Como montar um escritório no modelo híbrido

Publicado em 3 novembro, 2022

Atualizado em 18 novembro, 2022 | Leitura: 7 min

Se a essa altura boa parte das empresas já se convenceram de que o modelo híbrido veio pra ficar, o desafio atual é descobrir o que seria afinal de contas o escritório do futuro. Depois de tanto tempo exclusivamente remotos, voltar a compartilhar o mesmo espaço físico que os colegas, para muitos trabalhadores, demanda novos atrativos para manter a produtividade em alta.

Ideias ao redor do mundo não faltam, vindas inclusive de companhias que há tempos ditam tendências no HR core. A seguir, elencamos algumas delas que podem ser úteis na sua instituição também, em prol de um escritório inovador e, claro, sempre eficiente às demandas do negócio.

Montando um escritório no modelo híbrido

Photo by Shridhar Gupta on Unsplash - Grande escritório cheio de mesas compartilhadas
Imagem: Unsplash

Use recursos inteligentes

A economia é uma consequência muito bem-vinda do modelo híbrido. Para o escritório, com menos colaboradores trabalhando nos mesmos dias, são menos contas de consumo e o espaço pode ser reduzido. 

No novo escritório principal do LinkedIn, no Vale do Silício, por exemplo, as estações de trabalho caíram pela metade. De 1.080 foram para 569, e a ideia de compartilhamento de espaços ganhou força. No lugar de escrivaninhas individuais, grandes mesas e diversos assentos, uma tendência que tem se repetido em organizações ao redor do mundo.

Aposte na variedade

No escritório do LinkedIn, existem nada menos do que 75 opções diferentes de assentos (!). De acordo com Robert Norwood, designer de interiores da NBBJ Design, responsável pelo projeto feito durante a pandemia, a ideia era mesmo experimentar. “Ninguém tinha uma bola de cristal sobre o futuro. Por isso, queríamos oferecer a maior variedade de espaços possível”, disse em entrevista ao Wall Street Journal.

Nessa variedade, entram assentos e mesas de formatos e tamanhos diferentes, para finalidades diversas também. Para mesas e bancos mais altos, por exemplo, a ideia é que o colaborador use para reuniões de 30 minutos a uma hora, oferecendo também a flexibilidade de trocar de lugar ao longo do dia.

Rompa barreiras

Ainda no contexto do compartilhamento, escritórios modernos têm rompido com divisórias e excesso de salas individuais, deixando todos trabalhando em conjunto. Mas embora isso soe como uma característica de empresas inovadoras como o Google, a Meta e a Amazon, a inspiração para todas elas veio de séculos atrás. 

Um dos maiores exemplos veio de um projeto de Frank Lloyd Wright, projetado em 1939 para a sede administrativa da SC Johnson. O arquiteto eliminou as baias e paredes do escritório deixando apenas altas colunas. Trabalhadores de diferentes níveis atuavam lado a lado, em um espaço amplo, usando móveis com formas curvas, que propunham uma fluidez. Com esses elementos, a proposta do ambiente era a abertura de ideias, o estímulo à criatividade e, literalmente, permitir que todos pensassem fora da caixa. 

Escritório da SC Johnson
Imagem: Reprodução SC Johnson

Com o passar dos anos, contudo, embora continuasse comum a atuação em um mesmo cômodo, ficaram famosos os “cubículos”. Ou seja, espaços pequenos e desconfortáveis para trabalhar. E a ideia de ter um espaço comum para estimular a colaboração acabou por não trazer esses resultados. Por isso, lembre-se, compartilhar não é deixar de oferecer condições para o trabalho individual. É preciso um espaço adequado para cada colaborador, mesmo que seja um móvel que outras pessoas irão utilizar também.

Lembre-se do home office

O modelo híbrido caiu no gosto de empregados e empregadores por unir o melhor dos dois mundos, as trocas do presencial com o conforto da atuação remota. Assim, mesmo quando o colaborador está no escritório, por que não tentar oferecer a comodidade de casa? Para certos momentos de interação, ao invés de mesas e cadeiras, um sofá pode ser o local ideal. 

Photo by LinkedIn Sales Solutions on Unsplash - Pessoas conversando em sofá no modelo híbrido
Imagem: Unsplash

Móveis com “menos cara de trabalho” trazem leveza e áreas de relaxamento são igualmente bem-vindas. Porque uma tendência cada vez mais comum é o colaborador ir ao escritório exclusivamente para interagir com os colegas, e ter espaços para essa finalidade é mais um atrativo. E não vai esquecer do cafezinho, hein?

Pense também em quem está em casa

Câmeras em locais estratégicos ajudam o colaborador que está atuando remotamente a ter uma experiência completa, sem perder detalhes importantes. No escritório do LinkedIn, por exemplo, existem câmeras apontadas para a lousa de reuniões. Assim, ao invés de ver apenas o condutor de costas escrevendo, o colaborador que está em casa já acompanha o que está sendo rascunhado em tempo real.

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Mantenha o que funciona

Apesar do compartilhamento estar em alta, existem colaboradores que preferem atuar em um formato mais individual. E o escritório também pode continuar oferecendo essa opção, com as tradicionais escrivaninhas. Mais uma alternativa bastante útil são compartimentos individuais para ligações ou reuniões, com isolamento acústico. 

Espaço de trabalho com cabines para reunião
Cabines de reunião em escritório da Vodafone em Singapura, projetado pela Space Matrix | Imagem: Divulgação

O que não pode faltar no escritório do futuro

Mais do que ter um escritório adequado para o modelo híbrido, é preciso considerar que o clima organizacional, mais do que a estrutura, depende da cultura da empresa. E quando falamos em atuação remota ou híbrida, é preciso haver confiança entre empregador e empregado.

Muitas empresas têm deixado para o colaborador escolher quando ou mesmo se deseja comparecer ao escritório. Isso é importante porque a produtividade não é uma receita pronta. Cada um tem a sua percepção sobre o que funciona melhor para si.

E estar aberto para ouvir e respeitar cada um é o que tem feito a diferença nas empresas. Quando o colaborador sente que existe confiança para que ele exerça o que foi contratado para fazer, mesmo sem a presença física do supervisor, isso pode ser um grande passo para uma relação de trabalho mais madura.

Photo by LinkedIn Sales Solutions on Unsplash - Homens trabalhando mexendo no laptop em mesa compartilhada
Imagem: Unsplash

Autonomia, uma etapa útil para o modelo híbrido

Mesmo a distância, com transparência nas comunicações a confiança vai sendo construída entre empregador e empregado com um senso de responsabilidade e autonomia. E enquanto o colaborador se desenvolve, isso também pode contribuir para o gestor ganhar tempo com tarefas estratégicas e eliminar microgerenciamentos.

No Brasil, empresas adeptas de modelos flexíveis com a oferta de maior autonomia aos times poupam tempo com a organização ao contar com a tecnologia, disponibilizando, por exemplo, aplicativos de gestão da força de trabalho aos colaboradores. 

Um papel que antes ficava restrito a organizadores, agora cada funcionário se torna responsável pela organização do seu trabalho. Nessas ferramentas, em poucos cliques, é possível reservar um lugar no escritório ou solicitar uma troca de turno com um colega.

E o gestor não deixa de acompanhar os times, e pode continuar responsável pelas aprovações desses pedidos, assim como ver em tempo real quem já chegou, as taxas de ocupação e como anda a produtividade de cada um. Isso enquanto o funcionário ganha autonomia para tomar suas próprias decisões, inclusive sobre como, onde e quando deseja trabalhar.

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Redação Escala

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