Imagine a recepção de um hospital abarrotada de gente. Alguns preenchem fichas à mão no balcão, outros se acumulam esperando para serem chamados pelo nome, enquanto funcionários correm por todo o ambiente, caótico e desorganizado. Uma cena como essa, de superlotação nos hospitais, infelizmente ainda é comum, resultando em denúncias de mau atendimento e problemas estruturais. Mas a boa notícia é que estão cada vez mais acessíveis recursos para deixar esse problema no passado.
O chamado hospital do futuro tem se tornado uma realidade cada vez mais frequente. Nele, fica fácil acompanhar colaboradores e pacientes, em uma assistência mais aprimorada, usando, inclusive, um equipamento que quase todo mundo tem: o celular. “Hoje está tudo nele”, diz o médico intensivista Meton Alencar, coordenador do CTI do Hospital e Maternidade São Francisco de Assis, de Crato (CE), que investiu em inovação e se tornou nacionalmente reconhecido pela eficiência em tratamento intensivo.
A instituição tem hoje suas escalas de trabalho todas em sistema na nuvem. Gestores e colaboradores possuem acesso instantâneo a elas pelo celular, com mudanças atualizadas em tempo real. Trocas são feitas em poucos cliques e relatórios completos de produtividade e pagamentos estão facilmente disponíveis.
“Eu consigo ver quem está acumulando muitas horas e quem está com menos, então sei quem acionar se precisar de ajuda em algum plantão”, relata Meton, que zerou o absenteísmo e aperfeiçoou o atendimento através dessa organização mais completa e moderna.
E, em suma, o hospital moderno é assim: aquele que investe em instrumentos tecnológicos para aumentar a eficiência, ao passo em que reduz custos e corta riscos para o paciente, que ganha em atenção e um melhor atendimento. São essas ferramentas a chave contra a superlotação nos hospitais, desfalques de recursos e falhas assistenciais. Para isso, há mais do que algumas soluções disponíveis. Nós listamos abaixo.
A tecnologia como aliada contra a superlotação nos hospitais
Telemedicina
A telemedicina vem ajudando a combater a superlotação nos hospitais há muito tempo. Ela foi definida pelo Conselho Federal de Medicina em 2002, mas tem registros de uso no Brasil desde a década de 1990 e, em outros países, a partir da década de 1960.
O atendimento é feito a distância, por plataforma de vídeo, mediante horário marcado. Esse procedimento facilita a triagem de doenças, o encaminhamento a especialistas, a confecção de laudos e o pedido de exames. O espaço físico do hospital, enquanto isso, fica restrito aos casos que realmente exigem presença.
Dados publicados pela MIT Technology Review dão um panorama do uso da telemedicina. O Hospital Israelita Albert Einstein, em São Paulo, fez 451,3 mil atendimentos por meio virtual entre 1 de março de 2020 e 31 de dezembro de 2021. O tempo médio de espera dos pacientes foi de meros três minutos. E 85% dos casos foram solucionados.
Manejo da capacidade de demanda
É uma análise importada de outros ramos do setor de prestação de serviços e que serve para indicar em que momento o sistema está prestes a não dar conta da demanda. Isso permite à equipe fazer intervenções precisas para compensar ou balancear os setores.
O manejo, portanto, passa pelo mapeamento correto de todo o funcionamento do hospital. Quantos médicos por plantão? Quantas salas para atendimento? Quantos pacientes podem ser triados por hora? Quantos leitos estão disponíveis?
Assim, a tecnologia pode se fazer muito útil através de sistema computadorizado de rastreamento dos pacientes, e de controle de entradas, saídas, procedimentos e internações, avisando sempre que houver alguma sobrecarga.
Citando mais um exemplo do Hospital Israelita Albert Einstein, eles possuem um sistema próprio que combina os dados de ocupação de leitos e profissionais disponíveis otimizando o dimensionamento. E essa tecnologia já está disponível para qualquer instituição. “Isso me permite ajudar os meus colegas em outros plantões e ter uma dimensão geral, simplesmente olhando no celular”, relata o enfermeiro Roberto Oliveira, que usa o sistema em seu trabalho no interior de São Paulo, na Unimed Botucatu.
Separamos pra você:
Mais cases de tecnologia na Saúde
Regras atualizadas de dimensionamento de enfermagem
Histórias reais de instituições que chegaram ao topo inovando a gestão hospitalar
Prontuário eletrônico
Aqui temos uma ferramenta que mudou a rotina dos hospitais. O prontuário médico é o documento que traz todas as informações a respeito de um paciente. Esse registro histórico é muito importante para orientar os profissionais de saúde na busca por soluções.
No passado recente, ele era feito de papel, transportado e armazenado fisicamente. Mas, agora, a adoção de sistemas de prontuário eletrônico do paciente (PEP) no Brasil tem transformado essa realidade, conferindo mais segurança. Hoje, esse documento é atualizado em tempo real e acessado com muito mais facilidade.
Completos, esses sistemas oferecem uma série de funcionalidades muito relevantes. É possível, por exemplo, anexar documentos como exames e permitir notificações, centralizando os registros e mantendo paciente e profissionais atualizados.
E quanto à adesão, segundo a última pesquisa TIC Saúde, que lista o uso de tecnologia nos estabelecimentos de saúde brasileiros, 45% das instituições mantêm informações clínicas e cadastrais nos prontuários dos pacientes em formato eletrônico.
Sistemas de WFM
Workforce management, ou apenas WFM, significa gestão da força de trabalho. Cada vez mais presentes nas instituições de saúde, os sistemas de WFM, portanto, dimensionam e gerenciam equipes com o objetivo de maximizar a capacidade produtiva, gerando eficiência e otimizando a performance.
É o caso do exemplo citado no início do artigo. Sistemas de WFM gerem turnos, folgas, pagamentos, produtividade. A escolha do hospital de Crato, e de cada vez mais instituições brasileiras, é pelo Escala, desenvolvido no Laboratório de Inovação do Hospital Israelita Albert Einstein.
Para profissionais liberais, o Escala Plantões é o produto ideal, um sistema completo de gestão de plantonistas por meio do qual é possível montar escalas e saber exatamente quanto cada um trabalhou e tem a receber.
Outra opção é o Escala Jornadas, configurado com a CLT, que oferece controle sobre profissionais que atuam nesse regime. O próprio sistema informa caso alguma regra esteja prestes a ser infringida ao montar a escala, respeitando os limites trabalhistas.
Conflitos de escala, controle de banco de horas e horas extas, trocas de turno, tudo é gerido facilmente pelos sistemas de WFM do Escala, um acompanhamento que tem feito a diferença para lidar com a superlotação nos hospitais.
O grande diferencial é que esses sistemas otimizam tarefas, padronizam a comunicação e usam inteligência de dados que favorece tomadas de decisões. O resultado é o ganho de tempo, aumento da transparência nas relações trabalhistas e uma assistência mais assertiva à demanda, sem sobrecarga.
“Antes do Escala, eu demorava sozinha para montar todas as escalas do hospital mais ou menos uma semana. Hoje eu levo uns dez minutos”, conta Roberta Arneiro, diretora técnica do Hospital Beneficente Moacir Micheletto, de Assis Chateubriand (PR).
“Eu tenho as informações à pronta-mão, o paciente não precisa esperar, é possível acionar o médico rapidamente. O Escala atinge quem trabalha e, lá na ponta, também temos um ganho enorme para o paciente”, complementa a coordenadora de TI da BP, Thelma Pereira.
E se a superlotação nos hospitais é um problema comumente associado ao serviço público, vale saber que a adesão à inovação para transformar esse cenário é a aposta de instituições como do melhor hospital público do Brasil, o Hospital Estadual Sumaré.
“A informação fica muito mais limpa e o médico tem acesso à escala atualizada onde ele estiver”, conta o CEO Mauricio Perroud Jr. A parceria com o Escala ajuda até na definição de políticas internas, pois é possível acompanhar a produtividade de perto. Isso reforça o comprometimento de profissionais à entidade, mais um aspecto que faz toda a diferença na assistência.
Sabia que a sua instituição também pode contar com a tecnologia do Escala? Caso tenha se interessado em saber mais sobre as funcionalidades das soluções, fale com os especialistas da ferramenta. Eles irão ouvir a sua necessidade e entender como será possível contribuir com o seu trabalho. Que tal se tornar mais um case de inovação na Saúde?
Conclusão
Como você viu, entre seus diversos benefícios, a tecnologia é mais uma aliada contra a superlotação nos hospitais. Tarefas burocráticas e administrativas, feitas com ferramentas automatizadas, liberam tempo dos profissionais de saúde para o atendimento e ações estratégicas. Isso otimiza a assistência.
“O Escala nasceu no hospital, portanto está em nosso DNA tirar o fardo administrativo da gestão das escalas e liberar mais tempo dos profissionais de Saúde para o que mais importa: o cuidado”, afirmou o CEO do Escala, Vinicius Lima, à Medicina S/A. Para completar, o sistema, como armazena registros, oferece segurança de dados evitando retrabalhos e erros de processos manuais.
Com gestão inteligente de trabalho, as escalas são inteiramente cobertas, tornando o atendimento melhor preparado para dar conta da demanda, evitando a temida superlotação nos hospitais, riscos assistenciais e sobrecarga nos colaboradores.
“Queremos cumprir a missão de entregar uma tecnologia importante para o setor da Saúde se livrar do fardo administrativo que é a gestão das escalas de trabalho e assim melhorar o dimensionamento do quadro dos funcionários da assistência, gerando economia e eficiência para a organização”, conclui Vinicius.
