Empresas adeptas do trabalho flexível precisam investir ainda mais na organização dos espaços de trabalho. Com a tendência cada vez maior de compartilhamento de posições e idas estratégicas ao escritório, é preciso cuidado para não errar na administração dos lugares.
Mas embora isso pareça um novo desafio, a solução pode ser mais simples do que se imagina. A Cinemark, por exemplo, não sabia como organizar os espaços de trabalho da empresa quando os colaboradores retornaram ao escritório corporativo, de maneira híbrida.
Como conta o gerente de RH da empresa, Rafael Mucin, foram pensadas diversas estratégias para fazer esse controle. Seria mais uma tarefa para a equipe da recepção? Ou será que um calendário virtual daria conta?
Nada atendia exatamente o que precisavam… Até que a gigante do cinema descobriu que o Laboratório de Inovação do Hospital Israelita Albert Einstein desenvolveu um sistema online para ajudar empresas que passavam justamente por esse momento.
“Na hora que a gente descobriu que existia uma ferramenta para isso foi um ‘ufa! Menos um problema, vamos implantar logo’”, recorda Rafael. Como um player da saúde, a preocupação do Einstein era oferecer uma solução prática para evitar aglomerações nos espaços de trabalho, garantindo para todos os colaboradores um retorno seguro. E assim é o Escala Espaços.
Veja como a ferramenta pode contribuir para organizar espaços de trabalho sem erros.
Passo a passo para espaços de trabalho organizados
Cuide do estacionamento
Antes de pensar no escritório, é preciso considerar a chegada do colaborador à empresa. Quem vai de carro, moto, bicicleta, necessita uma vaga no estacionamento. E a organização dos espaços de trabalho começa aí, uma demanda que o Escala Espaços também atende. O funcionário pode reservar sua vaga pelo sistema, economizando tempo.
Divida a responsabilidade
O Escala Espaços é um sistema online de reservas, que conta com dispositivo web para o gestor e em aplicativo para todos os colaboradores. Assim, do próprio celular, cada funcionário pode fazer a sua. Ao acessar o aplicativo, ele encontra o mapa do estacionamento, do escritório, das salas de reunião, e basta informar o dia e o horário que deseja utilizar aquele espaço que automaticamente ele é reservado.
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Garanta transparência
Um diferencial do Escala Espaços é que todas as reservas são atualizadas em tempo real no sistema. Assim, todo mundo sabe se tem lugar disponível ou não. Isso é bastante útil para não deixar as reservas a cargo de uma só pessoa, que precisaria fazer alterações manuais a cada solicitação e cuidar de repassar as informações.
Tenha o controle
Outro passo fundamental para ter espaços de trabalho organizados é manter o controle de presença. Com o Escala Espaços, o gestor acompanha em tempo real as reservas que estão sendo feitas e também sabe quem já chegou, porque é possível registrar entradas e saídas pelo sistema. Conclusão: taxas de ocupação e presença na palma da mão!
Considere as opções
Uma grande vantagem de flexibilizar a rotina é que as empresas economizam com espaços de trabalho. Em casos em que os funcionários não trabalham todos ao mesmo tempo presencialmente, é possível ter locais menores ou recorrer a alternativas como coworkings, que são espaços compartilhados inclusive com outras empresas.
Isso reduz custos e pode até resultar em mais produtividade, já que abre a possibilidade de trocas com outros profissionais e um melhor equilíbrio entre a vida pessoal e profissional por não haver a necessidade diária de deslocamento até a empresa.
O CEO do Escala apresenta o Escala Espaços na prática:
Para completar, o Escala também oferece ferramentas online de escalas de trabalho, que cuidam da gestão de turnos, seja presencialmente, remoto ou no modelo híbrido. Ficou interessado? Você pode testar a tecnologia do Escala de maneira gratuita agora mesmo, basta preencher o formulário.
Viu como cuidar dos espaços de trabalho, até mesmo quando uma parte do time trabalha a distância, não tem erro? Para mais dicas de trabalho flexível, continue acompanhando o blog do Escala.
