Maior cooperativa de saúde do mundo, a Unimed possui uma operação complexa, com unidades por todo o Brasil e milhares de colaboradores. Para que a excelência nos serviços seja garantida nesse contexto, aspectos fundamentais como a organização de profissionais são levados a sério pela empresa, que há anos percebeu a importância do planejamento transparente de um item básico dos bastidores de qualquer negócio: a escala de trabalho.
Distribuir os profissionais em turnos e descansos combinando os limites legais, a necessidade de demanda e as solicitações dos colaboradores é o desafio dos gestores de escalas, mas na Unimed o nome do problema é também o da solução: o Escala.
São 25 unidades da cooperativa que usam o sistema de WFM, desenvolvido no Einstein e disponível para qualquer instituição. Nas versões Escala Jornadas, para trabalhadores CLT, e Escala Plantões, para profissionais liberais, as ferramentas montam escalas online de forma prática, respeitando limites e preferências.
“Uma escala que antes era feita em três, quatro horas, agora é concluída em menos de uma pelo Escala”, conta o supervisor de enfermagem da Unimed Salto/Itu, Jailson dos Santos. “E ainda existe a funcionalidade de o próprio sistema distribuir a escala, e em dez minutos ela fica pronta.”
As ferramentas combinam funcionalidades como organização de escalas, assistência à distribuição de descansos, central de trocas e relatórios sobre a rotina profissional. Da gestão aos profissionais da ponta, todos têm acesso às escalas atualizadas pelo sistema, acessível via web ou aplicativo.
A inovação na escala da Unimed
Ter à mão a escala sempre atualizada é uma realidade de quem usa o Escala, já que qualquer mudança na distribuição dos profissionais – e os organizadores sabem que isso frequentemente acontece – é alterada em tempo real na escala online, acessível a todos.
Essa inovação, presente em unidades Unimed, resulta em escalas assertivas, economia de tempo e transparência de ponta a ponta, beneficiando inclusive os pacientes com a garantia do atendimento adequado, prestado no tempo certo e por profissionais preparados, sem sofrer com sobrecarga.
Todo hospital precisa fazer escala de trabalho, mas fato é que aqueles que fazem essa demanda com o planejamento apropriado geram melhores impactos aos colaboradores, pacientes e à própria instituição.
“Boa parte dos hospitais ainda usa escalas em planilhas, compartilhadas em grupos de WhatsApp, onde são feitos pedidos de movimentações (trocas e anúncios) que acabam, por sua vez, gerando erros de duplicação de plantões, buracos na escala e sobrecarregando profissionais”, alerta Vinicius Lima, um dos propulsores do Escala. “Toda essa atenção pode ser delegada para o Escala. Além disso, a ferramenta gera apoio à decisão para que gestores possam liberar ou remanejar seus funcionários e eliminar horas excedentes.”
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