Rotinas do Departamento Pessoal

Nenhum negócio é capaz de crescer de forma tranquila sem garantir o cumprimento dos direitos e deveres de seus funcionários. Para isso, é necessário que as rotinas do departamento pessoal estejam adequadamente definidas e organizadas. O primeiro ponto de atenção aqui é não confundi-lo com a área de Recursos Humanos. Muitos acreditam que se trata da mesma coisa, mas, na realidade, são setores com funções distintas, porém, que trabalham em parceria.

Com o surgimento da estrutura empresarial, mas ainda sem as condições estabelecidas pela CLT, os supervisores da gestão costumavam utilizar um caderninho para organizar os pagamentos de cada funcionário, mas foi somente com a aprovação da Lei 5.452/43, lei da CLT, que o Departamento Pessoal começou a tomar forma e se tornar mais especializado. Por quê? Bom, as empresas passaram a compreender a urgência em organizar a gestão e consequentemente evitar processos trabalhistas. 

A rotina do departamento pessoal envolve, porém, questões burocráticas relacionadas aos profissionais de uma empresa. Logo, este é o setor responsável por executar todos os pontos orientados pela legislação trabalhista, como pagamento de INSS e FGTS, emissão da folha e registro na carteira de trabalho. A relevância do departamento pessoal para uma empresa vem da ponte burocrática que esse setor faz entre empresa-funcionário e empresa-governo. Atuando internamente, o DP visa otimizar, portanto, os processos empresariais com a finalidade de evitar problemas com a Justiça do Trabalho, por exemplo. 

Veja, a seguir, como funciona o dia a dia desse setor das empresas, quais as tarefas realizadas, impacto desses profissionais para as outras equipes e quais softwares podem ajudá-los.

 

O que é departamento pessoal?

O departamento pessoal é o setor responsável pelos cuidados com toda a burocracia relacionada ao colaborador, desde o momento de sua chegada, até seu possível desligamento, de modo a garantir a realização dos processos de modo eficiente. Em suma, é a área responsável pela administração dos colaboradores da empresa.

E qual a diferença entre DP e RH? Enquanto a função do setor de recursos humanos é promover as relações humanas e incentivar as potencialidades de cada profissional com o intuito de que o ambiente de trabalho seja produtivo e agradável e, com foco, portanto, na seleção de profissionais, na valorização destes e desenvolvimento dentro da empresa, o departamento pessoal é responsável por garantir que todos os direitos e deveres para com os funcionários da empresa sejam cumpridos. 

Nos dias atuais, tanto as pequenas quanto as grandes empresas, sabem o valor de ter um bom departamento pessoal. Isto porque, a rotina do departamento pessoal se baseia em saber gerenciar organizada e corretamente a situação de cada funcionário, além de se atentar a todas as mudanças culturais e organizacionais que vêm acontecendo nas empresas. 

Além do mais, vale ressaltar também que o DP tem a finalidade de administrar não somente cálculos trabalhistas, mas o relacionamento, a qualificação, esclarecimentos de dúvidas e a intermediação entre colaboradores e a organização. 

Afinal, de que adianta sua empresa ter todos os recursos materiais se não tem uma rotina organizada e conforme as leis? Uma organização sem colaboradores motivados e felizes não gera produtividade.

 

Qual a rotina do Departamento Pessoal?

As atividades do departamento pessoal são operacionais, porém dinâmicas, o que significa que os processos devem ser sempre concluídos por meio da observação de prazos e legislação. Além disso, os cálculos do departamento pessoal exigem, além de atenção, perícia e olhar crítico perante os processos. A estrutura é relativamente simples, mas exigente.

Dentro da rotina do departamento pessoal, estão as seguintes atividades:

  • Organização dos processos seletivos

A seleção de novos profissionais é uma das maiores responsabilidades do departamento pessoal. Os primeiros passos nesta rotina são a definição do perfil de colaborador desejado e a abertura da vaga. É preciso definir nesta etapa, inclusive, atribuições do cargo, pacote de remuneração e canais para anúncio da posição em aberto.

  •  Admissão 

Além do mais, o departamento pessoal também é responsável por todas as etapas de admissão e que envolvem o exame admissional, elaboração e assinatura do contrato, anotações na CTPS, abertura de registro de funcionário junto ao MTE, abertura de conta salário, geração do número de registro de ponto, arquivo de documentos e anotações CLT etc.

  • Apuração de ponto

Outro processo de extrema importância e que faz parte das responsabilidades do departamento pessoal é levantar faltas justificadas e injustificadas, atrasos, esquecimentos, geração de horas para pagamento ou banco que possam ocorrer por parte dos colaboradores. 

  • Folha de pagamento

Para que o cálculo da folha seja correto, todos os valores que incidem algum desconto ou benefício ao colaborador já devem ter sido devidamente apurados. Na folha, será contabilizado, inclusive, tudo que o funcionário tem de salário bruto e salário líquido, depois dos descontos;

  • Demissão

Aliás, também são responsabilidade do setor de departamento pessoal, toda a burocracia do processo de demissão como, por exemplo, rescisão do contrato, anotações na carteira de trabalhos, cálculo dos valores de acordo com o tipo de desligamento e acerto final.

  • Acompanhamento da legislação trabalhista

A equipe de departamento pessoal necessita de conhecimento profundo das leis trabalhistas, principalmente, para acompanhar as alterações na legislação, a fim de manter a empresa atualizada em relação aos acordos e tipos de contratos permitidos. Só assim será possível garantir que os direitos e deveres dos funcionários estão sendo devidamente cumpridos, evitando possíveis ações trabalhistas.

  • Agendamento de férias

O planejamento das férias dos colaboradores também é uma responsabilidade do departamento pessoal e um processo que requer um bom trabalho de logística e muita atenção. As datas devem atender tanto às necessidades da organização quanto às do colaborador. Por um lado, é preciso organizar o calendário para que as equipes não fiquem defasadas e também para que não aconteçam ausências durante a execução de projetos importantes.

  • Controle de impostos, taxas e contribuições

Uma das obrigações legais da organização para com seus colaboradores é manter todos os encargos trabalhistas em dia. Para isso, portanto, uma das rotinas do departamento pessoal é a gestão das parcelas de FGTS e o pagamento de todas as outras taxas. Esse controle garante mais tranquilidade à empresa, que se mantém dentro da lei e com seus impostos pagos. 

 

Checklist do Departamento Pessoal

Para te ajudar a manter toda a rotina do departamento pessoal em dia, preparamos para você um checklist com os principais pontos de atenção que possuem prazos e não podem ser esquecidos. Confira: 

  • Emissão da folha de pagamento até o 5º dia útil do mês;
  • Entrega do CAGED referente ao mês anterior até 7º dia do mês;
  • Entrega do GFIP/SEFIP até o 7º dia do mês seguinte referente à remuneração paga;
  • Entrega da cópia da GPS mensalmente;
  • Pagamento da DARF conforme o prazo de cada tributo;
  • Pagamento da GRCSU Patronal no mês de janeiro;
  • Envio dos dados ao e-Social conforme o prazo do grupo da empresa;
  • Entrega da declaração de DIRF conforme o prazo estabelecido pela receita;
  • Envio da RAIS até o mês de março;
  • Pagamento da GRCSU em abril;
  • Pagamento das 2 parcelas do 13º salário em novembro e dezembro.

 

Tecnologias que podem ajudar na rotina do Departamento pessoal

Armazenamento em nuvem 

Um dos locais mais práticos e seguros para arquivar todas as informações relacionadas ao departamento pessoal é a nuvem. Quando realizado da maneira correta, o armazenamento em nuvem pode ser ainda mais seguro que outros tipos de provedores. Vale a pena, portanto, que a sua organização invista nesta metodologia para garantir mais segurança e inovação para o seu negócio. 

Gamificação de atividades

Este tipo de tecnologia trata-se, basicamente, de mesclar o uso de games para atividades diferentes, como a seleção de colaboradores, segue em alta e deve ser cada vez mais presente no mercado. O treinamento do time, por exemplo, pode ser realizado desta forma incentivar e engajar mais os colaboradores.

Integração de mídias sociais

O uso das mídias, de uma maneira integrada, pode ajudar bastante no dia a dia das organizações, otimizando a colaboração interna e externa de parceiros. Além do mais, as mídias sociais podem ajudar, por exemplo, a fortalecer a comunicação interna e manter o time mais alinhado. 

Inteligência Artificial

Não é de hoje que se fala no potencial da inteligência artificial aplicada aos processos do departamento pessoal. Os softwares estão cada vez mais perspicazes e são capazes de realizar grandes feitos, com agilidade e acerto fora do lugar-comum. 

Big Data Analytics

Existem muitas informações que, através do Big Data Analytics, podem auxiliar o departamento pessoal a construir um planejamento mais estratégico e acertado.

Esses dados podem estar dentro ou fora da empresa, desde que contem com veracidade e volume.

 

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Gerenciar com eficiência os processos burocráticos vinculados aos colaboradores e a manter a organização de toda a documentação em dia é, sem sombra de dúvidas, um dos principais objetivos do departamento pessoal. 

A solução desenvolvida pelo Escala tem provado, inclusive, com excelentes cases de sucesso, que criar e gerenciar escalas de trabalho por meio de uma interface web e aplicativo móvel, além de melhorar processos, maximiza a produtividade da sua equipe e garante mais qualidade de vida para os seus colaboradores.

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