De 2020 pra cá, duas palavras estrangeiras que não saíram da boca dos brasileiros no meio corporativo foram “home office”. Quem pôde se beneficiar da prática encontrou uma oportunidade para ter mais tempo com a família e, em muitos casos, uma produtividade maior. Por outro lado, os desafios também foram grandes.
E entre erros e acertos, a decisão de adotar de vez o trabalho remoto foi tomada por muitas empresas. E se você atua em uma organização que fez essa escolha, este conteúdo irá te ajudar com uma das principais tarefas que esse novo modelo exige: organizar as escalas em home office.
A seguir, reunimos as principais dicas para fazer essa gestão de equipes de maneira eficaz, confira.
Como funciona o home office
Mais conhecido como teletrabalho ou trabalho remoto, o home office pode ser adotado naquelas funções em que o empregado não é essencial no local de trabalho e suas tarefas podem ser executadas de casa. Trata-se de uma prática cada vez mais adotada por empresas que buscam aumentar a flexibilidade no trabalho, estratégia em alta para reter talentos.
É importante lembrar que, segundo a CLT, para alterar a modalidade do trabalho (seja do home office para presencial ou vice-versa) é preciso fazer um termo aditivo ao contrato de trabalho prevendo a mudança, com a concordância entre as partes. No caso da alteração do teletrabalho para o presencial, o prazo mínimo de transição deve ser de 15 dias.
A lei também estabelece que a disponibilidade de estrutura e equipamentos ou casos de reembolso para a realização do home office devem ser previstos em contrato escrito. Atualmente há empresas que oferecem o envio de equipamentos ou aquelas que separam um budget para essa finalidade. Essas questões devem ser estabelecidas entre o empregador e o empregado.
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Quanto à jornada de trabalho, a carga horária deve ser cumprida da mesma forma que o funcionário faria se estivesse na empresa. E continua sendo de extrema importância também que a empresa se atente ao controle dos horários de entrada, saída e intervalo dos trabalhadores.
Esse cuidado é bem-vindo pois muitos funcionários relatam trabalhar além da conta quando estão de casa. Sem contar que, com mais opções de distração, às vezes os intervalos podem ser excessivamente longos. Por isso, cuidar das escalas no home office é bastante útil. A seguir, veja algumas práticas para fazer esse controle.
Como garantir o funcionamento de uma escala de trabalho no home office
Registro de ponto online
Adotando um sistema de registro de ponto online, é possível controlar os horários de início e fim do período trabalhado, além dos intervalos. E são várias as funcionalidades que essas ferramentas possuem para garantir a autenticidade das informações, como reconhecimento facial, sistema de geolocalização e senha. Tudo isso revela se os dados estão mesmo sendo inseridos pelo colaborador em questão, cumprindo os parâmetros de validade.
Controle de geolocalização
Além do registro de ponto como você leu no tópico anterior, a geolocalização possui outras funcionalidades na gestão de escalas em home office. Por meio dela, você consegue emitir relatórios que comprovam se o seu colaborador realmente esteve alocado no ambiente designado para o trabalho durante as horas estipuladas em contrato.
E por falar em ambiente, lembre-se que não é porque o termo é home office que significa que o funcionário pode trabalhar apenas da sua residência. No trabalho remoto entra em prática o anywhere office, ou seja, o profissional tem a possibilidade de cumprir o expediente no local que preferir, podendo ser, além da sua casa, um coworking ou até mesmo adotando o modelo de hot desking.
Revezamento de setores
Serão necessárias idas pontuais à empresa, em um modelo híbrido? A dica então é adotar uma estratégia de revezamento, assim você limita o número de pessoas trabalhando em um mesmo ambiente, mas mantém as atividades funcionando. Ou então avalie os setores que podem seguir atuando de casa e os que devem ir à organização, e estabeleça regras claras para cada um.
E quando a ida ao escritório for necessária, você pode recorrer a ferramentas que otimizam a gestão dos espaços de trabalho como o Escala Espaços. Com poucos cliques você libera espaços disponíveis no seu escritório e os funcionários podem escolher quando usá-los, de maneira livre ou por meio de alguma regra criada por você.
Como organizar uma escala de home office na prática?
- Defina o número mínimo de colaboradores por escala: quantos profissionais você vai precisar em cada setor para cumprir o expediente? Tenha essas informações claras para começar a planejar a escala de trabalho de quem está de home office.
- Crie planejamentos de escala semanais e mensais: essa medida é necessária para entender o escopo de trabalho da equipe e visualizar as janelas destinadas às folgas e que deverão ser incluídas num modelo de escala de revezamento.
- Compartilhe a escala de revezamento: isso deve ser feito com toda a equipe previamente, de modo que todos os colaboradores possam se programar adequadamente para os seus dias de trabalho e descanso.
- Defina os métodos de acompanhamento: existem inúmeras soluções disponíveis no mercado que possibilitam a realização de chamadas de vídeo em grupo, envio e recebimento de mensagens e organização de projetos. Todas essas funcionalidades serão suas maiores aliadas durante o home office.
Escala Jornadas: o aplicativo de gerenciamento de jornadas de trabalho
Utilizado por equipes dos mais variados segmentos, o Escala Jornadas é uma plataforma completa para planejamento e gestão de escalas de multiprofissionais da categoria CLT.
Por meio da solução, folgas e descansos são distribuídos de forma automatizada, resolvendo conflitos de escala em segundos e ainda evitando erros ou infrações de regras trabalhistas (de acordo com as parametrizações da instituição).
Veja quantas utilidades a ferramenta oferece para organização de escalas de equipes em home office:
- acesso remoto à ferramenta via aplicativo;
- disponibilização online de escalas para pedidos de folgas e de banco de horas;
- ajuste de horário de trabalho;
- check-in e check-out para controle do início e fim do turno de trabalho, mesmo à distância;
- inserção e controle de ausências legais (atestados, dispensas autorizadas, férias, licenças etc.);
- sugestionamento para uso de banco de horas dos profissionais.
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