Com escalas digitais, hospitais do Grupo Marista economizam 18% de horas excedentes e 40% de custos em um ano
Referências na assistência paranaense, o Hospital São Marcelino Champagnat – eleito entre os melhores do Brasil em 2026 – e o 100% SUS Hospital Universitário Cajuru, do Grupo Marista, são destaque também em inteligência operacional, com uma organização inovadora que assegura continuamente sua cobertura de serviços nos níveis ideais, sem erros e desperdícios.
Esse case de gestão hospitalar conta com o apoio do Einstein, que por meio da sua tecnologia de otimização da força de trabalho (WFO) Escala Jornadas garante às instituições a conquista da máxima eficiência assistencial, combinando recursos com demanda e preservação de compliance.
Escalas de trabalho nos hospitais são geridas pelo Escala Jornadas. É por meio da ferramenta online que a distribuição dos turnos é feita, desde 2022, de forma estratégica: a solução é integrada ao ADP, o sistema de ponto das instituições, apoiando o organizador da escala no planejamento que melhor atenda às necessidades considerando a disponibilidade de cada profissional de acordo com a sua jornada.
Resultado: em um ano de implantação, as horas excedentes caíram 18% nas escalas. “Quando adotamos o Escala Jornadas, buscávamos um sistema para conseguir organizar as tarefas do gestor e otimizar seu tempo, transformando o que já fazíamos em resultados internos, como de economia com horas extras e melhor uso de tempo e banco de horas”, relata Marcus Fernandes, BP do Grupo Marista em DP&C.
“Não queríamos ter mais um sistema, mas sim algo que complementasse o trabalho dos nossos gestores nas suas rotinas. Por isso a integração com o sistema de ponto foi fundamental. Ela possibilitou que o gestor deixasse algumas tarefas, porque o Escala passou a fazê-las. Só os ajustes manuais de ponto caíram 99%. Quando eles entenderam a otimização de tempo gerada, hoje acho que ninguém mais vive sem o Escala.“
Na prática, essa integração possibilita que o gestor trabalhe sempre com dados atualizados, antecipe ajustes e reduza retrabalho, agilizando processos do ponto à escala. Fechamentos que levavam cerca de 15 dias, passaram a ser feitos em apenas cinco, segundo o gerente.
“Quando uma escala é publicada ou atualizada, as informações são automaticamente refletidas no espelho de ponto do profissional. E todas as ocorrências registradas no sistema de ponto, como faltas e justificativas, são enviadas automaticamente para o Escala. As plataformas permanecem sincronizadas e compartilham informações em tempo real.“
Remanejamentos inteligentes
Mais uma rotina fortemente apoiada pelo Escala Jornadas são os remanejamentos, que passaram a ser feitos no sistema de forma online em poucos cliques. Só em 2025 foram 3 mil remanejamentos via Escala realizados nos hospitais paranaenses, representando uma economia de 187 dias* de trabalho.
Uma área pode solicitar para outra no sistema, e a plataforma mostra os profissionais aptos à movimentação. Para embasar a decisão do organizador, a plataforma oferece insumos, informando, por exemplo, o saldo de horas trabalhadas por colaborador e seus eventos passados e próximos registrados.
“Nós temos um setor de command center com profissionais que podem rotacionar em outros, então o remanejamento é principalmente usado nessa área. Fazendo pelo Escala Jornadas, passamos a equalizar as escalas e tornar o processo mais seguro para o gestor e muito mais confortável para o colaborador, porque ele passou a ver pelo sistema para onde vai“, coloca Marcus.
*Considerando um gasto médio de 90 minutos por remanejamento manual e o consumo de 10 minutos em cada remanejamento online pelo Escala, são 187 dias de trabalho economizados em um ano.
Compliance preservado
A segurança proporcionada pelo Escala Jornadas também é garantida pela capacidade de configuração do sistema com as regras válidas na instituição, como a CLT e convenções coletivas de trabalho. Assim, a própria ferramenta alerta ou bloqueia movimentações nas escalas que descumpram esses limites.
Os hospitais Cajuru e São Marcelino Champagnat, em apenas um ano de uso da plataforma, registraram uma economia de cerca de 40% em custos com DSR pela organização mais eficiente das escalas no sistema, evitando extensão de jornada com reflexos no benefício.
“Quando colocamos um sistema que foca e centraliza o processo, ele ajusta o que precisa e trazemos resultados“, pontua Marcus. “Se as atividades são muito manuais, não temos isso, o processo fica solto. Com o Escala, o colaborador consegue entender como está a sua escala, como ele pode se movimentar e ter uma comunicação mais fácil com o gestor.“
“O Escala nos promove justamente o que ele propõe: gestão inteligente de trabalho. Ganhamos uma consciência melhor na continuidade do trabalho do colaborador. É uma vida melhor para ele e para o gestor, com ganho de tempo e produtividade que não vamos ter atuando manualmente“, conclui Marcus.
