Traduzido como “a bordo” ou “embarcando”, onboarding é o termo utilizado para se referir a processos de integração. No contexto de RH, são as boas-vindas que a empresa dá a seus novos colaboradores. Mas o termo também pode ser utilizado de outras formas, como para se referir à adaptação de uma instituição a um novo software de trabalho, a um novo fornecedor. Seja como for, estamos falando do primeiro passo entre dois novos contatos com o objetivo de fornecer a melhor experiência possível para ambos. E no cenário atual, é cada vez mais comum que esse processo ocorra inteiramente de forma online, no chamado onboarding remoto.
Falando da experiência do colaborador (conhecida no meio corporativo por seu nome em inglês, employee experience) em uma empresa, você já viu aqui no blog do Escala que ela merece atenção da seleção ao desligamento. E vale saber: segundo estudos, isso pode impactar diretamente na produtividade e no engajamento. E é por resultados assim que faz parte da modernidade e inovação do RH dar cada vez mais atenção a cada etapa desse processo – a começar pelo onboarding.
E com cada vez mais empresas adotando de vez o home office ou o trabalho híbrido, essa integração acabou indo também para as telas. Mas não é preciso se preocupar, porque os avanços da tecnologia impulsionados pela própria explosão do trabalho remoto criaram o ambiente perfeito para o desenvolvimento dessa prática com segurança e sem deixar nada a desejar aos modelos presenciais.
Vem saber mais o passo a passo para estruturar um onboarding remoto de qualidade e como ferramentas tecnológicas podem ajudar.
O que é onboarding remoto?
No RH, onboarding remoto é o processo de integração de novos talentos à empresa feito a distância. Trata-se do famoso primeiro dia de trabalho, com ações pensadas para que os novatos conheçam mais efetivamente a empresa, sua cultura e valores, os colegas, o que deve ser feito. E muito além da apresentação da empresa, estamos falando da primeira etapa no novo trabalho antes de o funcionário pôr a mão na massa, o que exige uma comunicação eficiente entre empregador e empregado.
No onboarding é feita a formalização das boas-vindas, com uso livre da sempre valorizada receptividade. É nesse momento que o colaborador vai tirar dúvidas e alinhar todas as suas expectativas. E além do primeiro dia, o onboarding se estende para as semanas seguintes, quando o recém-contratado contará com uma rede de apoio para ajudá-lo na adaptação, enquanto efetivamente começa a se acostumar com a função que será executada no dia a dia.
Quando nos referimos ao onboarding no contexto da introdução de um cliente a um novo serviço, por exemplo, a lógica é a mesma, só que de maneira mais prática. Ou seja, é a hora de realizar um treinamento para ensinar ao usuário como utilizar efetivamente o produto contratado.
Passo a passo para o onboarding remoto
Registre as etapas
Deixe tudo registrado de maneira objetiva e segura para o novato. Dados como pagamento, benefícios, período de experiência, início das atividades etc. podem ser enviados em um e-mail informativo, o que permitirá que ele os consulte sempre que precisar.
Essa mensagem deve ser encaminhada com antecedência suficiente para que a pessoa a ser integrada tenha tempo de assimila-la e levantar dúvidas, as quais, por sua vez, serão sanadas durante o onboarding remoto.
Uma dica valiosa é iniciar esse processo em uma segunda-feira, o que permitirá um tempo contínuo de exercício da função e ajudará na adaptação.
Crie eventos
Todas as áreas que serão impactadas pela entrada do novato devem estar preparadas para a sua chegada. Para valorizá-lo, crie um evento de apresentação. Há algumas plataformas que permitem a integração remota de forma eficiente, com destaque para o Google Meets e o Zoom.
Pense, também, em quem mais pode participar desse momento, além das pessoas que vão conviver profissionalmente com o novo integrante. Convide representantes de outros departamentos e veteranos da empresa. Todas essas participações contam para efetivamente mostrar como a instituição funciona na prática.
Ofereça uma visão geral, de maneira leve, que permita que o novato se situe, e abra espaço para comentários, dúvidas e para que ele também se apresente com mais detalhes e fale sobre suas expectativas.
Escolha um mentor
Mesmo com todo esse processo de integração, muito da realidade da empresa e da função só vai ser efetivamente descoberto pelo funcionário na prática. Por isso, vale escolher na equipe alguém que atue como um mentor: uma pessoa para o novo empregado confiar e recorrer, sempre que precisar.
Caberá ao mentor monitorar os primeiros passos do recém-contratado, treiná-lo, tirar suas dúvidas e corrigir seus erros, tudo no clima de adaptação que a experiência exige. Esse funcionário mais experiente poderá, também, construir pontes do novato com os demais colegas e com os superiores.
E quando falamos do onboarding no sentido de adaptação de uma empresa a um novo fornecedor, vale o mesmo cuidado. Um profissional será o responsável por essa integração, preferencialmente o ponto focal de atendimento daí pra frente. Para completar, o tópico anterior da criação de eventos é igualmente importante aqui. Desenhe um processo que facilite o entendimento do cliente, incluindo reuniões por vídeo, tutoriais, apresentações etc., sempre mantendo um canal aberto para dúvidas.
Invista em recursos como vídeos e brindes
Vale a pena, ainda, investir em recursos que reforcem a relação do novo integrante com a empresa. Crie itens personalizados, com as cores e o logo da instituição. Imãs, canecas e garrafas térmicas são ideias em alta. Outros objetos que terão o mesmo valor podem estar mais relacionados com a função: canetas, blocos, cadernos, calendários, mousepads etc. Envie para a residência do novato com uma mensagem de boas-vindas.
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Crie formulários de feedback
Para permitir melhorias no processo do onboarding remoto e aprimorar a adaptação do recém-contratado, crie formulários de feedback. É assim que se identificam e se corrigem eventuais contratempos, problemas com colegas, falta de alinhamento ou desconfortos no geral.
Importante: esse acompanhamento não pode ser imediato. É preciso dar tempo para o novo integrante performar, especialmente se essa conversa estiver integrada à análise de desempenho.
Como a integração não se faz por ciência exata, pequenas adaptações e encaminhamentos podem ser necessários. Esse processo deve estar em constante evolução.
Também vale marcar uma conversa direta: saber o que o novo integrante achou, como está se sentindo e se faltou algo. E aproveitar para checar com a equipe ou com o mentor designado como está a adaptação do novato.
Conclusão
Se é verdade que a primeira impressão é a que fica, esse é apenas mais um elemento que justifica que o onboarding remoto seja levado a sério e devidamente planejado. Mudar não é fácil e requer adaptação. Uma boa recepção é um passo primordial para pavimentar o caminho de um bom relacionamento do novo colaborador ou cliente com os profissionais da empresa.
Sabia que o Escala oferece soluções que facilitam o dia a dia do RH? Saiba mais. E para ler mais artigos sobre gestão de pessoas e trabalho flexível, continue acompanhando nosso blog.
