Não importa se o trabalho é presencial ou remoto, a organização é a principal aliada para manter as entregas em dia e alcançar resultados. Com os colaboradores a distância, porém, os desafios podem parecer maiores, mas a verdade é que preparar escala de home office pode ser fácil, mantendo a atualização de posições e entregas. Veja o passo a passo.
Planejamento de escala de home office
Atenção às leis
Mesmo em home office, a jornada de trabalho e a carga horária devem ser cumpridas como o funcionário faria se estivesse na empresa. E continua sendo de extrema importância que a empresa se atente ao controle dos horários de entrada, saída e intervalo dos trabalhadores, o que pode ser feito das maneiras listadas a seguir.
Registro de ponto online
O registro de ponto online funciona por aplicativo de celular, e adotando um sistema como esse é possível controlar o início do expediente, o fim e os intervalos. E são várias as funcionalidades que essas ferramentas possuem para garantir a autenticidade das informações, como reconhecimento facial, sistema de geolocalização e senha. Tudo isso revela se os dados estão mesmo sendo inseridos pelo colaborador em questão, cumprindo os parâmetros de validade.
Controle de geolocalização
Além do registro de ponto como você leu no tópico anterior, a geolocalização possui outras funcionalidades na escala de home office. Por meio dela, você consegue emitir relatórios que comprovam se o seu colaborador realmente esteve alocado no ambiente designado para o trabalho durante as horas estipuladas em contrato.
Monte a escala de home office em ferramentas com acesso simultâneo
Essa é a melhor forma de manter o controle da escala de home office mesmo a distância. Assim, todos se mantêm atualizados e cientes dos seus turnos e presença. Na BP – A Beneficência Portuguesa de São Paulo, esse planejamento e acompanhamento são feitos pelo Escala.
Utilizado pela web ou aplicativo, o sistema funciona de maneira online, e da coordenação aos colaboradores, todos podem acessar a ferramenta para visualizar a escala de home office. O organizador consegue criar a escala por ali mesmo e, se quiser, pode permitir que o colaborador faça trocas com os colegas via aplicativo e envie solicitações e justificativas de ausência.
“Eu consigo da minha casa saber quem está escalado e posso deixar a escala do ano inteiro pronta”, conta a coordenadora de TI da BP Thelma Pereira, em registro da experiência com o Escala para a Saúde Business.
As informações ficam centralizadas na plataforma, com tecnologia na nuvem. A empresa ainda escolhe a versão do Escala específica para o seu time que irá utilizá-la: o Escala Jornadas, para trabalhadores em regime CLT, ou o Escala Plantões, para profissionais liberais. Cada solução é configurada com as regras e limites trabalhistas válidos na empresa, garantindo que a escala seja montada respeitando os aspectos legais.
Para completar, pelo sistema é possível registrar entradas e saídas, notificar mudanças para todos e ter acesso a relatórios atualizados do quanto foi trabalhado por cada um. Isso ajuda em tomadas de decisão e mantém o controle da operação em dia.
Para times menores
O Escala está disponível para empresas de no mínimo 10 colaboradores. Para times menores, oferecemos gratuitamente uma planilha que pode ser utilizada em Excel. As instruções para uso estão no próprio arquivo, que pode ser baixando clicando no banner:
Checklist da escala de home office eficiente
Em resumo:
- Esteja ciente da legislação trabalhista sobre a escala utilizada, seus limites de horários de expediente, descansos e intervalos. É preciso respeitar todos eles.
- Esteja bem assessorado com o uso de ferramentas para acesso online e simultâneo, para acompanhar em tempo real as movimentações dos colaboradores.
- Tenha atenção a detalhes como férias e licenças, para garantir a cobertura da escala de home office mesmo nesses períodos de ausências.
- Dependendo do segmento da empresa, também vale se atentar aos horários de pico na demanda para manter sempre um atendimento adequado.
