Home office: como organizar escalas para times remotos

Desde que foi decretada a pandemia por causa do novo coronavírus, implantar o home office tornou-se uma necessidade urgente em meio a recomendação pelo isolamento social.

O período de adaptação à esta rotina, que para muitos ainda é novidade, tem trazido também muitos aprendizados para os gestores de empresas. Afinal, novas práticas estão sendo testadas e, mais uma vez, a tecnologia se apresenta como uma grande aliada.

Incorporar a política de home office de uma hora para outra, no entanto, em empresas que não o tinham como parte de sua cultura exige muitas mudanças e adaptações de processos, como por exemplo, a criação e controle de escalas de trabalho.

A seguir, reunimos  as principais dicas para fazer isso de forma eficaz neste momento de crise.

Home office: o que muda?

O teletrabalho, ou home office, pode ser adotado naquelas funções em que o empregado não é essencial no local de trabalho e suas tarefas podem ser executadas de casa.

Instaurada pelo governo de Jair Bolsonaro, a medida provisória que possibilita o trabalho remoto, ainda diz que o comunicado sobre o home office deve ser feito ao colaborador com cerca de 48 horas de antecedência e que, caso este não possua estrutura e equipamentos necessários para desempenhar suas atividades, a empresa deverá assumir a responsabilidade de fornecê-los.

Quanto à jornada de trabalho, a carga horária deve ser cumprida da mesma forma que o funcionário faria se estivesse na empresa.

É de extrema importância, no entanto, que a empresa se atente à importância do controle dos horários de entrada, saída e intervalo dos trabalhadores.

Como garantir o funcionamento de uma escala de trabalho em época de home office

Registro de ponto online

Por meio do registro de ponto online, é possível controlar os horários de início e fim do período trabalhado, além de certificar-se, por meio de captura instantânea de imagem, se o dado está sendo inserido pelo colaborador em questão e portanto, se está dentro dos parâmetros de validade. 

Controle de geolocalização

Outro recurso tecnológico que possibilita a validação do trabalho home office é a geolocalização. Por meio dela, você consegue emitir relatórios que comprovam se o seu colaborador realmente esteve alocado no ambiente designado para o trabalho durante as horas previamente estipuladas em contrato.

Revezamento de setores

Se o caso da sua empresa é o isolamento seletivo ou faz parte dos serviços essenciais prestados à população neste momento, em que funcionários e equipes precisam continuar o trabalho presencial, é orientada uma estratégia de revezamento. Com ela, você limita o número de pessoas disponíveis num mesmo ambiente, de acordo com as normas impostas, mas mantém as atividades. 

Como organizar uma escala de home office, na prática?

1 – Defina o número mínimo de colaboradores por escala: entender a real necessidade horária é essencial para determinar a equipe que utilizará e como funcionará na prática o modelo proposto. 

2 – Crie planejamentos de escala semanais e mensais, a fim de entender o escopo de trabalho da equipe e visualizar as janelas destinadas à folgas e que deverão ser incluídas num modelo de escala de revezamento. 

3 – Compartilhe a escala de revezamento com toda a equipe, previamente, de modo que todos os colaboradores possam se programar adequadamente para os seus dias de trabalho e descanso.

4 – Defina os métodos de acompanhamento. Existem inúmeras soluções disponíveis no mercado que possibilitam a realização de chamadas de vídeo em grupo, envio e recebimento de mensagens e organização de projetos. Todas estas funcionalidades serão suas maiores aliadas durante o período de home office.

5 – Se sua empresa optar pelo revezamento de setores, garanta que as escalas serão sempre organizadas, de modo a contar com ao menos um funcionário de cada equipe. Desta forma, todas as atividades poderão correr livremente, sem amarras. Neste caso, vale lembrar, é importante seguir todas as normas de segurança impostas pelo Ministério da Saúde, de modo a garantir a segurança dos seus colaboradores e clientes.

Escala Jornadas: o aplicativo de gerenciamento de jornadas de trabalho

Utilizado por equipes de empresas dos mais variados segmentos (de startups de serviços a grandes empresas de logística), o Escala Jornadas é uma plataforma completa para planejamento e gestão de escalas de jornada trabalho de multiprofissionais da categoria CLT.

Por meio da solução, folgas e descansos são distribuídos de forma automatizada, resolvendo conflitos de escala em segundos, evitando erros ou infrações de regras trabalhistas, de acordo com as parametrizações da instituição e reduzindo problemas com o e-social.

Em meio à este período de crise, algumas funcionalidades e benefícios, inclusive, são bastante úteis para o seu negócio:

• Acesso remoto via aplicativo;
• Disponibilização online de escalas para pedidos de folgas normais e preferenciais e de banco de horas;
• Ajuste de horário de trabalho;
• Check in para controle do início e fim do turno de trabalho, mesmo à distância;
• Inserção e controle de ausências legais (atestados, dispensas autorizadas, férias, licenças etc);
• Sugestionamento para uso de banco de horas dos profissionais.

O melhor da tecnologia para o seu negócio

A transformação digital não é novidade, no entanto, nem todas as empresas enxergaram importância de aderirem à ela. Esse momento de crise ocasionado pela pandemia do novo coronavírus, prova que a tecnologia é, mais do que apenas visionária, essencial para a continuidade de qualquer negócio. 

Investir em tecnologia para modernizar o setor traz mais segurança não só para a própria empresa, como, também para todos os envolvidos, principalmente em épocas como essa, em que se faz tão necessária. 

Ficou curioso e gostaria de testar a tecnologia do Escala na empresa em que você trabalha? Os 7 primeiros dias de uso da plataforma são gratuitos e você conseguirá se cadastrar por meio do link https://escala.app/cadastro/escala-plantao