Femme – Laboratório da Mulher otimiza gestão das suas 14 unidades com o Escala​

14 unidades, quase 300 médicos e a necessidade de ter sempre um profissional a postos para oferecer um atendimento de ponta. É sob essa demanda que o Escala atua no Femme – Laboratório da Mulher desde 2018. E a partir dessa parceria, o tempo dos profissionais do laboratório foi otimizado, a comunicação entre gestores e colaboradores ganhou transparência e o direcionamento de equipes ficou mais alinhado.

Hora de mudar

Viviane Lopes, diretora técnica do Femme, conta que recorria a ferramentas como o Word e o Google Agenda para montar as escalas de trabalho no laboratório. O problema é que o processo era trabalhoso, principalmente quando havia solicitação de trocas, pois nem todos viam as alterações a tempo. 

E a situação ficou ainda mais desafiadora com o aumento do número de colaboradores. Então coordenadora do setor de ultrassonografia, Viviane viu sua equipe ir de oito médicos para cerca de 60. À procura de uma solução, em uma pesquisa na internet a profissional se deparou com o Escala Plantões.

Solução sob medida

Criada no Laboratório de Inovação do Hospital Israelita Albert Einstein, a ferramenta surgiu para atender a demanda interna do HIAE, focada inicialmente em gestão de plantões hospitalares. O que o Femme precisava, contudo, era um pouco diferente. A necessidade era mais um gerenciamento de agendas, sem certas particularidades dos plantões como os horários fixos, por exemplo. 

Mas embora mais complexa, a demanda pôde ser atendida pela HRTech – e ainda sob medida. “Primeiro houve uma entrevista, a equipe do Escala entendeu a nossa necessidade e adaptou o produto”, recorda Viviane. Resultado? “A experiência mudou da água pro vinho”, atesta a diretora.

Imagem: Divulgação

Alinhamento e transparência

Fundado em 1974 e pioneiro em medicina diagnóstica voltada exclusivamente à saúde da mulher, o Femme conta com um corpo clínico de diversas especialidades. O Escala Plantões é utilizado pelas equipes de ultrassonografia e de colposcopia do laboratório, que está situado em diversas regiões da cidade de São Paulo. Ao todo, são cerca de 300 profissionais que fazem uso da ferramenta.

Com o Escala melhorou bastante a independência dos médicos”, destaca Viviane. Isso porque no aplicativo eles mesmos fazem as trocas de escalas e o gestor dedica-se a gerenciá-las. “Só na ultrassonografia temos cerca de 180 médicos, então precisaria ter pelo menos umas três pessoas fazendo a escala. Hoje temos só uma e ela consegue fazer a gestão das nossas 14 unidades, de todos os médicos.”

A diretora destaca que entre os maiores benefícios do uso da ferramenta estão a padronização da comunicação e a visualização da gestão da escala. O aplicativo virou o meio oficial de divulgação de informações e o tempo gasto na montagem de escalas reduziu, no mínimo, pela metade. Além disso, outros times como o de call center se beneficiam da ferramenta, pois a utiliza na abertura de agendas.

A gente tinha um problema, o Escala tinha uma solução, vamos dizer, de uns 70% de poder resolver o problema, mas a empresa conseguiu chegar a 100% de resolução”, resume Viviane.

Parceria de sucesso

Desafios

Gestão de escalas de muitos funcionários em locais diferentes
Padronização de comunicação
Adaptação de um sistema que trabalhasse com escalas sem horário fixo

Solução

Centralização de informações sobre as escalas
Escala visível para todos
Ferramenta ajustada com as particularidades do cliente

Resultados

Dimensionamento de equipe para atender de acordo com a demanda
Redução de tempo e recursos para gerir escalas
Diminuição da burocracia para resolver conflitos e trocas