Outrora considerado apenas por uma pequena fatia do mercado, o home office ganhou força na pandemia e exigiu adaptações de empregadores e empregados. E na extensa lista de ajustes para fazer essa modalidade de trabalho funcionar, um dos principais tópicos é o uso estratégico de recursos tecnológicos. Para garantir eficiência mesmo a distância, apostar em ferramentas para aumentar a produtividade no home office é ponto-chave para melhores entregas e resultados.
A seguir, conheça boas opções para esse cenário.
Produtividade no home office
Uma vez que o home office descarta a necessidade de deslocamento diário de casa para o escritório, ele tem tudo para gerar mais produtividade entre os colaboradores. Afinal de contas, o funcionário inicia o expediente mais descansado e ainda tem a possibilidade de realizar suas tarefas em um ambiente mais confortável e silencioso.
Mas é evidente que, do outro lado da moeda, pesam maiores distrações, em muitos casos há interferências constantes da família e às vezes ocorre excesso de trabalho para muito além do expediente. Por isso, contar com ferramentas para aumentar a produtividade no home office oferece saídas para uma atuação eficiente e equilibrada, de forma a otimizar o tempo e evitar sobrecarga.
Vamos conhecer algumas delas?
Ferramentas para aumentar a produtividade no home office
Gestão de projetos
- Trello: o Trello é uma plataforma muito popular para organizar tarefas e processos. Ele é baseado no método Kanban e utiliza quadros, listas e cartões para mostrar pendências, funções e projetos em andamento. Além disso, a plataforma tem um sistema eficaz de notificações por e-mail sobre os projetos. Dessa maneira, os membros envolvidos nas tarefas são avisados sobre as atualizações e podem se comunicar através de comentários. O Trello é gratuito para as funções mais simples, mas possui planos pagos com valores acessíveis.
- Asana: assim como o Trello, o Asana é uma ferramenta de comunicação em grupo baseado em nuvem que evita os milhares de e-mails trocados. O programa monitora conversas e projetos (também por meio do método Kanban) e oferece serviços de gestão como a divisão de tarefas, o acompanhamento dos prazos totais e os níveis de prioridade de cada atividade.
Comunicação com o time
- Slack: o Slack ajuda a centralizar a comunicação da equipe. Afinal, entre e-mails e grupos de WhatsApp, muita informação pode se perder. Em síntese, esta é uma plataforma para organizar as conversas em canais com mensagens pesquisáveis e que também conta com opções de carregamento de arquivos, envio de áudio (com função de audiodescrição) e ligação pela própria ferramenta. O Slack ainda permite eleger assuntos prioritários e acessar qualquer informação quando precisar. Existe uma versão gratuita para equipes pequenas e uma versão paga para planos profissionais.
- Zoom: o Zoom é uma plataforma de videoconferências. Em sua versão gratuita, possui chamadas de vídeo individuais ilimitadas, reuniões em grupo de até 100 participantes por 40 minutos e a possibilidade de participar sem necessariamente possuir uma conta na plataforma.
Gestão de força de trabalho
- Pontomais: sistema de controle de ponto e gestão de jornada de trabalho online, por meio das soluções da Pontomais é possível realizar o controle simultâneo de ponto dos colaboradores, bem como acessar os indicadores de presença, atrasos, banco de horas e ausências. A ferramenta também possui o recurso de geolocalização, que auxilia no monitoramento do modelo de trabalho home office, e ainda faz o envio de avisos e notificações para alertar os usuários sobre ausência de registros, jornadas incompletas e demais ocorrências.
- Escala Jornadas: o Escala Jornadas foi desenvolvido a partir de uma iniciativa do Laboratório de Inovação da Sociedade Beneficente Israelita Brasileira Albert Einstein. Trata-se de uma plataforma em nuvem que permite otimizar o gerenciamento de escalas e jornadas de trabalho por meio de diversas funcionalidades disponíveis na web ou no aplicativo.
Leia também: Como organizar escalas para times remotos?
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Aposte na transformação digital
Como você viu, a transformação digital merece espaço nas empresas oferecendo métodos práticos para resolver questões burocráticas. Optar por essas ferramentas evita desgaste de pessoal e permite que o foco das equipes se direcione para questões estratégicas e o cuidado com o bem mais importante de qualquer instituição: as pessoas.
Nesse sentido, o Escala é um plataforma que, desenvolvida para melhorar a gestão, permite inúmeros usos durante o período de home office além do gerenciamento de escalas de trabalho, como:
Comunicação unificada
Em tempos de home office, a comunicação torna-se a principal aliada do RH na orientação das equipes, distribuição de protocolos e resolução de conflitos. É importante, portanto, manter o seu time constantemente atualizado.
Através do mural das soluções do Escala, é possível distribuir um comunicado a todo o time de forma simultânea (inclusive como notificação via aplicativo). Assim, toda atualização de escala é notificada em tempo real e nenhum profissional é pego de surpresa.
Controle de presença
Como muitas empresas têm operado com suas equipes ou parte delas em regime home office, seguindo as recomendações da OMS (Organização Mundial da Saúde) para distanciamento social, o Escala se preparou para auxiliar no controle do absenteísmo, mesmo em operações mais complexas como as trocas de turno.
A funcionalidade de check-in e check-out dos nossos aplicativos utiliza tecnologia de geolocalização para deixá-lo sempre atualizado de quem está presente. Quando o turno de trabalho estiver próximo de começar ou após o término, uma notificação é enviada para lembrar a todos de confirmar a presença ou saída.
Também é possível usar as ferramentas de produtividade do Escala e criar padrões de revezamento. Assim fica fácil organizar, em uma única ação, o revezamento dos profissionais durante esse período de isolamento.
Ficou curioso e gostaria de entender mais sobre as funcionalidades do Escala para a sua empresa? Acesse e fale com um dos nossos especialistas.
Outras dicas
Conheça outras práticas bem-vindas além do uso de ferramentas para aumentar a produtividade no home office e gerir equipes com eficiência mesmo a distância.
Planeje diariamente as tarefas do seu time
O primeiro passo para garantir a eficiência do modelo home office é acompanhar as tarefas diárias de cada integrante do seu time. Recursos como sprint, daily e até mesmo o scrum, em que realizam-se encontros diários para definir as prioridades do dia e acompanhar o que foi ou não finalizado, podem ajudar a maximizar a produtividade. É imprescindível que todos saibam exatamente o que devem fazer durante o dia e cumpram com todas as entregas em seus devidos prazos.
Encoraje a sua equipe a ter um ambiente propício e ergonômico para o trabalho
Com o home office e a livre escolha para decidir sobre trabalhar no sofá ou na cama, é importante atentar-se ao ambiente e garantir que o colaborador trabalhe de maneira confortável e ergonômica. Separar um budget destinado à aquisição de recursos adequados para desempenhar o trabalho de maneira remota tem sido uma prática adotada por grandes empresas no momento.
Determine os horários
Mesmo no home office, é importante determinar os horários de início e fim do expediente, além dos intervalos para almoço e até mesmo para aquele café da tarde. Isso ajuda a tornar o período de trabalho menos cansativo e também a manter o rendimento e incentivar o colaborador a executar as suas tarefas com maior qualidade.
Defina os objetivos
Com a falta de previsibilidade de futuro consequente da pandemia, é importante garantir que o seu time tenha metas de curto, médio e longo prazo, de modo a incentivá-los, diariamente, a se desafiarem e saírem da zona de conforto. A melhor estratégia para reter os colaboradores neste momento é, portanto, oferecer perspectivas de futuro.
Comunique-se
Sem as tradicionais conversas de corredor e saídas com os colegas durante o almoço, é importante estabelecer momentos de interação, mesmo que por meio de plataformas e recursos virtuais, para garantir o engajamento do time. Afinal, com o home office, é normal as pessoas se isolarem dentro de suas próprias tarefas e deixarem de contar com o time para pedir ajuda e realizar trocas.
Gostou de conhecer essas dicas e ferramentas para aumentar a produtividade no home office? Para mais insights sobre flexibilidade no trabalho, continue navegando no blog do Escala.
