Como reduzir passivos trabalhistas com escalas

Publicado em 9 novembro, 2020

Atualizado em 29 julho, 2022 | Leitura: 9 min

Lidar com passivos trabalhistas é um dos maiores desafios das empresas. E embora não existam dados comparativos entre os países – até porque as leis trabalhistas se diferem de um lugar para outro –, especialistas apontam que o Brasil está entre os campeões de ações nesse setor.

A boa notícia é que existem soluções para evitar esse problema. E a empresa só tem a ganhar investindo nessas saídas: a redução dessas despesas causa impactos bastante relevantes para o orçamento e, consequentemente, no desenvolvimento da organização junto ao mercado.

A seguir, saiba mais sobre o assunto e caminhos possíveis para evitá-lo.

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Imagem: Freepik

O que são passivos trabalhistas?

Os passivos trabalhistas tratam-se da soma das dívidas que são geradas quando um empregador, seja ele pessoa física ou jurídica, não cumpre suas obrigações trabalhistas ou não realiza o recolhimento correto dos encargos sociais.

Empresas de todos os portes e segmentos estão suscetíveis a passivos trabalhistas e existe até uma quantidade dita aceitável para eles – na realidade brasileira, esse valor corresponde a no máximo 10% do número total de funcionários. Se na sua instituição, porém, o resultado for maior do que esse, certamente há algo errado (mas continue a leitura que iremos apontar possíveis saídas).

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Onde mora o problema

Mas o que pode gerar uma ação trabalhista? Evidentemente, é preciso estar de olho nas determinações e atualizações da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), além de acompanhar convenções coletivas, acordos sindicais e demais diretrizes que dizem respeito à categoria dos funcionários que atuam na sua empresa. Se algo estiver em desacordo, a organização fica sujeita a ações.

Por isso, o primeiro passo para evitar passivos trabalhistas é entender onde se encontram possíveis falhas que possam vir a gerá-los. A seguir, listamos as principais causas que levam os trabalhadores a cobrar os seus direitos. É importante fazer um checklist se todas elas estão sendo bem acompanhadas na sua empresa:

Cobrança de verbas rescisórias

O prazo de pagamento das verbas rescisórias deve acontecer até o primeiro dia útil imediato ao término do contrato ou até o 10º dia, contado da data de notificação da demissão, quando da ausência de aviso prévio, indenização ou dispensa de seu cumprimento.

Pagamento de horas extras

Quando as horas extras não são bem controladas, as chances de problemas aparecerem são quase inevitáveis. Além de incoerências no pagamento, é muito comum a sobrecarga dos trabalhadores, o que interfere diretamente no desempenho e produtividade e pode levá-los a afastamentos. 

Adicional de atividades consideradas insalubres

Funções que expõem o colaborador a agentes nocivos à saúde, acima dos limites tolerados, exigem adicional de insalubridade sobre o salário-mínimo da região, podendo variar entre 10% (para graus mínimos) até 40% (para o grau máximo de insalubridade). As empresas devem estar atentas e seguir o que rege a legislação (a CLT trata o tema na Seção XIII) para evitar problemas. 

Recolhimento de FGTS

O FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) é um direito dos trabalhadores e as empresas, em geral, têm a obrigação legal de realizar o depósito (em conta bancária vinculada), da importância correspondente a 8% da remuneração paga ou devida, no mês anterior, a cada colaborador. A empresa que não efetuar esse depósito mensal nas condições estabelecidas por lei está sujeita às penalidades previstas na legislação.

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O que fazer para evitar passivos trabalhistas?

Tendo em vista as maiores causas das ações trabalhistas, é hora de pensar em estratégias para manter a organização em ordem. A seguir veja algumas sugestões:

1. Garanta um planejamento preventivo

Atualmente, os colaboradores são tão ou mais informados do que a própria empresa no que diz respeito aos seus direitos e deveres. Nesse contexto, uma relação entre empregadores e empregados pautada no respeito, confiança e no cumprimento da legislação é benéfica para ambos e, consequentemente, tende a gerar menos passivos trabalhistas.

E para que a empresa sempre esteja de acordo com as normas e leis trabalhistas, é de suma importância que o recursos humanos (RH), o departamento pessoal e o setor jurídico da organização trabalhem em conjunto.

Recomenda-se, inclusive, que juntamente com associações e sindicatos da categoria seja realizado um planejamento preventivo e a gestão das reclamações trabalhistas.

2. Invista em um bom controle de ponto

Você já viu que a maior parte das reclamações trabalhistas está relacionada com as divergências no pagamento de horas extras. Para solucionar esse problema, adotar um sistema de controle de ponto confiável traz a certeza de que o pagamento das horas trabalhadas e não trabalhadas está correto. Isso evitará falhas de cálculo, esquecimento ou omissão de informações relacionadas que possam levar a passivos trabalhistas.

3. Tenha cuidado ao armazenar arquivos e dados importantes

Certifique-se de que todos os documentos, recibos e arquivos da sua empresa estejam devidamente preenchidos, assinados e armazenados em segurança. Afinal, na grande maioria das vezes e devido à falha de armazenamento, as empresas perdem documentos importantes e não conseguem argumentar contra passivos trabalhistas. 

Vale até mesmo investir em um sistema ou software com backup ou solicitar para a área de TI o armazenamento em nuvem. 

4. Emita folhas de pagamento via software

Para diminuir equívocos e erros durante a realização do pagamento dos colaboradores, é possível fazer uso de softwares de RH que possibilitem a emissão e o envio das folhas de pagamento ou holerites. E lembre-se sempre de emitir recibos (do controle de ponto e do pagamento das horas) e solicitar a assinatura do colaborador.

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5. Faça acordos coletivos

Para garantir maior segurança jurídica em relação a temas específicos do contrato de trabalho como cálculo e compensação do banco de horas, é importante que você realize acordos coletivos com sindicatos e associações. Os acordos podem ser promovidos por uma única empresa ou até um conjunto delas junto a uma entidade sindical.

6. Promova auditorias internas

Um comitê interno formado por profissionais de diferentes áreas ou uma consultoria devem realizar periodicamente auditorias internas a fim de:

  • verificar todos os contratos (de estagiários, aprendizes, cotistas, trabalhadores terceirizados, funcionários com carteira assinada, prestadores de serviço etc.);
  • averiguar o sistema de controle de ponto;
  • analisar o processo da folha de pagamento;
  • checar se os arquivos estão sendo feitos de maneira correta;
  • apurar se a legislação trabalhista em vigor está sendo cumprida.

A equipe pode efetuar um trabalho proativo e preventivo, que também analise as últimas reclamações trabalhistas e evite que futuras ações sejam ajuizadas pelos mesmos motivos.

Como reduzir passivos trabalhistas com escalas

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Outro ponto de atenção igualmente importante é em relação às escalas e jornadas de trabalho. Enquanto a primeira se refere à distribuição das horas trabalhadas durante a semana, a jornada é essa relação diária (por exemplo, um colaborador tem uma jornada das 8h às 17h e faz uma escala 5×2 – trabalha cinco dias da semana e folga dois).

Geri-las com eficiência é ponto fundamental para evitar passivos trabalhistas, afinal de contas, quando os funcionários atuam dentro dos limites do seu contrato de trabalho (ou, em caso de excessos, recebendo o que devem) não há espaço para incoerências e erros.

A seguir, veja aspectos para se atentar em relação às escalas para evitar passivos trabalhistas:

1. Siga as regras gerais

A CLT estabelece determinações que valem para todos os trabalhadores, independente da escala ou jornada que cumpram. A empresa, evidentemente, deve seguir todas elas, como:

  • entre uma jornada e outra deve haver, no mínimo, 11 horas consecutivas de folga;
  • jornadas de quatro a seis horas devem contar com um intervalo de 15 minutos, destinados à alimentação e descanso. Já no caso de jornada superior a seis horas, essa pausa deve ser de uma hora (mínimo) a duas horas (máximo). Via de regra, esses intervalos não são computados na jornada de trabalho;
  • todo empregado tem direito ao descanso semanal remunerado (DSR) de 24 horas consecutivas;
  • no caso de jornada de trabalho ininterrupta de revezamento, a carga horária diária máxima permitida é de seis horas.

2. Atente-se às particularidades

Além das regras aplicáveis a todos os trabalhadores com registro em carteira, há determinações específicas sobre cada escala de trabalho. E os sindicatos das categorias atuantes na empresa também apresentam suas diretrizes. Acompanhe cada caso para evitar problemas e garantir que o funcionário atue sob as normas que regem a sua função.

3. Acompanhe as atualizações

É imprescindível que o RH da empresa esteja atento aos acordos e convenções coletivas de trabalho, de forma a garantir os direitos dos colaboradores e da própria organização. É importante lembrar que após a reforma trabalhista de 2017 regras que gerem mais benefícios ao trabalhador podem se sobressair à CLT, então se mantenha atualizado do que pode valer para os seus funcionários.

4. Tenha ferramentas que ajudem a manter o controle das escalas

Seguir todas essas regras, acompanhar entradas e saídas e distribuir turnos e folgas sem erros é uma tarefa e tanto. A boa notícia é que essa grande responsabilidade pode ficar muito mais fácil utilizando ferramentas de tecnologia. 

As soluções desenvolvidas pelo Escala contam com interface web e aplicativo móvel para o uso de gestores e colaboradores. Enquanto o gestor publica e coordena as escalas, o colaborador tem acesso a elas, pode solicitar folgas e fazer check-in e check-out nas estações de trabalho. E todos acompanham as movimentações em tempo real, com transparência.

Veja histórias reais de clientes que transformaram suas rotinas com o Escala

As ferramentas ainda são configuradas de acordo com as regras aplicáveis à empresa, evitando erros, sobrecarga de funcionários e, por consequência, passivos trabalhistas. Converse com a nossa equipe e veja como podemos ajudar o seu negócio a economizar e otimizar força de trabalho em prol de melhores resultados.

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Redação Escala

Textos assinados por nossa equipe especialista em produção de conteúdo e gestão inteligente de trabalho.
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