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Viviane Lopes, diretora técnica do Femme, conta que recorria a ferramentas como o Word e o Google Agenda para montar as escalas de trabalho no laboratório. O problema é que o processo era trabalhoso, principalmente quando havia solicitação de trocas, pois nem todos viam as alterações a tempo.
E a situação ficou ainda mais desafiadora com o aumento do número de colaboradores. Então coordenadora do setor de ultrassonografia, Viviane viu sua equipe ir de oito médicos para cerca de 60. À procura de uma solução, em uma pesquisa na internet a profissional se deparou com o Escala Plantões.
Criada no Laboratório de Inovação do Hospital Israelita Albert Einstein, a ferramenta surgiu para atender a demanda interna do HIAE, focada inicialmente em gestão de plantões hospitalares. O que o Femme precisava, contudo, era um pouco diferente. A necessidade era mais um gerenciamento de agendas, sem certas particularidades dos plantões como os horários fixos, por exemplo.
Mas embora mais complexa, a demanda pôde ser atendida pela HRTech – e ainda sob medida. “Primeiro houve uma entrevista, a equipe do Escala entendeu a nossa necessidade e adaptou o produto”, recorda Viviane. Resultado? “A experiência mudou da água pro vinho”, atesta a diretora.
Fundado em 1974 e pioneiro em medicina diagnóstica voltada exclusivamente à saúde da mulher, o Femme conta com um corpo clínico de diversas especialidades. O Escala Plantões é utilizado pelas equipes de ultrassonografia e de colposcopia do laboratório, que está situado em diversas regiões da cidade de São Paulo. Ao todo, são cerca de 300 profissionais que fazem uso da ferramenta.
“Com o Escala melhorou bastante a independência dos médicos”, destaca Viviane. Isso porque no aplicativo eles mesmos fazem as trocas de escalas e o gestor dedica-se a gerenciá-las. “Só na ultrassonografia temos cerca de 180 médicos, então precisaria ter pelo menos umas três pessoas fazendo a escala. Hoje temos só uma e ela consegue fazer a gestão das nossas 14 unidades, de todos os médicos.”
A diretora destaca que entre os maiores benefícios do uso da ferramenta estão a padronização da comunicação e a visualização da gestão da escala. O aplicativo virou o meio oficial de divulgação de informações e o tempo gasto na montagem de escalas reduziu, no mínimo, pela metade. Além disso, outros times como o de call center se beneficiam da ferramenta, pois a utiliza na abertura de agendas.
“A gente tinha um problema, o Escala tinha uma solução, vamos dizer, de uns 70% de poder resolver o problema, mas a empresa conseguiu chegar a 100% de resolução”, resume Viviane.
Veja como o Escala também pode contribuir com o seu trabalho
