No contexto trabalhista, dimensionamento é distribuir os trabalhadores para o cumprimento da demanda. É também chamado de dimensionamento da força de trabalho (DFT) ou dimensionamento de equipe. Seu propósito é assegurar o serviço. Por isso, algumas categorias até estabelecem regras para o dimensionamento de pessoal adequado.
Sua importância se revela em situações simples – mas temidas – pelas empresas. Por um lado, dimensionar mal pode gerar desperdício, como um time muito grande para uma baixa demanda. Ou então ter poucos profissionais, insuficientes para dar conta do necessário.
É que seja o excesso ou a falta de trabalhadores, os dois cenários são problemáticos. Esse desequilíbrio pode gerar uma série de malefícios, a começar pela insatisfação profissional. O colaborador também pode sofrer com sobrecarga, que não raro resultará em absenteísmo e turnover. Já a empresa fica sujeita a prejuízos, seja gastando com uma equipe ociosa ou com horas extras demasiadas. Fora a experiência negativa para os clientes.
Por isso, saber como fazer dimensionamento de equipe de maneira assertiva é fundamental. Ter o colaborador certo na hora certa faz a diferença no serviço.
A seguir, veja as estratégias, leis e cálculos para dimensionar efetivamente e ter uma equipe sempre apta às necessidades do mercado.
O que é dimensionamento da força de trabalho
Dimensionamento da força de trabalho é a adequação do total de colaboradores à demanda. É uma premissa básica de qualquer operação para manter seu funcionamento apropriadamente e definir seu capacity planning.
E essa relação entre a necessidade do serviço e a mão de obra pode variar de acordo com algumas particularidades. Os restaurantes, por exemplo. Tem aqueles em que o fluxo de clientes aumenta aos sábados e domingos, e outros com mais movimento de segunda a sexta. Já em hospitais, o inverno costuma elevar o número de pacientes com infecções respiratórias.
Ao dimensionar, fatores assim devem ser considerados. São eles que determinam quando é hora de aumentar o time, ou quando menos funcionários já são suficientes. O dimensionamento é o equilíbrio entre a demanda e a capacidade produtiva, o ajuste dessa relação.
Como fazer dimensionamento de equipe
Regras para DFT
Algumas categorias possuem regras para o dimensionamento de pessoal. É o caso do dimensionamento de enfermagem, por exemplo. O Conselho Federal de Enfermagem (Cofen) determina o mínimo de enfermeiros, técnicos e auxiliares de enfermagem para compor a área, de acordo com a demanda e as particularidades do serviço (como o estado dos pacientes). Esses parâmetros são constantemente atualizados, e devem ser acompanhados de perto pelas instituições de saúde para assegurar sua operação.
O responsável pela escala deve se atentar se há especificidades para dimensionar na sua categoria. Para quem for fazer dimensionamento de enfermagem, a enfermeira sênior do Einstein Daniela Rebouças ensina o passo a passo na videoaula gratuita abaixo:
Cálculo dimensionamento de equipe
Para calcular a quantidade ideal de profissionais por setor, cabe:
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levantar se há referenciais mínimos para a categoria (como no caso do dimensionamento de enfermagem);
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avaliar a demanda (incluindo sazonalidade, se cabível) e a capacidade de atendimento por profissional (considerando, também, absenteísmo, ou seja, a ausência do colaborador por limites trabalhistas ou demais afastamentos);
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acompanhar a força de trabalho ativa e ouvir a equipe e os clientes para entender se há necessidade de ajustes.
A depender da categoria, também existem fórmulas para ajudar a definir o número mais apropriado de profissionais. Em call centers, por exemplo, tem a fórmula Erlang. É um cálculo matemático que resulta na quantidade necessária de agentes para atingir determinado objetivo.
Na prática, essas fórmulas consideram as variáveis cabíveis a qualquer dimensionamento. A Erlang combina demanda (contatos recebidos por minuto) com o tempo médio gasto no atendimento e o resultado esperado. Neste caso, por exemplo, atender 80% das chamadas recebidas com tempo de espera de 20 segundos.
Parece difícil, mas para chegar ao ideal de profissionais, a tecnologia já combina as variáveis cabíveis a cada categoria e empresa em sistemas automatizados. Veja a seguir.
Tecnologia para dimensionamento
O WFO Escala Jornadas possui um módulo exclusivo de dimensionamento. O organizador consegue no sistema montar a escala mais adequada à demanda rapidamente. E ainda se adaptar de forma segura e assertiva.
O dimensionamento do Escala combina informações da empresa com a capacidade produtiva e levanta o número ideal de profissionais por setor. A funcionalidade pode indicar em tempo real ou de forma preditiva a quantidade adequada de colaboradores. E o próprio sistema informa se há necessidade de ajustes e é possível fazer remanejamento pela ferramenta.
⏯️ Assista na prática o uso do dimensionamento do Escala Jornadas nas equipes do Einstein
Pelo Escala Jornadas a equipe tem acesso a todas as funcionalidades necessárias para manter a operação sem erros. É possível criar e publicar escalas automaticamente dentro das leis, enviar notificações aos profissionais sobre a sua rotina de trabalho, centralizar trocas e atualizações na escala, controlar presenças e manter históricos seguros das movimentações de pessoal.
O Einstein, por exemplo, já chegou a economizar em um só mês 85% de horas excedentes graças ao dimensionamento feito com o Escala Jornadas. A ferramenta de gestão de times online centraliza dados, oferece visão simultânea dos setores e acesso ao ideal de profissionais, o que torna a organização muito mais fácil.
A importância do dimensionamento de pessoal
O dimensionamento de equipe assegura a operação, mantendo a força produtiva em níveis adequados para atender a demanda sem extrapolar os limites trabalhistas e gerar sobrecarga. Ter atenção ao dimensionar é também evitar desperdício, para não correr o risco, por exemplo, de ter trabalhadores demais sem demanda. Ou então gastar com horas extras quando um remanejamento poderia resolver.
Soluções como o Escala contribuem com essa tarefa e se destacam como um investimento para empresas que querem aperfeiçoar sua capacidade produtiva. O Escala faz ajustes automáticos e ainda traz os indicadores necessários para ajudar na tomada de decisão e melhorar resultados com gestão inteligente de trabalho. Teste agora.
