A adequada gestão da força de trabalho é ponto-chave na eficiência de uma operação. É por meio dela que demanda e capacidade produtiva se equilibram, pautadas pelo compliance. Do inglês workforce management, ou apenas WFM ou GFT, a gestão da força de trabalho pode ser otimizada com passos acessíveis e alinhados às inovações de instituições e RHs estratégicos. Conheça e aprenda com exemplos práticos.
O que é gestão da força de trabalho
Gestão da força de trabalho é o conjunto de práticas para gerenciar os trabalhadores de uma empresa. Seu propósito é maximizar a força produtiva, com ações orientadas em:
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alocar os profissionais de acordo com suas habilidades, carga horária disponível e demanda do serviço;
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desenvolver continuamente os times;
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cumprir regras;
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otimizar os recursos da empresa.
Gestão e dimensionamento da força de trabalho
Alocar os profissionais de acordo com suas habilidades, carga horária e as demandas do serviço é dimensionar.
Uma das melhores formas de entender a importância do dimensionamento é pensar nas situações em que esse cuidado falta. Um exemplo clássico: quando precisamos enfrentar filas imensas no mercado, no banco ou em uma loja, por exemplo, pois há poucos caixas abertos. Ou então perceber diversos atendentes ociosos quando o movimento é baixo.
A ação de dimensionar é justamente para evitar essas situações, combinando todas as variáveis que interferem na operação para organizar o serviço. Assim, é garantir mais trabalhadores nos horários de pico, idealmente sem gerar sobrecarga, assegurando a operação. Ao passo em que, nos momentos de baixa, equilibrar a equipe para evitar alocações sem necessidade.
Benefícios de uma boa gestão da força de trabalho
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ter trabalhadores em número apropriado para o serviço;
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garantir o respeito às regras trabalhistas (cumprimento do compliance sem risco de processos e prejuízos);
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aproveitar os talentos disponíveis, oferecendo recursos para melhorar sua performance;
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conquistar melhores resultados a partir de profissionais mais engajados pela atuação de forma justa.
Melhores práticas para gestão da força de trabalho
Cruzamento da demanda com o atendimento
O levantamento da demanda é o que apoia a definição da mão de obra. Não basta ter funcionários disponíveis enquanto o estabelecimento estiver aberto, é preciso que eles estejam em número compatível com a necessidade do serviço.
A forma mais eficiente de cruzar esses dados é usando uma tecnologia WFM. Essas soluções são desenvolvidas para fazer gestão de força de trabalho de forma otimizada. Um exemplo é o Escala. O sistema online pode ser configurado com as regras de jornada válidas na instituição e também integrado com outros sistemas, permitindo até a previsão de demanda para alocar os colaboradores de forma mais assertiva e antecipada.
O Hospital Israelita Albert Einstein, reconhecido internacionalmente por sua eficiência operacional, aperfeiçoou sua gestão da força de trabalho com o Escala. Resultado: setores sempre operando no ideal, com profissionais devidamente adequados em número e competências para atendimento.
“Com o Escala é possível alocar o colaborador nas áreas onde realmente há necessidade, fazendo com que não tenha ociosidade em uma unidade e excesso de trabalho em outra”, ilustra Alexandra Fernandes, coordenadora na instituição.
Veja na prática como o Einstein otimiza sua gestão da força de trabalho com o Escala:
Cumprimento do compliance
As leis trabalhistas de definação da jornada também pautam a gestão da força de trabalho. É mais um fator que conta na equação que combina demanda e capacidade produtiva. E para a distribuição adequada de turnos, descansos e intervalos, a tecnologia WFM do Escala se destaca pela configuração com as regras válidas na empresa.
Ao montar a escala na ferramenta, o próprio sistema alerta infrações, propiciando a reorganização em tempo hábil. Também é possível configurar a plataforma para o bloqueio dessas movimentações equivocadas na escala.
“Com o Escala, além da otimização do tempo na criação das escalas, ganhamos mais segurança e transparência nas questões trabalhistas, pois com o sistema evitamos vários erros que poderiam vir a ocorrer enquanto as escalas eram feitas em Excel”, relata a gerente de RH Sinara Liscano, usuária do Escala no Hospital Ivan Goulart.
O cumprimento do compliance é fundamental para uma atuação em condições justas. Além da importância na segurança do trabalho, esse cuidado propicia segurança jurídica, pois reduz o risco de processos e passivos trabalhistas. É uma proteção para a gestão, para os colaboradores que têm seus direitos respeitados, além dos próprios clientes que são atendidos por profissionais em condições compatíveis com a sua necessidade.
Comunicação eficiente
A eficiência da gestão da força de trabalho também está na divulgação dos planejamentos. É com uma comunicação eficaz que lideranças e colaboradores se alinham, para que os papéis definidos nas escalas tenham mais chances de serem cumpridos. E, em caso de imprevistos, conseguir acionamentos ágeis.
O Escala é um aliado da comunicação: todos os envolvidos na escala têm acesso ao sistema, que informa as escalas com atualizações em tempo real. Setores adicionais, como recepção e financeiro, também podem acessar a ferramenta e manter-se atualizados sobre a rotina e seu devido cumprimento.
A solução também conta com funcionalidades como mural de recados, ampliando sua entrega de valor nesse contexto.
“O Escala foi um divisor de águas na nossa comunicação interna. Isso tanto na comunicação entre a coordenação com os residentes, como entre os próprios residentes e outros departamentos do hospital”, afirma Juliana Oréfice, usuária do Escala no Centro Oftalmológico de Minas Gerais.
Flexibilidade e atenção ao colaborador
Também vem para somar na gestão da força de trabalho uma postura mais flexível de líderes e organizadores de equipes. Isso pode envolver desde considerações para ajustes de horários, quanto, de forma mais acessível na maioria dos casos, na própria antecipação da publicação da escala, evitando ‘turnos-surpresa’.
Com o Escala, pela facilidade e agilidade na criação das escalas de trabalho, é simples liberar o planejamento antecipadamente. Tem usuários que deixam até a escala pronta para o ano inteiro!
“Quando os colaboradores são capazes de olhar do final de um mês para o outro: ‘nossa, minha programação será esta, minha escala já está completa, não vou sobrecarregar’, os resultados são outros. O trabalho e o nível de atenção mudam e garante-se assiduidade, pontualidade, nível de comprometimento e satisfação do cliente, porque são pessoas mais satisfeitas lidando com outras. Certamente o trabalho será de excelência e qualidade”, atesta a enfermeira Daniela Rebouças, usuária do Escala no Einstein.
Para completar, o Escala oferece recursos, como relatórios personalizados, para tomadas de decisão justas para atendimento de pedidos de folgas e trocas, por exemplo, além de permitir que o próprio profissional faça alocações e trocas com os colegas, definindo sua atuação com autonomia.
Avaliação da gestão da força de trabalho
Medir a efetividade da gestão da força de trabalho é essencial para ajustes e melhorias contínuas. Entre os indicadores para apoiar essa tarefa estão absenteísmo no trabalho, horas extras, produtividade por colaborador e aderência à escala. Uma forma fácil de acompanhar essas taxas é por meio dos relatórios Escala, que trazem essas informações e muitas outras.
São dados que permitem identificar gargalos, prever necessidades e otimizar a alocação de recursos. “Em uma planilha convencional você não tem essas informações. Com o Escala é uma forma de controle muito mais sofisticada e que me permite um contato melhor com a minha equipe”, afirma o médico Meton Alencar, usuário do Escala no Hospital São Camilo Crato.
Gestão da força de trabalho: exemplo
A tecnologia WFM Escala é utilizada por instituições de todo o Brasil para fazer gestão da força de trabalho.
Em uma interface intuitiva, por meio do WFM Escala é possível:
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organizar os dias de trabalho e descanso de cada membro da equipe sem afetar a operação;
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saber quanto pagar de acordo com o que foi trabalhado;
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acompanhar a rotina de trabalho (entradas, saídas e movimentações na escala);
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cumprir regras trabalhistas;
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integrar a organização da escala a dados de demanda, evitando desfalques ou excessos;
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ter acesso às melhores opções para coberturas, trocas e folgas, com base em dados;
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garantir a eficiência do serviço.
Veja como hospitais se beneficiam do WFM Escala:
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Evolução da gestão da força de trabalho
A gestão da força de trabalho vem ganhando cada vez mais destaque nas estratégias organizacionais. Hoje, ela vai além da simples contratação ou supervisão e passa pela construção de escalas de trabalho bem planejadas, capazes de equilibrar produtividade, bem-estar e compliance.
Com a transformação digital e as novas formas de organização do trabalho, como o modelo híbrido, essa gestão se tornou mais dinâmica e orientada por dados. Investir em tecnologia para criar escalas inteligentes e flexíveis é uma das formas mais eficientes de alcançar eficiência operacional e engajamento da equipe.
