Futuro dos escritórios: os novos espaços de trabalho

Desde o início, a pandemia do Covid-19 revolucionou, de uma vez por todas, quase todos os aspectos da vida pessoal e profissional das pessoas. Isso por causa do alto risco de contágio provocado pelo vírus, países inteiros precisaram reaprender formas de exercer e desempenhar atividades com as quais estavam acostumados, criando novos hábitos e tendências.

Tarefas como trabalhar, estudar e, até mesmo, se relacionar com as pessoas, passaram a ser realizadas através da tecnologia. De acordo com o IBGE, em 2018, cerca de 3,8 milhões de pessoas trabalhavam, por exemplo, no modelo “home office”. No entanto, devido às medidas de isolamento social e quando comparado à 2020, este número quintuplicou e o que era tendência de futuro, virou realidade para 90% da população brasileira.

Outra grande tendência do futuro que se popularizou com a pandemia, foi o coworking. O conceito de coworking ou espaço de trabalho compartilhado ao contrário do que muitos acreditam, não é uma novidade. O espaço de trabalho compartilhado surgiu no ano de 1999, com o designer de games Bernie de Koven, responsável por fundar, anos mais tarde, a Hat Factory, uma das primeiras empresas a utilizar a ideia do coworking e que compartilhou o espaço utilizado pelos seus colaboradores com outros profissionais.

De acordo com um estudo realizado pela Censo Coworking Brasil, e divulgado pela Exame, o mercado de escritórios compartilhados tem crescido consideravelmente. Se em 2016 teve uma alta de 52%, em 2017 cresceu um pouco mais que o dobro: 114%. Dentre os principais benefícios por trás da escolha de centenas de empresas pelo modelo de escritório compartilhado, estão:

 

  • Redução de gastos;
  • Diminuição da burocracia;
  • Troca de experiências;
  • Interação com pessoas diferentes;
  • Possíveis parcerias e novos jobs;
  • Expansão do networking;
  • Ótimo custo-benefício;
  • Ambiente mais leve e descontraído;
  • Endereço fiscal.

Descubra, a seguir, tudo sobre o trabalho compartilhado e como implementar o espaço coworking na sua empresa.

O que é coworking?

Um espaço de coworking ou em sua tradução literal: trabalho compartilhado é um ambiente ou empresa que reúne toda a infraestrutura e recursos necessários para incentivar que outras empresas se juntem a eles com o intuito de desenvolver seus negócios de modo autônomo e independente. Este modelo de trabalho se baseia, única e exclusivamente, no compartilhamento de espaço e recursos de escritório por pessoas diferentes, de empresas diferentes e com objetivos diferentes.

Na grande maioria das vezes, um espaço de trabalho compartilhado é frequentado por profissionais liberais, empreendedores e usuários independentes ou empresas que valorizam novas tendências, inovação, criatividade e uma troca de experiências. É escolhido como fim aos problemas de isolamento social ocasionados pelo teletrabalho. 

Em suma, o coworking é uma tendência que está modificando a forma como empresas e empreendedores trabalham, compartilham e se relacionam entre si. Além de ser também uma ótima alternativa para aumentar a produtividade e encontrar novas oportunidades de negócios. É comum, inclusive, que empresas busquem este modelo de trabalho para estabelecer relacionamentos com empresas que oferecem ou contratam os serviços de seu nicho de atuação.

 

O espaço de trabalho compartilhado é o futuro dos escritórios

Os escritórios do período pós-pandemia não contém mesas personalizadas com porta-retrato, bonecos, plantinhas e tampouco mobiliários separados por acrílicos. Nos escritórios do período pós-pandemia não haverá espaço para objetos pessoais ou para personalização de ambiente. O futuro dos escritórios é minimalista: não há espaço, sequer, para objetos amontoados.

A pandemia nos mostrou o quão distantes estavámos daquilo que realmente importa: as pessoas. Os modelos de escritório antigos nos intuiam a construir uma zona de conforto cercada por paredes de concreto e individualidade e o futuro chegou para mudar isso para sempre. É por isso que o escritório do futuro é compartilhado.

Ele não foi construído para que você se sinta confortável ou em casa. O objetivo dos espaços de trabalho compartilhados é, além de gerar mais economia e praticidade para a empresa, também estabelecer conexões humanas reais e expandir a sua rede de networking. É fazer você levantar da sua mesa, para se conectar verdadeiramente com as pessoas. 

Durante a pandemia, as empresas foram obrigadas a adotar, de forma emergencial, o trabalho remoto e elas se adaptaram a ele, viram que funciona, que traz mais qualidade de vida e redução de custos. O futuro dos escritórios, portanto, será baseado num modelo de trabalho que faça as pessoas passarem menos tempo sentadas numa mesa de escritório e mais tempo construindo vínculos verdadeiros com as pessoas. 

Principais benefícios do coworking para sua empresa

São inúmeros os benefícios acerca da utilização dos espaços de trabalho compartilhados para sua empresa. Confira, a seguir, as principais vantagens para a sua organização.

1 – Economia

A economia é, sem dúvidas, um dos principais benefícios do coworking para sua empresa. Afinal, ele estimula a divisão de despesas com materiais, energia, água, internet, limpeza e manutenção, visto que vários profissionais compartilham o mesmo espaço e também os gastos gerais. Além disso, em alguns casos, os espaços podem também beneficiar seus funcionários por meio da localização.

2 – Networking

Coworking combina com networking. Compartilhar o mesmo ambiente com outros profissionais pode, com toda certeza, garantir excelentes novos contatos e pontes de negócios para você. Num espaço de trabalho compartilhado, o profissional tem a oportunidade de compartilhar referências com seus clientes e gerar um círculo de novos prospects, principalmente quando pertencem ao mesmo nicho.

3 – Ganho de produtividade

Os espaços de coworking são otimizados para produtividade. O nível de energia, bem como o de produtividade, dos profissionais, costumam variar ao longo do dia e o ideal seria que todos os escritórios fossem projetados para acomodar isso. No espaço de trabalho compartilhado, isso é possível. Os diferentes ambientes de trabalho favorecem maior ganho de produtividade e maior descontração para os profissionais.

4 –  Acesso remoto

O modelo coworking possibilita o trabalho em qualquer lugar do mundo. Assim, além de possibilitar que seus profissionais trabalhem enquanto conhecem o mundo, a sua empresa também pode contratar os melhores talentos, sem ater-se tanto à localização e também sem obrigar o colaborador a se realocar.

5 – Ambiente legal

O objetivo do ambiente de trabalho compartilhado é diferenciar-se dos escritórios tradicionais. Os espaços compartilhados buscam  estimular a calma, criatividade e auxiliar os profissionais a eliminar o estresse. Por causa disso, inclusive, o coworking é conhecido em muitos lugares do mundo como um estilo de vida.

E como o trabalho compartilhado funciona na prática?

O conceito de coworking, como você já conferiu acima, significa compartilhar espaços e infraestruturas com pessoas diferentes e que trabalham para empresas diferentes (ou até para si mesmas). Assim, na prática, você irá pagar um valor mensal para utilizar a infraestrutura de um grande escritório, sem, de fato, precisar se preocupar com a escolha de um espaço, em mobiliá-lo ou lidar com as suas despesas. 

No coworking você só paga o tempo que utiliza. Isso acontece também com scanners, impressoras, sala do café e serviços terceirizados, de forma que você reduz seus custos e aumenta a qualidade dos seus serviços.

Ao considerar um espaço de trabalho compartilhado você deve se atentar à:

  • Localização do espaço;
  • Deslocamento;
  • Wi-fi de qualidade;
  • Comodidades e benefícios;
  • Eventos da comunidade;
  • Custo-benefício;
  • Flexibilidade.

Dicas para implementar o coworking na sua empresa

Trate seu coworking como trataria a sua empresa

Embora o coworking ofereça uma perspectiva de trabalho totalmente inovadora, você continuará a ter as mesmas obrigações que teria num escritório próprio e isso quer dizer: pagamento de funcionários, gastos com contador, material de escritório, entre outros. Por isso, é importante que você construa um plano de negócios considerando o lucro que deseja obter, os custos fixos e variáveis e acompanhe isso à risca. Não deixe de lado as obrigações da sua empresa.

Invista numa infraestrutura de TI

Outro ponto imprescindível é investir numa infraestrutura de TI. Isso porque, uma vez que o seu objetivo será não se preocupar com detalhes técnicos, você deve antever problemas relacionados à segurança da informação e proporcionar um ambiente de TI seguro, confiável e estável.

Gerencie as escalas de trabalho do seu time

Mesmo num espaço de trabalho compartilhado, você deve acompanhar as escalas de trabalho dos seus colaboradores, de modo que sempre tenha alguém disponível para atender as demandas específicas dos seus clientes. Investir numa solução de tecnologia que permita essa gestão online, é imprescindível.

Organize as posições de trabalho no seu escritório

Desenhar a experiência do colaborador não é uma tarefa simples e que se faça de uma hora para outra. O importante é: se você tem a intenção de mudar o escritório para um local de trabalho flexível, estilo coworking, você precisa mapear os processos, os espaços e repensá-los para se adequarem a reestruturação e adaptações do local. 

Depois que você tiver desenhado a dinâmica dos espaços, o Escala tem uma ferramenta que pode te ajudar a gerenciar as posições de trabalho para o retorno presencial nos escritórios. O Escala Espaços permite com poucos cliques liberar espaços disponíveis no seu escritório e os funcionários podem escolher quando usá-los. Tudo feito pelo App direto pelo celular. 

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