Dentre as ferramentas estratégicas mais utilizadas na atualidade nas áreas de gestão de pessoas e recursos humanos (RH), a cultura de feedback tem se mostrado bastante assertiva e de grande valor para lideranças, organizações e colaboradores. A palavra em inglês que pode ser traduzida como “retorno” refere-se à devolutiva de informação a alguém sobre o seu desempenho, com o objetivo de orientar e estimular melhorias.
Uma empresa com uma cultura de feedback bem estabelecida mostra que valoriza, para além do olhar institucional e profissional, o aspecto humano. A gestão de pessoas através da inteligência emocional, tão cobrada nas lideranças nos últimos anos, tem encontrado no feedback uma valiosa ferramenta cujas consequências vão da melhoria da saúde mental dos profissionais ao próprio balanço da empresa, já que resultados nos negócios estão diretamente ligados à satisfação da força produtiva.
A seguir, entenda mais sobre a importância da cultura de feedback e como trabalhar e utilizá-la para melhorar relacionamentos e a produtividade da equipe.
O que é feedback
Feedback é o processo de emitir uma informação ou avaliação sobre um comportamento, desempenho ou tarefa que já foi realizada, por uma segunda pessoa, esperando uma resposta dela quanto à interpretação do que foi emitido e o resultado da ação.
É o processo interligado de orientação com absorção da informação passada e elaboração de um plano concreto para obter um resultado melhorado, o que pode ser considerado também uma reação a um estímulo.
Trata-se de uma forma de comunicação entre pessoas que busca aprimorar o desenvolvimento dos envolvidos. É uma ferramenta totalmente necessária para realizar uma excelente gestão de pessoas, aumentar o engajamento de toda a empresa e melhorar a performance dos colaboradores.
A importância do feedback
Colaboradores que não recebem feedbacks constantes não conseguem identificar se o seu trabalho, suas atividades ou mesmo o comportamento adotado estão sendo exercidos de maneira adequada, inclusive dentro das políticas internas das suas empresas.
Imagine um enfermeiro que trabalha em um hospital há 15 anos e que durante esse período exerceu as atividades sempre da mesma forma – criou uma rotina, não procurou se aprofundar em métodos que poderiam melhorar sua performance e sempre achou que o que fazia era suficiente. Além disso, acumulou uma série de insatisfações com a empresa.
Seus líderes, por sua vez, não se preocuparam em reunir informações sobre as atividades e responsabilidades inerentes ao cargo dele para compartilhar os comportamentos e habilidades que poderiam ser melhorados, assim como os pontos positivos de tê-lo como colaborador. Tampouco estavam preocupados com sua saúde e com o desenvolvimento de suas capacidades.
Tudo isso, evidentemente prejudicial a todos, poderia ter sido evitado se a empresa tivesse adotado uma cultura de feedback, onde todos têm direito à fala, troca de experiência, diálogos baseados no respeito, empatia e inteligência emocional, servindo para explorar diversas saídas para tornar o ambiente de trabalho mais saudável e produtivo.
Através de feedbacks constantes, é possível acompanhar o desenvolvimento de cada colaborador, e assim, trabalhar em cima de suas competências e habilidades, identificar em qual área eles têm mais a agregar e estimulá-los no que fazem de melhor.
Como criar uma cultura de feedback
Planeje-se
Antes de iniciar um feedback, o gestor precisa saber exatamente os pontos que precisam ser passados ao seu funcionário. Então, antes de qualquer coisa, é preciso estruturar o feedback, reunir dados anteriores, identificar no que o colaborador melhorou e o que deixou a desejar, comportamentos recorrentes e, assim, planejar o que deve ser dito.
Também é preciso avaliar o momento certo de aplicação. Muitas empresas fazem o feedback quando é concluído o período de entregas maiores, como por trimestre. Isso ajuda a verificar o que funcionou e o que aperfeiçoar para o próximo planejamento.
Use os tipos de feedback
Comece com o feedback de reconhecimento, cuja função é o receptor sentir que valeu a pena o seu esforço. Abra o diálogo destacando os aspectos positivos do trabalho do colaborador e reforce o que tem funcionado.
Os outros dois tipos de feedback podem ser aplicados em seguida, que são os de avaliação e orientação. Respectivamente, tratam-se de uma análise das entregas e do compartilhamento de sugestões de direção para as próximas.
Ressaltar as qualidades de cada colaborador é uma boa forma de abrir os feedbacks. Independente dos pontos que ele tem a melhorar, mostrar para o funcionário no que ele é bom aumenta sua motivação e vontade de crescer.
E lembre-se: saber escutar é uma virtude. O colaborador também tem o direito de falar. Nessas horas, atente-se aos detalhes – muitas vezes, ele quer se aperfeiçoar em outra área, mas tem vergonha de dizer. Ou pode ter passado por um constrangimento e está com medo de comunicar. Cabe ao gestor tentar encontrar essas informações para modelar e flexibilizar os métodos de trabalho, encontrar saídas para que comportamentos ruins não sejam levados adiante, melhorar a comunicação e trazer confiabilidade a todos.
Cuide para que seja assertivo
Para que um feedback seja efetivo, é necessário estar sempre acompanhando as atividades, responsabilidades e comportamentos do colaborador que o recebeu. E, na hora de fazê-lo, atente-se à forma como se fala, ao tom de voz e à linguagem corporal. Tudo isso faz grande diferença na maneira como um colaborador aceita e compreende o feedback. Vale, inclusive, manter os mesmos tom de voz e postura do início ao fim para mostrar segurança e autoridade nas informações passadas.
Entenda, também, que os seres humanos não são todos iguais, portanto, cada um pode lidar de maneiras diferentes com o feedback que receberá. Além disso, lembre-se de que todos possuem qualidades e defeitos, e que cada pessoa pode ser ótima em determinada função e não ser tão boa assim em outra, e que isso não precisa ser um problema.
Quando um gestor entende esses pontos, ele passa a ser mais empático com cada membro da equipe e sentir suas dores. A partir disso, encontrará a maneira mais adequada para falar com cada um, e este é o básico para aplicar bons feedbacks.
Incentive para todos
O feedback não deve ser somente de um gestor para com um colaborador. A empresa no geral precisa receber e dar feedbacks contínuos, para aperfeiçoar o ambiente de trabalho, as metodologias utilizadas e identificar competências. Os feedbacks também podem ser abertos ao público-alvo da organização através de pesquisas de satisfação e reviews, para auxiliar na melhora de seus produtos e serviços.
Mostre seus benefícios
Colete indicadores que reforcem o feedback, ou seja, dados que apresentem a melhora técnica, comportamental e motivacional do colaborador ou do gestor após o retorno recebido. Isso vai engajar a equipe e ajudá-los a compreender, na prática, os motivos por trás da cultura de feedback.
Explore a aplicação
Apresente planos de ação a partir do feedback, mostrando que se trata de um processo contínuo que não se restringe a palavras, mas a um planejamento concreto de ações que resultarão em melhores condições de trabalho.
É muito importante que quem receba o feedback saiba para o que de fato ele funciona, e assim compreenda que esse meio de comunicação é essencial para sua evolução e produtividade dentro da organização e também para sua vida pessoal.
Uma boa prática é ensinar os colaboradores sobre a cultura de feedback logo de início, incluindo uma apresentação sobre o assunto em seu onboarding, por exemplo.
O que não fazer na hora de dar feedbacks?
O momento do feedback não pode ser uma “tortura”, pesado emocionalmente ou constranger colaboradores e gestores. Ao invés disso, é um tempo descontraído, um diálogo assertivo, sem comunicação violenta, para falar sobre assuntos de extrema importância profissional de maneira leve, descontraída e eficaz.
Porém, sabemos que nem sempre é assim. Se os colaboradores ou gestores estiverem sobrecarregados, a probabilidade de um feedback acabar em atrito é grande. Pensando nisso, um gestor nunca pode se exaltar ao aplicar um feedback. Ele não pode utilizar palavras de baixo calão e muito menos humilhar um funcionário que cometeu uma falha em seu trabalho. O assédio no trabalho pode causar traumas psicológicos irreversíveis; não leve o feedback a esse tipo de situação.
Por mais que seja importante aplicar um feedback sobre um episódio constrangedor em um momento próximo ao ato, é mais importante ainda que ele não seja feito enquanto os envolvidos estejam emocionalmente afetados pelo ocorrido.
Um feedback particular também não pode ser aplicado em meio a outros colegas, porque isso pode causar constrangimentos. Seja para elogiar ou aplicar uma medida disciplinar, tratar de assuntos particulares do colaborador devem ser feitos em ocasiões privadas.
Outras situações que devem ser evitadas:
– o gestor não se preparar devidamente;
– não aplicar o feedback no momento certo (deixa passar oportunidades);
– levar em consideração a opinião dos outros e não a própria;
– se apoiar em opiniões pessoais e não profissionais;
– não apontar o que precisa ser feito e melhorar;
– fazer o feedback com raiva;
– transmitir sensação que não se importa com colaborador;
– terminar com ameaças como “é sua última chance!”
Conclusão
A cultura de feedback dentro de uma empresa é de suma importância para manter um bom relacionamento entre colaboradores, gestores, clientes e o negócio em si. Ela também é fundamental para identificar o quanto cada colaborador está engajado com a missão e valores da empresa.
Recíprocos, são nos feedbacks que cada um saberá o que tem a melhorar e é também por meio deles que a liderança consegue verificar se o colaborador está bem psicologicamente. Muitas vezes o desempenho pode estar abaixo do esperado devido a problemas pessoais que afetam o trabalho, ou até mesmo por questões dentro da própria empresa que o trabalhador não sabe como tratar. No feedback, ao observar esse contexto, o gestor tem a oportunidade de traçar um plano de ação junto com o colaborador em prol de melhorias.
Em resumo, sem uma cultura de feedback é muito difícil fazer com que haja entendimento e engajamento na relação empresa-colaborador. Através desses bate-papos, dessa troca de experiências e sugestões, gestores e colaboradores se aproximam, melhoram o clima organizacional e criam conexões para pedir sugestões e apresentar ideias sem medos ou ameaças. E, principalmente, traçam estratégias para exercerem suas atividades com maior qualidade técnica e eficácia nos resultados.
