A organização do trabalho é tema fundamental para garantir a produtividade e a eficiência de qualquer empresa. Uma das ferramentas que concretiza esse objetivo é a escala semanal.
Esse cronograma, organizado toda semana, distribui os profissionais de acordo com as necessidades de demanda. Os limites trabalhistas também devem ser considerados na escala semanal, assim como as preferências dos profissionais, para evitar o risco de faltas.
A seguir, entenda qual a funcionalidade desse planejamento e como fazê-lo.
Importância da escala semanal
São alguns fatores que militam em favor da definição de uma escala semanal pelo gestor. O principal diz respeito à previsão de demandas, embora intercorrências sempre possam exigir alguma adaptação.
Com uma escala bem-organizada, é possível identificar períodos de maior ou menor carga de trabalho, de modo a distribuir melhor a equipe e facilitar a gestão de recursos.
Assim, a escala semanal torna-se um ponto de referência que deixa claro para os colaboradores suas funções, datas e horários, aumentando a responsabilidade e possibilitando bom engajamento.
Como organizar uma escala semanal
Definição de objetivos
A organização da escala semanal começa com a definição do que precisa ser cumprido nesse período. Pode ser simplesmente a disponibilidade de serviço nos horários necessários, ou mesmo o alcance de alguma meta, que deve estar bem alinhada entre a gestão e os profissionais para sua viabilidade.
Avalição de recursos e cenários
Na sequência, o gestor precisa entender o que a equipe pode oferecer: habilidades, ferramentas e competências.
E, também, como se comporta a demanda. Tem serviços que precisam reforçar seu atendimento em determinado dias da semana ou horários, em que o público é maior, como os restaurantes. Já outros possuem demanda contínua. É fundamental estudar a ocorrência de picos, para uma alocação mais eficaz. Assim, o organizador sabe que em determinados momentos precisa de mais pessoas na equipe, por exemplo.
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Levantamento dos limites
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece limites para a atuação do trabalhador. Assim, quem atua sob esse regime precisa ter um cronograma dentro dessas regras.
Entre as determinações está o limite da jornada semanal de 44 horas. O empregador também deve considerar os intervalos obrigatórios previstos na CLT – de pelo menos 11 horas entre uma jornada e outra, e o intervalo intrajornada (horário de almoço), que pode ser de 15 minutos a duas horas, a depender da carga horária diária.
A lei trabalhista também proíbe o trabalho em sete dias consecutivos e, para estabelecimentos que funcionam aos domingos, existem limites e condições diferenciadas para o trabalho nesse dia.
Essas são as principais regras da jornada de trabalho que influenciam na organização da escala semanal, porque é preciso, a depender da natureza do serviço, que sempre tenha alguém trabalhando, sendo necessário combinar presenças com ausências.
E é importante, também, avaliar acordos e convenções coletivas que podem trazer outras determinações.
Lembrando que a escala pode ser organizada em diferentes modelos, cada um com as suas particularidades. Na escala 6×1, os profissionais trabalham seis dias da semana e descansam um. Na 5×2, são cinco dias trabalhados e dois de descanso. Esses são os modelos mais comuns para quem baseia seu planejamento em escala semanal, mas também existem outros tipos, como a 12×36, bastante usada em operações 24/7.
A depender da escala, a distribuição da jornada muda. Temos um guia, produzido em parceria com a Convenia, que resume essas variáveis:
Distribuição dos profissionais
A partir daí, é hora do cronograma: distribuir os profissionais ao longo da semana, em uma organização hábil para que cumpram suas tarefas, considerando prazos e cargas de trabalho.
Nessa organização, vale ouvir os profissionais, que certamente possuem suas preferências de descanso. Por mais que a definição do período de trabalho (desde que dentro dos limites) seja decisão do empregador, os colaboradores valorizam quando possuem participação ativa nas escolhas da empresa, especialmente aquelas que influenciam na sua rotina.
A maneira mais efetiva de combinar todos esses fatores e planejar uma escala semanal coerente é usando um programa para gestão de escalas. O Escala oferece as soluções Escala Jornadas para times CLT e Escala Plantões para escalas flexíveis.
Online, as plataformas são configuradas com as regras válidas na empresa e ajudam a montar a escala ideal em poucos passos. “Eu demorava de três a quatro dias para montar a escala, e hoje com o Escala não levo nem uma hora”, relata a enfermeira Daniela Rebouças, do Einstein, usuária do Jornadas.
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Comunicação da escala semanal
O passo seguinte envolve a comunicação para toda a equipe da escala semanal, com abertura de um canal para esclarecer dúvidas, alinhar expectativas e ouvir sugestões.
O Escala também facilita essa etapa, pois todos têm acesso à plataforma pela web ou aplicativo. Quando a escala semanal é publicada, os usuários são notificados. “O profissional passa a ter acesso à escala onde ele estiver”, destaca Mauricio Perroud Junior, CEO do Hospital Estadual Sumaré – Unicamp e usuário do produto Escala Plantões.
A depender do serviço, pode ser válido ainda comunicar a escala semanal para o público. Em algumas instituições de saúde, a prática é bem-vinda para manter os pacientes informados sobre os responsáveis pelo atendimento em cada dia.
Ajustes e análises
Por fim, revisão e ajustes eventualmente necessários concluem o trabalho com a escala semanal. Com o Escala, atualizações são feitas rapidamente pelo organizador e informadas a todos em tempo real.
Também é possível configurar no sistema a permissão de trocas na escala, para que os próprios profissionais troquem turnos com os colegas e garantam a cobertura da escala sem a necessidade de intermédio do organizador, que cuida das aprovações.
É importante avaliar, também, o que deu certo na escala semanal e o que precisa melhorar para que as próximas fiquem cada vez mais efetivas (e sejam concluídas em menos tempo).
Isso pode ser feito com os relatórios do Escala, que informam detalhes da rotina dos profissionais em uma interface acessível. É possível saber, por exemplo, os dias que mais ocorrem trocas, os trabalhadores que mais trocam e aqueles que mais assumem turnos. Esses dados apoiam tomadas de decisão para escalas cada vez melhores.
A escala semanal é uma das formas de organização da rotina de trabalho. Outra opção bastante utilizada é a escala mensal, que também é fácil de ser feita pelo Escala, inclusive por longos períodos. “O Escala é muito facilitador, assertivo e de alta confiabilidade. Eu consigo saber da minha casa quem está de plantão e posso deixar a escala do ano inteiro pronta”, atesta Thelma Pereira, usuária do Escala na BP – A Beneficência Portuguesa de São Paulo. Experimente também!
