Diversos setores dependem da elaboração e gestão de escalas de trabalho para desenvolverem suas atividades produtivas. Sistemas de transporte, call center, hotéis, restaurantes, estabelecimentos do varejo, serviços de emergência e de atendimento à saúde são apenas alguns exemplos.
A escala é uma programação de pessoal representada por um cronograma de trabalho das equipes e compreende um processo de escalonamento dos profissionais em virtude da oferta de bens ou serviços. Logo, muitos líderes têm como atribuição a confecção e gestão de escalas, e vários trabalhadores planejam a sua vida profissional e pessoal a partir dessa conformação.
O processo de escalonar profissionais em turnos de trabalho é complexo e, no cotidiano, muitos líderes realizam essa tarefa sem conhecimento suficiente das regulamentações e, quando não são devidamente orientados e acompanhados, acabam assumindo riscos trabalhistas e ocupacionais por não respeitarem os limites de horas trabalhadas e distribuírem de forma intuitiva e aleatória as horas de descanso.
Para otimizar esse processo – que tem despertado o interesse de pesquisadores nas últimas décadas, especialmente pelo custo significativo das empresas com recursos humanos e pelos problemas relacionados à programação de pessoal –, é fundamental que o responsável pela gestão de escalas atente-se a determinados aspectos, que discorro a seguir e como utilizá-los para enfrentar os desafios da gestão de escalas.
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Cuidados para gestão de escalas
- determine o número de profissionais necessários, com habilidades específicas, para atender as demandas requeridas;
- atribua tarefas, linhas de trabalho e pessoal responsável;
- disponha trabalhadores nos diferentes turnos;
- distribua as horas de descanso de acordo com os intervalos legais (intervalo intrajornada e intervalo interjornada) e as regras vigentes para a escala contratada.
Desafios para os gestores de escalas
- conhecer as leis e acordos vigentes para gestão de escalas de trabalho;
- gerenciar os conflitos e a insatisfação profissional diante da impossibilidade de atender as preferências individuais na distribuição de descansos e férias;
- equilibrar profissionais em quantidade e qualidade nos diferentes turnos, especialmente quando há flexibilidade das escalas em relação ao horário de entrada e saída do colaborador;
- negociar cobertura de pessoal frente às situações imprevistas (ausências e demissões, por exemplo), adaptando as escalas previamente elaboradas;
- garantir profissionais devidamente escalados para atender as demandas de trabalho;
- realizar a gestão de escalas durante o turno de trabalho, ou seja, não realizar essa atividade além da sua jornada;
- dedicar menos tempo à elaboração e adaptação das escalas;
- utilizar as escalas como instrumento de decisão gerencial.
Esses desafios acometem gestores de diferentes setores produtivos, com destaque para a área da saúde e para as escalas em turnos.
Isso quer dizer que as lideranças responsáveis pela gestão de escalas necessitam desenvolver competências específicas para tornar o processo efetivo e evitar desgaste profissional.
Além de conhecer as regras, é necessário adaptabilidade e equilíbrio emocional para as negociações e resolução dos potenciais conflitos. O tempo dedicado para a gestão de escalas, principalmente quando essa atividade é desenvolvida de forma manual, é outro fator de risco.
Sobrecarga dos gestores de escalas
Na gestão de escalas as lideranças são expostas à carga de trabalho cognitiva, emocional e à pressão do tempo para realizar todas as atividades profissionais.
Em condições onde os líderes vivenciam a sobrecarga de trabalho, os riscos de adoecimento e de falhas na gestão de escalas, dentre outras tarefas a serem desenvolvidas por esses profissionais, tornam-se elevados.
Como consequência, escalas mal elaboradas reproduzem sobrecarga e riscos ocupacionais para os trabalhadores.
Riscos ocupacionais relacionados à má gestão de escalas
As horas de trabalho e a programação dos descansos tem relação direta com a (in)segurança no trabalho.
Pesquisadora do National Institute for Occupational Safety and Health, nos EUA, discute os efeitos do trabalho em turnos, das horas extraordinárias e das longas jornadas no distúrbio do sono, na fadiga e no desempenho neurocognitivo do trabalhador. Destaca, dentre os impactos negativos:
- comportamento de saúde (sedentarismo, obesidade, tabagismo e etilismo) e metabólico (alterações hormonais);
- adoecimento do trabalhador;
- acidentes e lesões relacionadas ao trabalho;
- faltas e afastamentos do trabalho;
- desempenho insatisfatório do profissional;
- eventos adversos ou erros no trabalho;
- risco de acidentes no trajeto.
Outro estudo realizado com mais de 3.000 policiais norte-americanos identificou pontos importantes na relação entre horário de trabalho e descanso dos trabalhadores:
- Jornada semanal com mais de 51 horas aumentou o risco de acidentes no trabalho.
- Intervalo de descanso com menos de 11 horas aumentou a fadiga e o sofrimento psicossocial dos policiais.
- Horas extras obrigatórias e turnos longos (com mais de 11 horas) elevaram o risco de distúrbios do sono e de exaustão profissional.
Estimativas conjuntas entre Organização Mundial da Saúde (OMS) e Organização Internacional do Trabalho (OIT) em relação à jornada semanal de trabalho e o risco de doença isquêmica do coração (DIC) foram exploradas e evidencia-se que:
Em comparação com jornadas de 35-40 horas por semana, trabalhadores que dedicam 55 horas semanais ou mais podem apresentar maior incidência e mortalidade por doença cardiovascular, como o infarto agudo do miocárdio.
Equilibrar as horas semanais trabalhadas com horas de descanso do trabalhador na gestão de escalas pode ser compreendida como uma prática em prol da segurança ocupacional.
Tecnologia na gestão de escalas: um caminho promissor
Para melhorar a gestão de escalas, potenciais soluções tecnológicas têm sido amplamente exploradas no campo da ciência e na prática. Experiências nacionais (a exemplos de estudos da USP e da Unifesp) relatam impactos positivos quando há automatização das escalas incluindo, além da otimização do tempo e distribuição equilibrada da equipe em turnos, qualificação das informações e agilidade na disponibilização de dados para tomada de decisão.
É o que acontece quando a empresa opta por soluções de gestão de escalas como o Escala Jornadas e o Escala Plantões. As ferramentas, direcionadas para equipes CLT e plantonistas, respectivamente, reúnem funcionalidades como escalas online prontas em poucos passos, alterações em tempo real para todos os participantes da escala, trocas via aplicativo e relatórios sobre a rotina de trabalho.
Exemplo de uso de tecnologia para gestão de escalas com bons resultados:
Enquanto essas soluções armazenam o histórico trabalhado e são automaticamente atualizadas com as alterações que ocorrem ao longo do mês, adversamente alterações solicitadas e realizadas em escalas manuais resultam, ao final do mês, em documentos rasurados e de difícil análise.
Conclusão
As escalas são instrumentos gerenciais e existem competências dos responsáveis pela gestão de escalas de modo a torná-la mais efetiva. Para se ter uma ideia, as primeiras publicações sobre escalas de enfermagem datam das décadas de 1970 e 1980 e seguem, atualmente, explorando problemas e soluções potenciais para substituir a confecção tradicional das escalas.
Estudos mais recentes destacam os efeitos de uma transição tecnológica na gestão de escalas como maior satisfação profissional, menor tempo dedicado à tarefa, melhor qualidade e segurança na atenção à saúde e menores custos. São benefícios facilmente perceptíveis na prática quando essa digitalização acontece.
Investir no desenvolvimento das lideranças e em sistemas de informação e de suporte à gestão de pessoas significa facilitar o processo no sentido de proporcionar carga de trabalho justa, focada no negócio e em conformidade com a qualidade do trabalho, saúde do trabalhador, segurança dos dados, conformidade jurídica e sustentabilidade dos custos.
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Como funciona a jornada de trabalho do plantonista
Melhores estratégias para cobrir faltas
Como gerenciar folga bolada (preferencial)
Escala mensal de trabalho organizada na prática
Por onde começar a transição digital na gestão de escalas
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