as regras trabalhistas. Converse com a nossa equipe e veja como podemos ajudar o seu negócio.

Gamificação de atividades

Esse recurso leva técnicas aplicadas em jogos para atividades do meio corporativo. No setor de departamento pessoal, a gamificação pode ser aplicada, por exemplo, na seleção e em treinamentos de colaboradores. O propósito é incentivá-los e aumentar o engajamento entre as equipes.

Integração de mídias sociais

O uso das mídias sociais de uma maneira integrada pode ajudar bastante no dia a dia das empresas, otimizando a colaboração interna e externa de parceiros. Elas também podem contribuir com o fortalecimento da comunicação entre as equipes, poupando tempo.

Inteligência artificial

Não é de hoje que se fala no potencial da inteligência artificial aplicada às rotinas do departamento pessoal. Os softwares estão cada vez mais perspicazes, ágeis e eficientes. Não deixe de pesquisar alternativas!

Big Data Analytics

Existem muitas informações que, através do Big Data Analytics, podem auxiliar o departamento pessoal a construir um planejamento mais estratégico e assertivo. Esses dados podem estar dentro ou fora da empresa, desde que contem com veracidade e volume.

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