Com o ambiente de trabalho em constante mudança, principalmente devido à pandemia do coronavírus, muitas empresas estão buscando novas opções para o retorno presencial. Equilibrar dificuldades financeiras, a adesão de novos funcionários e as adaptações necessárias na estrutura física dos escritórios não é tarefa fácil, mas é aí que entram em cena os novos sistemas de organização, como o hot desking. 

Inovador, o método serve para aperfeiçoar tudo o que se pensava anteriormente sobre espaço físico de trabalho, com seus moldes antigos e quadrados, e abre possibilidade de mudanças estratégicas até para os escritórios de companhias tradicionais.

Veja a seguir como o hot desking pode ajudar sua empresa a conseguir o máximo de benefícios e como aplicá-lo da forma mais assertiva na rotina da sua organização.

O que é hot desking?

O hot desking (ou mesa quente, em sua tradução literal) é um sistema onde as mesas de trabalho são compartilhadas. Na prática, trata-se de uma estação de trabalho flexível, onde o funcionário não tem um espaço fixo – ele chega e senta onde estiver disponível.

Um pouco de história

A título de curiosidade, o termo hot desking surgiu a partir de outro, hot racking, utilizado pela Marinha dos Estados Unidos. O nome se aplicava à troca de camas pelos marinheiros, o que ocorria tão rápido devido aos inúmeros turnos que sempre estava quente. Em resumo, o conceito é o mesmo dos escritórios, o compartilhamento.

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É a mesma coisa que coworking?

Não. O hot desking é um modo de lidar com o ambiente físico e ele pode ser implementado dentro da própria organização, aproveitando o espaço que ela já tem. Já o coworking refere-se a um lugar onde pessoas de diferentes empresas trabalham juntas, mas com agendamento e fora do ambiente da empresa.

E como funciona o hot desking?

O sistema pode ser adotado tanto em ambientes privados como naqueles compartilhados, e há diversas maneiras de implementá-lo. É possível personalizar o hot desking de acordo com a área de atuação, por exemplo, seguindo sempre a regra de que seja um sistema ágil, útil e prático. 

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Porém, antes de implementá-lo, é importante saber se ele realmente funcionaria na sua organização. Veja mais a seguir.

Para quem é indicado?

Equipes que possuem horários e demandas flexíveis costumam ser as que mais se beneficiam do sistema. Funcionários que trabalham em horário comercial, por outro lado, podem ter dificuldade com o hot desking, principalmente se eles precisam resolver pendências em conjunto diariamente.

Quais são as principais vantagens?

Sabendo que é indicado para sua empresa fazer o hot desking, você pode começar a descobrir as diversas vantagens de ter esse sistema na sua organização. Abaixo estão listadas algumas delas.

Comunicação mais ampla

O sistema facilita a comunicação entre setores diferentes, pois todos podem compartilhar o mesmo ambiente. Essa troca faz com que os colaboradores conheçam melhor os colegas e os próprios obstáculos da empresa, abrindo as portas para novas ideias e soluções.

Organização

Não ter uma mesa fixa para cada funcionário pode passar a ideia de desorganização em um primeiro momento, mas o hot desking, na verdade, ajuda a ter um ambiente empresarial mais organizado. A questão é que o sistema permite que os lugares sejam mais bem pensados, sem contar que, com o compartilhamento, cada funcionário fica responsável pela própria organização, deixando a mesa livre depois de usar.

Economia

Com o local mais enxuto e compartilhado, a empresa economiza com gastos como aluguel – já que com o compartilhamento, menos espaço será necessário –, impostos, móveis, entre outros.

Auxílio na mudança de turnos

Para empresas que funcionam 24 horas o hot desking é ainda mais vantajoso. Os lugares que serão compartilhados ajudam a organizar a mudança de turnos dos funcionários.

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Como aplicar no meu escritório?

Identificou o sistema como vantajoso para a sua empresa? Então vamos aos próximos passos.

  • Converse com as equipes, mostre as vantagens do hot desking e pergunte a opinião delas.
  • Consulte a equipe de TI para ver se as modificações serão possíveis.
  • Mesmo que seja um ambiente compartilhado, é importante que cada mesa tenha tomadas para carregar aparelhos eletrônicos e acesso à rede wi-fi. Se na sua empresa há funcionários que trabalhem com outros aparelhos além do laptop, como dois monitores, certifique-se de que há espaço disponível na mesa.
  • Equipamentos de uso compartilhado, como impressoras, podem ficar em um lugar central, de fácil acesso para todas as equipes.
  • Certifique-se de que sua empresa tenha pelo menos uma sala de reuniões.
  • Crie um espaço onde os funcionários possam guardar objetos pessoais e de trabalho, como bolsas, documentos etc.
  • Ninguém gosta de falar um assunto importante com outras pessoas escutando, correto? E não é porque o hot desking é um espaço compartilhado que todos têm que ouvir as conversas alheias. Por isso, é importante que a empresa também tenha um espaço individual e com isolamento acústico. Além de conversas pessoais, o local é útil para ligações e videochamadas.
  • Por fim, vale o lembrete: as mesas devem estar sempre higienizadas e com a manutenção em dia para que o hot desking funcione com êxito.

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