O Brasil tem mais de 2 mil faculdades de Direito e 1,3 milhão de advogados inscritos na OAB. Mas quantos deles estão preparados para gerir corretamente um escritório em um mercado extremamente competitivo?
A gestão de escritório de advocacia é um diferencial que não pode ser ignorado. Quanto mais a firma cresce, mais complicada essa função tende a se tornar. Trabalhar de maneira organizada significa, ao fim e ao cabo, evitar perda de dinheiro e de clientes.
A boa notícia é que com o passar dos anos cuidar da gestão de escritório de advocacia ganhou mais recursos. Novas tecnologias surgiram e estão cada vez mais acessíveis, otimizando tarefas e contribuindo com a definição de melhores estratégias. Continue a leitura para conhecer algumas delas.
Gestão de escritório de advocacia: 4 estratégias fundamentais e tecnologias aliadas
Tenha um plano de negócios definido
Tudo começa pela definição de qual será a especialidade – ou as especialidades – do escritório. A advocacia trabalha com muitos ramos, do Direito Civil, passando pelo Criminal e Trabalhista, passando pelo Direito Empresarial, do Consumidor etc. O seu escritório vai servir a qual grupo?
A partir daí, é possível criar uma estratégia de marketing jurídico, um termo que pode parecer assustador diante das restrições impostas pelo Código de Ética da OAB. Mas trata-se de uma conduta que, hoje, está regulamentada e é fundamental.
Uma empresa especializada pode contribuir, um investimento útil não só para atrair clientes, mas também para trabalhar a credibilidade e a identidade do escritório. Um marketing jurídico bem feito permite que o seu escritório seja encontrado com maior facilidade por quem precisa dos seus serviços, alavancando sua presença no digital.
Paralelamente, o escritório precisa ter uma estrutura adequada de funcionamento: cada profissional está responsável por uma específica função a ser cumprida com um determinado objetivo. A definição desses parâmetros ajuda a dar clareza e torna as metas quantificáveis e alcançáveis.
Invista em relacionamento com o cliente
Eis uma função-chave que se aprende muito mais na prática do que nos bancos das faculdades. Não à toa, muitos escritórios têm advogados com a função específica de se comunicar e lidar com os clientes, otimizando o atendimento e minimizando os conflitos.
E quanto mais clientes se tem, mais variados eles são e mais difícil será manter uma conduta padronizada. A definição de como tratar e cativar aqueles que contratam seu serviço jurídico é que vai garantir uma boa exposição e uma avaliação adequada do serviço prestado.
Organize os custos
A recomendação mais importante deste tópico é não negligenciar a área de contabilidade. Advogados precisam ser administradores de suas próprias carreiras, mas isso não significa que não devam delegar a profissionais especializados serviços tão demandantes como esse.
Feita sem o devido cuidado, uma contabilidade desorganizada pode ter impactos negativos graves na administração do escritório. Organizar os custos também passa por controle de fluxo de caixa e por fazer a correta precificação do serviço.
Automatize tarefas
A tecnologia é sua melhor aliada. Há softwares bastante usados pelo mercado que automatizam a produção de peças jurídicas e permitem a gestão de prazos e a pesquisa por precedentes e processos conexos.
Outros oferecem sistema de push notification, com notificações em tempo real de quaisquer movimentações processuais. O treinamento de profissionais para lidar com os sistemas eletrônicos de peticionamento e acompanhamento dos tribunais também é valioso.
E outras soluções tecnológicas de gestão de escritório de advocacia extremamente úteis são as de WFM, ou seja, de gestão da força de trabalho, que cuidam da organização das equipes. Uma delas é o Escala Espaços, que permite uma gestão dinâmica das áreas físicas do escritório, com transparência e revezamento eficiente.
Todos têm acesso ao sistema, e é possível, do celular, reservar posições (desde vagas no estacionamento a salas de reunião e assentos) e registrar entradas e saídas. Os organizadores acompanham as taxas de presença e ocupação em tempo real, e o resultado é mais autonomia, bem-estar e segurança no trabalho.
Com a tecnologia, a gestão de escritório de advocacia fica ainda mais aprimorada. Investir em soluções que otimizam tarefas rotineiras evita gastos excedentes e desnecessários, como com refações e horas a mais de trabalho. Gestão inteligente com inovação digital é a chave para alavancar resultados!
