A importância do dimensionamento de equipe se revela em situações bastante simples (e temidas pelos organizadores): um time muito grande para um baixo volume de demanda, deixando os colaboradores ociosos, ou então ter poucos profissionais para dar conta do necessário.
Tanto o excesso quanto a falta de colaboradores são problemáticos para a empresa, e esse desequilíbrio pode gerar uma série de consequências. Sobrecarga de trabalho, acúmulo de horas extras, prejuízos, absenteísmo, insatisfação profissional e turnover são só alguns exemplos, fora a experiência negativa para os clientes.
Por isso, saber como fazer dimensionamento de equipe de maneira assertiva é fundamental. E se pode parecer um desafio ter os colaboradores certos nos momentos certos, saiba que existem soluções para facilitar e muito essa tarefa, por mais complexa que seja a operação. Confira.
O que significa dimensionamento de equipe?
Também chamado de dimensionamento de pessoal, trata-se da estratégia de adequar o número de colaboradores para atender a demanda. E essa relação pode variar de acordo com algumas particularidades.
Por exemplo, existem restaurantes em que o fluxo de clientes aumenta em finais de semana e feriados, enquanto em outros é durante a semana que o movimento é maior. Já em hospitais, o inverno costuma elevar o número de pacientes com infecções respiratórias. Ao dimensionar a equipe, fatores assim são considerados para calcular o valor adequado de profissionais, ajustando a produtividade à demanda.
Como fazer um dimensionamento de equipe?
1. Avalie sua demanda
O primeiro passo para o dimensionamento de equipe é listar as tarefas esperadas do time. Isso contribuirá para um primeiro levantamento de quantos profissionais serão necessários para executá-las. Faça testes para alinhar as expectativas de atividades e resultados e o tempo gasto para executá-las com qualidade. Indicadores de desempenho vão ajudar.
2. Ouça seu time e os clientes
Feedbacks são sempre bem-vindos antes da tomada de decisão, e nesse caso eles são úteis para ajudar a entender o real cenário. Os colaboradores podem trazer uma visão mais completa do atendimento, ajudando a entender se a distribuição de tarefas precisa de algum ajuste. Acompanhar avaliações do público é igualmente importante, podendo contribuir para levantar aspectos que demandam atenção.
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3. Acompanhe a equipe de perto
Práticas úteis nesse sentido são reuniões semanais de alinhamento para mostrar o que está sendo realizado e, também, medidas de controle de jornada. Hoje com a tecnologia é fácil para o gestor acompanhar índices de presença e produtividade, medidores que vão ajudar a calcular o dimensionamento de equipe.
Na Unimed Botucatu, por exemplo, é usado o Escala Jornadas, sistema desenvolvido no Hospital Israelita Albert Einstein que traz todos esses indicadores. Do próprio celular, o supervisor de enfermagem Roberto Oliveira sabe se algum ajuste no time é necessário. “Isso me permite ajudar os meus colegas em outros plantões e ter uma dimensão geral de quem está dentro e fora da unidade.”
O mesmo acontece no próprio Hospital Albert Einstein, que chega a economizar, todos os meses, 85% de horas excedentes e R$ 500 mil em pagamentos extras graças ao dimensionamento pelo Escala Jornadas. Centralizar dados, oferecer visão simultânea dos setores e acesso ao ideal de profissionais são os destaques da funcionalidade, que torna a organização muito mais fácil.
Veja na prática como é feito o dimensionamento de equipe no Einstein:
4. Conte com a tecnologia para fazer dimensionamento de equipe
O módulo exclusivo de dimensionamento do Escala Jornadas combina informações e levanta o número ideal de profissionais em cada setor de acordo com a demanda, mostrando para o organizador se a área está com o número adequado ou se há falta ou excesso de profissionais (e como corrigir).
Mais uma vantagem é a visualização simultânea e em tempo real dos departamentos, com rápida análise das melhores opções para remanejamento. E como fica tudo centralizado no sistema, o gestor consegue remanejar pela própria ferramenta, e o colaborador é notificado.
5. Faça projeções
Levante métricas úteis para o seu negócio, como entrada e saída de clientes (fluxo de churn) e histórico de vendas, se for o caso. Esses indicadores podem ajudar a traçar previsões e preparar um dimensionamento de equipe com antecedência. Avalie estratégias que funcionaram e se é o caso de repeti-las ou adaptá-las, e se ajustes no time estão inclusos nisso.
Para fazer o dimensionamento de equipe sem erros é preciso ficar de olho nos limites legais das escalas de trabalho. Fizemos um resumo com a Convenia listando tudo o que você precisa saber
6. Adapte
Como você já viu, o dimensionamento de equipe pode mudar de um departamento para outro e também pode haver questões sazonais. Por isso, todas essas práticas devem ser constantes e adaptáveis para cada cenário, pois o resultado do cálculo não será um padrão.
Conclusão
A empresa sai perdendo com a falta ou excesso de profissionais, por isso o dimensionamento de equipe é uma estratégia fundamental para atender a demanda de maneira assertiva e otimizar os recursos disponíveis.
Soluções como o Escala contribuem com essa tarefa e se destacam como um investimento para empresas que querem aperfeiçoar sua força produtiva. O Escala traz os indicadores necessários para ajudar na tomada de decisão e melhorar resultados com gestão inteligente de trabalho. Teste agora.
