Uma das maiores preocupações de quem gere escalas de trabalho é o seu cumprimento. Nem sempre os profissionais escalados realizam o planejado, desfalcando a operação. Para manter o controle e agilizar ações, veja quais sistemas notificam os gestores quando um turno está vago. A tecnologia é uma aliada cada vez mais presente nas empresas para assegurar a cobertura e a eficiência dos serviços. Confira.
Conheça quais sistemas notificam os gestores quando um turno está vago
WFM Escala Plantões
Sistemas de WFM (workforce management), como o nome diz, servem para a gestão da força de trabalho. O Escala Plantões é um exemplo. A solução tem sistema na nuvem, versões web/app e funcionalidades da criação de escalas a relatórios para fechamentos.
Recursos para o acompanhamento contínuo da operação também estão disponíveis. Conheça os que destacam a ferramenta entre quais sistemas notificam os gestores quando um turno está vago:
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acesso para toda a equipe, dos gestores aos profissionais da ponta, com envio de notificações sobre os plantões
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com as escalas online no sistema, qualquer alteração é atualizada para todos
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o organizador da escala pode alocar profissionais nos plantões ou anunciar turnos vagos (inclusive em lote) para que eles escolham os que desejam assumir, prática que eleva a chance de cumprimento pela autonomia do plantonista na sua escala
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a solução mostra continuamente os turnos vagos e cobertos pelos devidos responsáveis
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o sistema também permite trocas entre os profissionais, atualizando a escala com o novo plantonista
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o organizador é notificado sobre a cobertura e pode aprovar solicitações manualmente ou deixar que o Escala faça isso de forma automática
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ao configurar a ferramenta com as regras institucionais, descumprimentos podem ser automaticamente bloqueados
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o plantonista é notificado sobre seus plantões, evitando deixar turnos vagos por desorganização
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profissionais fazem check-in e check-out online nos turnos e o organizador sabe sempre quem já chegou
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se precisar de cobertura, os relatórios do sistema informam o histórico trabalhado e os padrões de atuação para melhores escolhas
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a solução centraliza presenças, ausências, trocas, solicitações e todo o histórico por profissional
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o check-in é integrado a um painel financeiro que informa quanto cada plantonista tem a receber de acordo com o que trabalhou
O foco do Escala Plantões são as escalas flexíveis, permitindo configuração personalizada com as regras aplicáveis aos profissionais. É o caso, por exemplo, do máximo de horas por plantão ou da tolerância para check-in.
“Com o Escala conseguimos praticamente zerar as faltas nos plantões. A facilidade nas trocas pelos plantonistas nos levou a escalas 100% completas com plantonistas fixos”, relata o médico Raoni Salomão Sant Anna.
“Divulgamos os plantões no Escala e os profissionais absorvem, inclusive quando temos faltas”, afirma Raphaela Diniz, coordenadora no HVPOP®. “Só o fato de poder divulgar os plantões disponíveis é extremamente prático, facilita muito a gestão”, completa a coordenadora Claudiane Bezerra.
“O Escala ajuda muito na nossa organização, nos avisos quando temos plantão. Isso traz muita segurança para não ter furos na escala”, coloca a enfermeira Mayara Loureiro da Alice Saúde.
WFO Escala Jornadas
Trabalhadores em regime CLT podem ter seu controle de jornada gerido pelo Escala Jornadas. Com capacidade de integração a outros sistemas da empresa, a ferramenta se destaca como um WFO, ou seja, na otimização da força de trabalho.
Dos mesmos desenvolvedores do Escala Plantões, seu uso é semelhante, com sistema online, na nuvem e disponível para toda a equipe na web ou app. Pode ser configurado com a CLT e normas sindicais e de conselhos profissionais, assegurando escalas corretas.
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turnos vagos são visíveis no sistema, possibilitando ações
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para apoiar escolhas na alocação, a ferramenta oferece relatórios com informações úteis como histórico de atuação
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se for necessário remanejar para manter a cobertura, a solução levanta uma lista de profissionais aptos à alteração com base no histórico trabalhado. O escolhido pelo gestor é notificado e direcionado ao novo setor pelo app. A escala fica atualizada para todos com a mudança
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o módulo de dimensionamento permite um remanejamento ainda mais estratégico. A funcionalidade integra as escalas à demanda, informando em tempo real ou de forma preditiva onde faltam e/ou excedem profissionais para substituições eficientes
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presenças podem ser marcadas online ou integradas com o sistema de ponto da empresa, atualizando o gestor
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a escala é conectada ao colaborador, reforçando que seja devidamente realizada. O profissional pode registrar na ferramenta preferências de turnos e descansos, sinalizando o gestor, além de fazer trocas com colegas
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decisões na concessão de descansos são apoiadas pelo assistente de geração de folgas. O recurso oferece parâmetros como acesso ao histórico de atuação e descansos para as escolhas. Também tem o sorteador
“O Escala passou a nos oferecer uma visão integrada das escalas, promovendo proporcionalidade entre as áreas e consequentemente redução de sobrecarga, aumento de eficiência e fortalecimento da colaboração intersetorial”, compartilha Ernanda Souza, enfermeira no Vila Santa Catarina.
Planejamentos inteligentes
Conhecendo quais sistemas notificam o gestor quando um turno está vago, a instituição pode escolher recursos para apoiar sua cobertura.
Essas ferramentas mantêm a equipe atualizada sobre a operação e sustentam alocações e remanejamentos com base em dados. Elas levantam os profissionais mais aptos aos turnos, considerando tanto seus limites de atuação como suas preferências. Usando essa inteligência já na confecção da escala, a probabilidade de execução do planejado aumenta, assim como ações rápidas quando ajustes são necessários.
No Einstein, essa organização estratégica resultou no Escala. A solução foi desenvolvida na Inovação da instituição por gestores de escalas e especialistas em tecnologia. Nas versões Escala Jornadas e Escala Plantões, os sistemas notificam o gestor quando um turno está vago e apoiam continuamente as melhores ações.
Uma gestão inteligente de trabalho que já gerou redução de 85% de horas excedentes nas equipes em um só mês. Com alocações estratégicas, a cobertura não fica só preservada, fica mais eficiente. E de ponta a ponta, todos saem ganhando.
“O Escala permite transformar informação operacional em ação, ajustando equipes de forma dinâmica e garantindo que cada área funcione adequadamente”, afirmou Rodrigo Cordesco, gerente do Fluxo do Paciente e Comando Operacional do Einstein ao Portal ERP.
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