A Organização Mundial da Saúde (OMS) declara o hospital como parte integrante de um sistema coordenado de saúde que deve prestar à comunidade completa assistência preventiva e curativa. Além disso, pode também constituir-se em centro de pesquisa e de formação a profissionais. E para que tais objetivos sejam alcançados de modo eficaz, um dos principais aspectos que merecem atenção é a gestão de escalas.

Afinal de contas, para manter as atividades sempre funcionando, os hospitais atuam com colaboradores em diferentes escalas de trabalho, assumindo plantões e turnos dia e noite. Cabe aos gestores, nesse contexto, um controle ativo e que acompanhe de perto o quadro de colaboradores e processos burocráticos da instituição.

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E se você atua nessa área, como costuma fazer a gestão de escalas? Entre os modelos mais conhecidos estão planilhas (em papel, lousa ou Excel) ou até mesmo calendários virtuais e grupos no WhatsApp. Mas ao ter que lidar com pontos de atenção como o excesso ou a falta de profissionais suficientes para atender a demanda, além de incoerências no registro de pontos e cumprimento de horários de acordo com a CLT, essa organização costuma gerar problemas.

Para resolver, a dica é contar com o apoio da tecnologia. Hoje em dia existem aplicativos que otimizam a gestão de escalas e resolvem conflitos de agenda em segundos, sem infringir as regras trabalhistas. Falando em hospitais, o Escala Plantões, plataforma desenvolvida no Hospital Israelita Albert Einstein, é uma opção de destaque no mercado. 

A seguir, conheça os principais benefícios ao investir numa plataforma para gestão de escalas no seu hospital.

Benefícios da gestão de escalas

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1. Evitar processos trabalhistas

O Brasil é o país com o maior número de processos trabalhistas do mundo – são 3,9 milhões de novos casos por ano. Dentre as principais causas de ações trabalhistas em nosso país estão a cobrança de verbas rescisórias, recolhimento de FGTS e do adicional de atividades consideradas insalubres, além, é claro, de um famoso conhecido do trabalhador e gestores de RH: o pagamento de horas extras.

Quando o funcionário trabalha além do limite estabelecido em contrato, geram-se horas extras e estas devem ser devidamente pagas pela empresa. O problema é que quando não há controle da gestão de escalas, a falta de registro de ponto atrapalha o acompanhamento das horas extras realizadas e o valor a ser pago por elas, condições que podem levar o trabalhador a processar a empresa.

Agora, quando é feita uma gestão eficaz de escalas, é possível acompanhar de perto se a jornada está sendo cumprida e, com isso, evitar processos trabalhistas (além do esgotamento profissional). 

Entre as diversas ferramentas do Escala Plantões, é possível configurar o limite de horas mensais ou semanais na escala (ou em profissionais específicos), para que não haja extrapolação do planejado.

2. Controle de faltas (absenteísmo)

Hospitais com grande número de funcionários e diferentes opções de turnos e jornadas de trabalho costumam, em sua maioria, sofrer com a ausência não programada dos colaboradores, seja por faltas, atrasos ou saídas antecipadas. 

E esse grande problema, conhecido como absenteísmo, gera prejuízos que vão além da queda de produtividade. Segundo estudo divulgado pela Circadian, o excesso de faltas não previstas custa para o empregador, só nos Estados Unidos, US$ 2.660 por colaborador por ano. Para se ter uma ideia, isso corresponde a um total de US$ 266 mil por ano para uma empresa com 100 pessoas. 

Gerenciar as faltas, portanto, além de extremamente necessário, ajuda a manter as finanças e a gestão do time no caminho certo.

Gestão de escalas e plantões

3. Menos desgaste para as equipes

Você já viu que as horas extras podem ser um problema para empregados e empregadores, uma vez que gera desgaste no profissional e pode desencadear processos trabalhistas. Mas, além disso, ela pode acarretar outros prejuízos. Quem trabalha demais pode ter, por exemplo, o relacionamento com os colegas afetado, já que a sobrecarga de trabalho (ainda que por iniciativa do colaborador) costuma gerar ansiedade, intolerância e insatisfação profissional e pessoal, o que afeta o convívio com outras pessoas.

Além disso, o excesso de horas extras pode levar à procrastinação de atividades ou a entregas com níveis baixos de excelência. E vamos combinar que, para um hospital, esses fatores são graves. Lidar com vidas num movimento de excesso de horas extras pode gerar falhas médicas e, por consequência, problemas maiores. 

Portanto, fazer uma boa gestão de escalas, evitando horas extras, só tem a contribuir com o hospital.

4. Mais agilidade

Quantas horas você costuma utilizar para organizar as inúmeras planilhas de horas da equipe? Com a otimização desse processo por meio de uma plataforma em nuvem, você elimina a burocracia e torna a gestão mais simples.

O Escala Plantões possibilita um planejamento rápido e eficaz das escalas e jornadas de trabalho dos colaboradores, por meio de uma interface desktop interativa. Assim, a sua equipe não dependerá mais de planilhas pesadas e de um único computador para desempenhar essa função. 

Além disso, as notificações sobre as escalas chegam para todos em segundos. De uma única vez, todos os colaboradores são avisados (via aplicativo e e-mail) logo que o organizador compartilha a escala, o que evita o desvio de informações e centraliza a comunicação.

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Dessa forma, a negociação de trocas é feita de modo mais prático, já que podem ser sugeridas pela equipe segundos após a divulgação da escala. Em poucos cliques, o organizador pode aceitar ou vetar esses pedidos, sem posteriores dores de cabeça.

5. Menos turnover

O turnover mede a rotatividade dos funcionários, relacionando a quantidade de demissões e de admissões em determinado período. Com esses indicadores, um hospital que registra altos índices de turnover começa a enfrentar diversos problemas em relação à sua imagem e à qualidade de processos. 

E entre as principais causas do turnover no setor hospitalar estão justamente a falta de transparência na gestão de escalas. Com um sistema que deixe as escalas visíveis para todos, esse conflito é resolvido. Controlando as horas trabalhadas, ainda haverá menos desgaste físico e mental (mais uma causa comum de turnover). 

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A falta de reconhecimento profissional é mais um fator que costuma levar os colaboradores a pedidos de desligamento. E sabia que uma boa gestão de escalas também pode evitar esse problema? O Escala Plantões oferece relatórios que permitem que o gestor acompanhe seus colaboradores, visualizando, por exemplo, aqueles que mais pegam plantões e os mais disponíveis a assumir intercorrências. Esses dados podem ser bastante úteis no fornecimento de métricas para estabelecer programas de benefícios e de reconhecimento, um aspecto importante para reter talentos.

Um dos nossos clientes, o Hospital Estadual Sumaré, aposta nos relatórios do Escala para aprimorar os programas oferecidos aos funcionários. Veja a entrevista com o diretor-superintendente Mauricio Perroud Junior sobre a experiência com a nossa solução.

6. Aumento do ROI

O retorno sobre investimento permite saber quanto dinheiro a sua empresa perde ou ganha com os investimentos que realiza. Assim, o ROI é um indicador que fornece o resultado de campanhas, além de mensurar o custo com novas ferramentas e treinamentos para a área. Por meio dele, você pode identificar quais investimentos valem a pena e como otimizar aqueles que já estão funcionando para que possam performar ainda melhor. 

Nós fizemos a análise de resultados da adoção do Escala em um hospital de grande porte de São Paulo e, ao cruzar entrevistas qualitativas com o cliente e dados de uso da plataforma ao longo do período de contratação, conseguimos gerar um ROI de 521% para o hospital.

Você pode ver esses e outros resultados no nosso e-book sobre esse case de sucesso, que reforça a importância da tecnologia na gestão de escalas para trazer mais resultados e recursos para os hospitais.

Conclusão

A tecnologia chegou para ficar. Permitir a sua entrada no setor hospitalar, além de protagonizar uma modernização necessária, irá auxiliar na economia, manutenção e gestão de profissionais da saúde, figuras extremamente necessárias para a sociedade. Ficou curioso e gostaria de saber mais sobre o Escala Plantões? Fale com a nossa equipe!

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