6 ferramentas para aumentar a produtividade no home office

Publicado em 3 junho, 2020

Atualizado em 21 fevereiro, 2022 | Leitura: 8 min

Outrora considerado apenas por uma pequena fatia do mercado, o home office ganhou força na pandemia e exigiu adaptações de empregadores e empregados. E na extensa lista de ajustes para fazer essa modalidade de trabalho funcionar, um dos principais tópicos é o uso estratégico de recursos tecnológicos. Para garantir eficiência mesmo a distância, apostar em ferramentas para aumentar a produtividade no home office é ponto-chave para melhores entregas e resultados.

A seguir, conheça boas opções para esse cenário.

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Imagem: Freepik

Produtividade no home office

Uma vez que o home office descarta a necessidade de deslocamento diário de casa para o escritório, ele tem tudo para gerar mais produtividade entre os colaboradores. Afinal de contas, o funcionário inicia o expediente mais descansado e ainda tem a possibilidade de realizar suas tarefas em um ambiente mais confortável e silencioso.

Mas é evidente que, do outro lado da moeda, pesam maiores distrações, em muitos casos há interferências constantes da família e às vezes ocorre excesso de trabalho para muito além do expediente. Por isso, contar com ferramentas para aumentar a produtividade no home office oferece saídas para uma atuação eficiente e equilibrada, de forma a otimizar o tempo e evitar sobrecarga.

Vamos conhecer algumas delas?

Ferramentas para aumentar a produtividade no home office

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Imagem: Freepik

Gestão de projetos

  • Trello: o Trello é uma plataforma muito popular para organizar tarefas e processos. Ele é baseado no método Kanban e utiliza quadros, listas e cartões para mostrar pendências, funções e projetos em andamento. Além disso, a plataforma tem um sistema eficaz de notificações por e-mail sobre os projetos. Dessa maneira, os membros envolvidos nas tarefas são avisados sobre as atualizações e podem se comunicar através de comentários. O Trello é gratuito para as funções mais simples, mas possui planos pagos com valores acessíveis.

  • Asana: assim como o Trello, o Asana é uma ferramenta de comunicação em grupo baseado em nuvem que evita os milhares de e-mails trocados. O programa monitora conversas e projetos (também por meio do método Kanban) e oferece serviços de gestão como a divisão de tarefas, o acompanhamento dos prazos totais e os níveis de prioridade de cada atividade.

Comunicação com o time

  • Slack: o Slack ajuda a centralizar a comunicação da equipe. Afinal, entre e-mails e grupos de WhatsApp, muita informação pode se perder. Em síntese, esta é uma plataforma para organizar as conversas em canais com mensagens pesquisáveis e que também conta com opções de carregamento de arquivos, envio de áudio (com função de audiodescrição) e ligação pela própria ferramenta. O Slack ainda permite eleger assuntos prioritários e acessar qualquer informação quando precisar. Existe uma versão gratuita para equipes pequenas e uma versão paga para planos profissionais.

  • Zoom: o Zoom é uma plataforma de videoconferências. Em sua versão gratuita, possui chamadas de vídeo individuais ilimitadas, reuniões em grupo de até 100 participantes por 40 minutos e a possibilidade de participar sem necessariamente possuir uma conta na plataforma. 

Gestão de força de trabalho

  • Pontomais: sistema de controle de ponto e gestão de jornada de trabalho online, por meio das soluções da Pontomais é possível realizar o controle simultâneo de ponto dos colaboradores, bem como acessar os indicadores de presença, atrasos, banco de horas e ausências. A ferramenta também possui o recurso de geolocalização, que auxilia no monitoramento do modelo de trabalho home office, e ainda faz o envio de avisos e notificações para alertar os usuários sobre ausência de registros, jornadas incompletas e demais ocorrências.

  • Escala Jornadas: o Escala Jornadas foi desenvolvido a partir de uma iniciativa do Laboratório de Inovação da Sociedade Beneficente Israelita Brasileira Albert Einstein. Trata-se de uma plataforma em nuvem que permite otimizar o gerenciamento de escalas e jornadas de trabalho por meio de diversas funcionalidades disponíveis na web ou no aplicativo.

Leia também: Como organizar escalas para times remotos?

Gestão de escalas e plantões

Pensa em adotar um modelo híbrido de trabalho, com idas estratégicas ao escritório? Conheça nossa solução de gestão inteligente de espaços e mantenha seu time atuando em segurança.

Aposte na transformação digital

Como você viu, a transformação digital merece espaço nas empresas oferecendo métodos práticos para resolver questões burocráticas. Optar por essas ferramentas evita desgaste de pessoal e permite que o foco das equipes se direcione para questões estratégicas e o cuidado com o bem mais importante de qualquer instituição: as pessoas.

Nesse sentido, o Escala é um plataforma que, desenvolvida para melhorar a gestão, permite inúmeros usos durante o período de home office além do gerenciamento de escalas de trabalho, como:

Comunicação unificada

Em tempos de home office, a comunicação torna-se a principal aliada do RH na orientação das equipes, distribuição de protocolos e resolução de conflitos. É importante, portanto, manter o seu time constantemente atualizado.

Através do mural das soluções do Escala, é possível distribuir um comunicado a todo o time de forma simultânea (inclusive como notificação via aplicativo). Assim, toda atualização de escala é notificada em tempo real e nenhum profissional é pego de surpresa.

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Controle de presença

Como muitas empresas têm operado com suas equipes ou parte delas em regime home office, seguindo as recomendações da OMS (Organização Mundial da Saúde) para distanciamento social, o Escala se preparou para auxiliar no controle do absenteísmo, mesmo em operações mais complexas como as trocas de turno.

A funcionalidade de check-in e check-out dos nossos aplicativos utiliza tecnologia de geolocalização para deixá-lo sempre atualizado de quem está presente. Quando o turno de trabalho estiver próximo de começar ou após o término, uma notificação é enviada para lembrar a todos de confirmar a presença ou saída.

Também é possível usar as ferramentas de produtividade do Escala e criar padrões de revezamento. Assim fica fácil organizar, em uma única ação, o revezamento dos profissionais durante esse período de isolamento.

Ficou curioso e gostaria de entender mais sobre as funcionalidades do Escala para a sua empresa? Acesse e fale com um dos nossos especialistas.

Outras dicas

Conheça outras práticas bem-vindas além do uso de ferramentas para aumentar a produtividade no home office e gerir equipes com eficiência mesmo a distância.

Planeje diariamente as tarefas do seu time

O primeiro passo para garantir a eficiência do modelo home office é acompanhar as tarefas diárias de cada integrante do seu time. Recursos como sprint, daily e até mesmo o scrum, em que realizam-se encontros diários para definir as prioridades do dia e acompanhar o que foi ou não finalizado, podem ajudar a maximizar a produtividade. É imprescindível que todos saibam exatamente o que devem fazer durante o dia e cumpram com todas as entregas em seus devidos prazos.

Encoraje a sua equipe a ter um ambiente propício e ergonômico para o trabalho

Com o home office e a livre escolha para decidir sobre trabalhar no sofá ou na cama, é importante atentar-se ao ambiente e garantir que o colaborador trabalhe de maneira confortável e ergonômica. Separar um budget destinado à aquisição de recursos adequados para desempenhar o trabalho de maneira remota tem sido uma prática adotada por grandes empresas no momento.

Determine os horários

Mesmo no home office, é importante determinar os horários de início e fim do expediente, além dos intervalos para almoço e até mesmo para aquele café da tarde. Isso ajuda a tornar o período de trabalho menos cansativo e também a manter o rendimento e incentivar o colaborador a executar as suas tarefas com maior qualidade. 

Relógio, xícara de café e laptop
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Defina os objetivos

Com a falta de previsibilidade de futuro consequente da pandemia, é importante garantir que o seu time tenha metas de curto, médio e longo prazo, de modo a incentivá-los, diariamente, a se desafiarem e saírem da zona de conforto. A melhor estratégia para reter os colaboradores neste momento é, portanto, oferecer perspectivas de futuro.

Comunique-se

Sem as tradicionais conversas de corredor e saídas com os colegas durante o almoço, é importante estabelecer momentos de interação, mesmo que por meio de plataformas e recursos virtuais, para garantir o engajamento do time. Afinal, com o home office, é normal as pessoas se isolarem dentro de suas próprias tarefas e deixarem de contar com o time para pedir ajuda e realizar trocas.

Gostou de conhecer essas dicas e ferramentas para aumentar a produtividade no home office? Se tiver mais alguma sugestão, compartilhe nos comentários! E para mais insights sobre trabalho flexível, continue navegando no nosso blog.

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Raphael Tavares

Com 20 anos de experiência no mercado de tecnologia e marketing, Raphael Tavares é o chief revenue officer (CRO) do Escala. É responsável pela integração dos times de Marketing, Vendas e Customer success (CS) da empresa.
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