Processos internos são as atividades que acontecem dentro de uma empresa para que ela alcance o objetivo a que se propõe. Quando bem definidas e organizadas, levam a um aumento da eficiência e a melhores resultados, além de reduzir custos e riscos e manter o compliance em dia.
Funcionários que sabem exatamente o que fazem, por que fazem e como podem fazer são capazes de tomar decisões e trabalhar com autonomia suficiente para manter a empresa no caminho do sucesso.
E esses processos internos não se resumem à atividade-fim da entidade. Por exemplo, uma agência de marketing digital deve ter formas bem definidas para entregar resultado aos clientes, mesmo que elas variem de acordo com a demanda e as especificidades de cada caso. Além disso, são necessários processos internos para administrar recursos humanos (RH), fazer a contabilidade e a gestão tributária etc.
Diante de todo esse contexto, há algumas diretrizes que a empresa pode seguir para melhorar seus processos internos. Veja abaixo.
Como melhorar os processos internos de uma empresa?
Entenda os processos e os problemas
Não é necessário “queimar a casa toda para se livrar do rato”. Ao invés disso, mapeie todas as etapas do que é feito na empresa para entender onde estão as deficiências. Só assim será possível propor os ajustes necessários.
Lembre-se de que é essa visão micro que fornecerá as oportunidades de mudanças pontuais que façam toda a diferença na situação macro da empresa.
Vale, inclusive, eliminar etapas, se elas se mostrarem absolutamente desnecessárias e custosas. E não deixar de observar o que os concorrentes estão de fazendo de bom.
Prepare a equipe
Ter funcionários devidamente capacitados também pode contribuir muito para melhorar processos internos. É importante que eles saibam não apenas o que fazer, mas os motivos que tornam isso necessário. É o input dos colaboradores que vai ajudar a aumentar a eficiência.
Além disso, a preparação adequada dá aos trabalhadores autonomia para tomar decisões, sempre em busca de melhorias, e forma lideranças na equipe.
Invista em tecnologia
A chegada do século XXI trouxe tamanho avanço tecnológico que é difícil apontar, no mundo, algum processo que não tenha sido melhorado e barateado graças às máquinas. E quando falamos em organização e gestão de escritórios, essa percepção é ainda mais evidente.
Há no mercado diversas opções de sistemas e softwares para suprir necessidades de gestão e organização, aumentando a velocidade, qualidade e eficiência da atividade empresarial.
Organize seus espaços corporativos
Para manejar pessoas e trabalhos é preciso, também, manejar seus espaços corporativos. Especialmente em tempos de teletrabalho e no mundo pós-pandemia, a necessidade de grandes investimentos em sedes foi reduzida e levou a uma enorme adaptação ao trabalho a distância.
E aproveitando o tópico anterior, é possível gerir estações de trabalho menores apostando na rotatividade de funcionários (em um sistema híbrido) usando a tecnologia. O Escala Espaços é uma delas e permite a reserva de posições de trabalho e o acompanhamento das taxas de ocupação em tempo real, a partir de um sistema de check-in e check-out disponível em interface web e aplicativo móvel.
Gerencie os turnos de trabalho
Para melhorar processos internos, uma gestão inteligente de equipes multiprofissionais também faz toda a diferença na eficiência e produtividade. O Escala Jornadas otimiza esse trabalho, ao usar inteligência artificial para construir a escala ideal para a demanda do negócio.
É uma solução que permite controle de horas extras e o alinhamento constante da escala às exigências da legislação trabalhista. Assim, o gestor ganha mais tempo para focar seus esforços em outras atividades.
E para instituições que atuam com plantões, o Escala também oferece o Escala Plantões, que agrupa turnos de trabalho a partir de setor, especialidade, região, salas ou por horários. Assim, é possível alocar funcionários, criar regras de recorrência e administrar ausências, tudo online. É ideal para médicos, clínicas, homecares e cooperativas de saúde.
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Acompanhe os resultados
Não adianta aplicar soluções se não for possível entender o impacto delas na empresa. É só monitorando os resultados que você vai saber se as estratégias para melhorar processos internos estão, de fato, funcionando.
Inclusive porque, com o passar do tempo, novas práticas, estratégias e ferramentas devem surgir, e aí será necessário testar, adaptar e executar tudo de novo.
É assim que se constrói um plano para evitar que pequenos atrasos comprometam a evolução da empresa.
