Imagine que um paciente entre em contato com um laboratório pela necessidade de fazer exames de rotina e, no processo de agendar os procedimentos, fazer a coleta necessária e pegar os resultados, ele perceba que há ali uma desorganização que o fez perder tempo.
Qual é a segurança que ele terá para retornar uma próxima vez? A importância da escala de atendimento reside exatamente em aumentar a eficiência interna e refletir na prestação do serviço. É passar a experiência de uma medicina diagnóstica séria, preparada e responsável.
O peso disso tudo é enorme no resultado final do laboratório. E graças à tecnologia, há maneiras modernas e mais certeiras de fazer essa gestão sem depender de planilhas à mão, papeladas e telefonemas desencontrados. Veja sugestões para uma escala de atendimento verdadeiramente eficaz.
Montando uma escala de atendimento no laboratório
Determine o horário de trabalho
Laboratórios em geral abrem cedo, já que certos exames precisam ser feitos em jejum, permitindo a coleta assim que o paciente acorda, antes de ir para o trabalho. E também há laboratórios que funcionam 24/7, atendendo exames de emergência.
Determinar o horário de funcionamento a partir da demanda que se deseja atender é o primeiro aspecto a ser levado em conta para montar a escala. Com essa definição, é possível avaliar quantos colaboradores serão necessários em cada turno e quais horários eles estarão disponíveis, respeitando os limites da jornada de trabalho.
Veja qual tipo de escala atende melhor sua demanda
A lei trabalhista brasileira, por um lado, impõe uma série de limitações para duração do trabalho. Mas por outro, permite certa flexibilidade para distribuir as horas mensais de diferentes maneiras, de acordo com a necessidade e as especificidades de cada estabelecimento.
Assim se formam as escalas de trabalho, e há muitas opções, desde as mais tradicionais escalas 5×2 ou 6×1 (com cinco e seis dias de trabalho, e dois e um de descanso, respectivamente) até escalas como 12×36, comum em operações ininterruptas.
É preciso avaliar qual escala atende a demanda de trabalho e, a partir daí, conferir as regras de cada tipo e categoria, para implementá-la sem erros. Para saber mais sobre o assunto, clique no banner abaixo e baixe um e-book gratuito do Escala em parceria com a Convenia que vai te ajudar a identificar e implementar a escala de atendimento ideal.
Recorra a recursos que facilitem a gestão
Aqui, a tecnologia é chave. Para que recorrer a planilhas escritas e rasuradas se há opções muito mais rápidas e infinitamente mais eficientes? Evite erros, minimize perda de tempo e recursos e aproveite tudo que a evolução tecnológica tem a oferecer.
Nesse sentido, o Escala, uma startup que nasceu dentro do laboratório do Hospital Israelita Albert Einstein, tem a expertise para oferecer boas opções: o Escala Jornadas, direcionado para equipes CLT, e o Escala Plantões, para profissionais liberais.
Com sistema na nuvem, essas ferramentas fazem escalas online, permitindo o controle e acompanhamento pela web ou pelo celular. As atualizações na escala são de forma simultânea, assim todos ficam com as informações atualizadas.
Os ganhos do uso dessas tecnologias se espraiam por todas as áreas a ponto de transformar para melhor a gestão de escala de atendimento. Basta dizer que ambos permitem a organização interna preservando o alinhamento às normas trabalhistas.
O Escala Jornadas ainda tem algoritmo capaz de avaliar o número ideal de pessoas trabalhando, as preferências individuais da equipe e a quantidade total de folgas permitidas em poucos segundos, contribuindo com a escala de atendimento perfeita. Teste agora!
Mantenha uma comunicação eficaz
Precisa realocar algum funcionário? Será necessário alterar a escala de atendimento. Usando o Escala esse remanejamento e comunicação são eficazes e imediatos, com atualização em tempo real e envio de notificação via aplicativo para todos os envolvidos.
Todos os colaboradores conseguem rapidamente saber quem está trabalhando, em qual departamento e quais os dados para contato. E o gestor ainda pode, pelo sistema, substituir profissionais, gerenciar negociações e criar anúncios de cobertura em turnos de colaboradores que comunicaram ausência.
Conheça histórias de quem já transformou a escala de atendimento com o Escala:
Centro Oftalmológico de Minas Gerais
Evite conflitos
A gestão da escala de atendimento tem, realmente, o potencial de alterar a rotina dos trabalhadores e gerar conflitos por causa de horários e funções. Esse é outro ponto que pode ser otimizado graças à tecnologia.
O Escala Jornadas permite que os colaboradores declarem preferência de folga e, na hipótese de conflitos, indica os melhores parâmetros para uma tomada de decisão justa. E se o gestor preferir, permite até que a folga seja sorteada.
A solicitação das folgas também é feita de maneira automatizada, o que evita aquele tete-a-tete muitas vezes desconfortável. Essas alterações podem ou não passar pela aprovação do organizador da escala. Por qualquer ângulo, não se perde a visão global do funcionamento do laboratório.
Faça um teste
Planejar e executar não são tarefas tão simples se elas passam pelo negociar, realocar e indeferir. Por isso, quanto mais ferramentas úteis à mão, mais eficiente será a condução dessas atividades. E lembre-se: com o uso da tecnologia, você ainda ganha informações reais, permitindo uma gestão estratégica aliada a dados.
Nesse sentido, o Escala oferece soluções completas para gestão de clínicas e laboratórios, atendendo a profissionais CLT e autônomos. Fale com os nossos especialistas e saiba como podemos ajudar a sua instituição a otimizar ainda mais o controle da escala de atendimento.
