Quem acha que o mês demora pra passar com certeza não gere escalas de trabalho. Com planejamento, na maioria das vezes, mensal, essa organização toma tempo e todo final de mês é preciso rever registros e conversas para saber o quanto de fato foi trabalhado, já que mudanças são comuns para além do planejamento.
Para ganhar agilidade e assertividade no processo é que cada vez mais instituições têm encontrado meios diferentes para deixar a escala pronta por mais tempo e facilitar as conferências. De pequenas a grandes empresas, otimizar a gestão tem feito a diferença para ganhar eficiência. Saiba mais.
Como deixar a escala pronta
Reconhecido como um dos hospitais mais inteligentes do mundo pelo uso de tecnologias inovadoras, a BP – A Beneficência Portuguesa de São Paulo deixou o tradicional uso do Excel há alguns anos para montar suas escalas.
A instituição recorre agora a sistemas online, e a sua escolha é o Escala, criação do Laboratório de Inovação do Hospital Israelita Albert Einstein e hoje disponível no mercado nacional. “A partir do momento em que passamos a usar o Escala, conseguimos melhorar muito a rotina do organizador e dos profissionais escalados”, relata Thelma Pereira, responsável pela TI da BP.
O grande diferencial é que pelo sistema é possível criar uma escala-base e depois replicá-la fazendo apenas as alterações necessárias. Resultado: muito menos tempo gasto nessa tarefa. “Eu deixo a escala pronta anual, consigo fazer todas as minhas regras, colocar as férias dos profissionais, as licenças e publicar.”
“Eu demorava sozinha para montar todas as escalas mais ou menos uma semana. Hoje, com o Escala, eu levo uns dez minutos”, compartilha Roberta Arneiro, diretora técnica do Hospital Beneficente Moacir Micheletto. “A plataforma ainda possibilita que no final do mês a escala esteja atualizada com todos os plantões que foram modificados, então é muito fácil conferir com o check-in e isso ajuda bastante na contabilidade”, completa.
Passo a passo
Para começar o seu planejamento, você pode solicitar um teste das soluções do Escala. Estão disponíveis os produtos Escala Jornadas, para trabalhadores CLT, e o Escala Plantões, para profissionais liberais.
O próximo passo é configurar pela plataforma as regras válidas na sua instituição. O próprio sistema ajuda a criar as escalas respeitando esses limites e alerta caso durante a montagem algo esteja prestes a sair do planejado. É possível ainda inserir folgas, licenças, férias, ausências. Fica tudo registrado.
Regras atualizadas da jornada de trabalho CLT
As escalas são montadas a partir daí, com a possibilidade de criação da escala-base e posteriores replicações. Com a escala pronta, o organizador pode publicá-la e todos os colaboradores terão acesso a elas de forma online, na web ou em aplicativo no celular.
Será preciso fazer alguma mudança? O organizador ganha a segurança de alertar em tempo real essas alterações via sistema, sem o risco de falhas na comunicação que podem gerar furos e desfalcar a escala. Todos recebem os avisos pelo aplicativo.
Suporte
Para facilitar esse processo, a equipe do Escala oferece um onboarding guiado, ensinando o manuseio do sistema. Dúvidas podem ser sanadas a qualquer momento pelo time de Suporte. Quer saber mais? Faça agora um tour virtual pelos produtos do Escala.
O que não pode faltar na escala pronta
Os dias de turno e descanso e outras informações como férias e folgas em feriados, se aplicável, têm que estar nesse planejamento, além dos dados básicos dos profissionais para reconhecimento e eventual contato.
O que também é muito comum de acontecer, mesmo depois da escala pronta, são pedidos de trocas. A vantagem do Escala é que os próprios colaboradores podem trocar entre si pelo sistema, cabendo ao organizador aprová-las. “Eles sobem as trocas, eu olho se está pertinente e consigo fazer todas as aprovações na minha casa, do celular. Consigo programar tudo isso e facilita muito”, conta Thelma.
Benefícios também ao colaborador
Enquanto o organizador economiza tempo e a empresa conta com uma escala adequada ao atendimento, o colaborador, com a escala pronta com antecedência, consegue se organizar melhor.
Turnos-surpresa estão entre os principais motivos de insatisfação no trabalho, que podem elevar índices preocupantes como de absenteísmo e turnover. Quem consegue se planejar e oferecer previsibilidade sai ganhando.
Facilidades extras
Uma grande contribuição do Escala é que mais do que a escala pronta, a solução oferece uma escala atualizada. Assim, pelo sistema, o organizador consegue saber em tempo real se há áreas super ou subdimensionadas para fazer remanejamentos, se algum colaborador está sobrecarregado, como estão os índices de presença e produtividade e muito mais.
“Eu consigo ver pelo Escala quem está acumulando muitas horas e quem está com menos, então sei quem acionar se precisar de ajuda em algum plantão. Também acompanho as trocas e se algo foge do normal, já me antecipo para resolver”, relata Meton Alencar, coordenador do CTI do Hospital e Maternidade São Francisco de Assis – São Camilo Crato.
Pelo sistema ainda é possível registrar entradas e saídas e ter acesso a relatórios completos que auxiliam na tomada de decisão, já que todas as informações da rotina de trabalho ficam armazenadas no sistema.
Mais um diferencial do Escala Jornadas é a possibilidade de dimensionamento, que mostra o ideal de profissionais por setor de acordo com as regras da categoria (como do Coren para dimensionamento de enfermagem) e mesmo com a previsão de demanda.
Tenha agora uma escala pronta e inteligente. Você pode contactar os especialistas do Escala e ver como a solução pode contribuir com o seu negócio.
