A organização de uma empresa passa diretamente pela adequada gestão de escalas de trabalho dos funcionários, afinal, é preciso que ela esteja alinhada com a demanda para garantir o pleno funcionamento da operação.
Mas não para por aí: outro aspecto fundamental é se atentar à legislação trabalhista para cuidar da gestão de escalas, porque existem certos limites respaldados pela lei que não podem ser deixados de lado.
E se você é responsável por essa tarefa na sua empresa, como costuma fazê-la? Entre os modelos mais conhecidos estão planilhas (em papel, lousa ou Excel) ou até mesmo calendários virtuais e grupos no WhatsApp. Mas ao ter que lidar com pontos de atenção como o excesso ou a falta de profissionais suficientes para atender a demanda, além de incoerências no registro de pontos e cumprimento de horários de acordo com a CLT, essa organização costuma gerar problemas.
Para resolver, a dica é contar com o apoio da tecnologia. Hoje em dia existem aplicativos que otimizam a gestão de escalas e resolvem conflitos de agenda em segundos, sem infringir as regras trabalhistas. Quer saber mais? Continue a leitura.
Benefícios de fazer gestão de escalas com tecnologia
1. Evitar processos trabalhistas
Dentre as principais causas de ações trabalhistas em nosso país estão a cobrança de verbas rescisórias, recolhimento de FGTS e do adicional de atividades consideradas insalubres, além, é claro, de um famoso conhecido do trabalhador e gestores de RH: o pagamento de horas extras.
Quando o funcionário trabalha além do limite estabelecido em contrato, geram-se horas extras e estas devem ser devidamente pagas pela empresa. O problema é que quando não há controle da gestão de escalas, a falta de registro de ponto atrapalha o acompanhamento das horas extras realizadas e o valor a ser pago por elas, condições que podem levar o trabalhador a processar a empresa.
Agora, quando é feita uma gestão de escalas com eficiência, é possível acompanhar de perto se a jornada está sendo cumprida e, com isso, evitar processos trabalhistas (além do esgotamento profissional).
A vantagem de contar com aplicativos para otimizar a gestão de escalas passa diretamente pela questão das horas extras. Soluções como as desenvolvidas pelo Escala permitem a configuração do gestor segundo as regras válidas na empresa. Conclusão: se ao montar uma escala o organizador quiser escalar alguém que já cumpriu seu limite, a ferramenta sinaliza. Uma mão na roda, vamos combinar?
2. Controle de faltas (absenteísmo)
Empresas com grande número de funcionários e diferentes opções de turnos e escalas de trabalho costumam, em sua maioria, sofrer com a ausência não programada dos colaboradores, seja por faltas, atrasos ou saídas antecipadas.
E esse grande problema, conhecido como absenteísmo, gera prejuízos que vão além da queda de produtividade. Segundo estudo divulgado pela Circadian, o excesso de faltas não previstas custa para o empregador, só nos Estados Unidos, US$ 2.660 por colaborador por ano. Estamos falando de de US$ 266 mil por ano para uma empresa com 100 pessoas.
Gerenciar as faltas, portanto, além de extremamente necessário, ajuda a manter as finanças e a gestão do time no caminho certo. E aí vem mais um motivo para contar com a tecnologia para fazer a gestão de escalas: como as informações ficam armazenadas no sistema, é possível fazer os fechamentos no final do mês sem erros.
Sem contar que utilizando esses aplicativos as escalas são publicadas com antecedência. Quando o colaborador tem previsibilidade dos dias trabalhados e das folgas, a tendência é reduzir faltas e atrasos, já que ele consegue se programar previamente.
3. Menos desgaste para as equipes
Você já viu que as horas extras podem ser um problema para empregados e empregadores, uma vez que gera desgaste no profissional e pode desencadear processos trabalhistas. Mas, além disso, ela pode acarretar outros prejuízos. Quem trabalha demais pode ter, por exemplo, o relacionamento com os colegas afetado, já que a sobrecarga de trabalho (ainda que por iniciativa do colaborador) costuma gerar ansiedade, intolerância e insatisfação profissional e pessoal, o que afeta o convívio com outras pessoas.
Portanto, ao fazer a gestão de escalas com eficiência, isso influi diretamente no chamado employee experience, ou seja, na experiência do colaborador durante o seu período na empresa. Se o objetivo do negócio é conquistar melhores resultados, a empresa também deve fazer a sua parte oferecendo condições de trabalho justas e transparentes.
4. Mais agilidade
Quantas horas você costuma utilizar para organizar as inúmeras planilhas da equipe? Com a otimização desse processo por meio da tecnologia, você elimina a burocracia e torna a gestão de escalas mais simples.
Quando essa organização é feita de forma manual, constantemente chegam pedidos que fazem a escala mudar. É alguém que pediu pra trocar, um profissional que faltou, outro que precisou sair mais cedo e o turno fica descoberto…
Com as soluções do Escala é diferente: o organizador cria as escalas (o que pode ser feito por interface web) e publica. Cada colaborador, pelo aplicativo do Escala no seu celular, visualiza a escala. Dessa forma, a negociação de trocas é feita de modo mais prático, já que podem ser sugeridas pela equipe segundos após a divulgação da escala. Em poucos cliques, o organizador pode aceitar ou vetar esses pedidos, e tudo é atualizado em tempo real para todos.
5. Menos turnover
O turnover mede a rotatividade dos funcionários, relacionando a quantidade de demissões e de admissões em determinado período. Com esses indicadores, uma empresa que registra altos índices de turnover começa a enfrentar diversos problemas em relação à sua imagem e à qualidade de processos.
E entre as principais causas do turnover estão justamente a falta de transparência na gestão de escalas. Com um sistema que deixe as escalas visíveis para todos, esse conflito é resolvido. Controlando as horas trabalhadas, ainda haverá menos desgaste físico e mental (mais uma causa comum de turnover).
A falta de reconhecimento profissional é mais um fator que costuma levar os colaboradores a pedidos de desligamento. E sabia que uma boa gestão de escalas também pode evitar esse problema? O Escala oferece relatórios que permitem que o gestor acompanhe seus colaboradores, visualizando, por exemplo, aqueles mais disponíveis a assumir intercorrências. Esses dados podem ser bastante úteis no fornecimento de métricas para estabelecer programas de benefícios e de reconhecimento, um aspecto importante para reter talentos.
Um dos nossos clientes, o Hospital Estadual Sumaré, aposta nos relatórios do Escala para aprimorar os programas oferecidos aos funcionários. Veja a entrevista com o diretor-superintendente Mauricio Perroud Junior sobre a experiência com a nossa solução.
É da área hospitalar? Listamos os benefícios da gestão de escalas para os hospitais na Medicina S/A
6. Aumento do ROI
O retorno sobre investimento permite saber quanto dinheiro a sua empresa perde ou ganha com os investimentos que realiza. Assim, o ROI é um indicador que fornece o resultado de campanhas, além de mensurar o custo com novas ferramentas e treinamentos para a área. Por meio dele, você pode identificar quais investimentos valem a pena e como otimizar aqueles que já estão funcionando para que possam performar ainda melhor.
Nós fizemos a análise de resultados da adoção do Escala em um hospital de grande porte de São Paulo e, ao cruzar entrevistas qualitativas com o cliente e dados de uso da plataforma ao longo do período de contratação, conseguimos gerar um ROI de 521% para o hospital.
Você pode ver esses e outros resultados no nosso e-book sobre esse case de sucesso, que reforça a importância da tecnologia na gestão de escalas para trazer mais resultados e recursos para as organizações.
Saiba mais sobre a calculadora de ROI do Escala
Viu como fazer a gestão de escalas com o apoio da tecnologia só tem a contribuir com o seu negócio? E se as soluções do Escala parecem fazer sentido para você, fale com a nossa equipe e veja como podemos ajudar a sua instituição.
