O mercado de trabalho sofreu grandes mudanças do início da pandemia pra cá. De acordo com o IBGE, em 2018 cerca de 3,8 milhões de pessoas trabalhavam no modelo home office, número considerado um recorde na época. Em 2020, porém, fomos para 8,2 milhões de trabalhadores remotos segundo o IPEA. Não teve jeito: a pandemia fez, para muitas pessoas, a casa de escritório e realçou outros modelos de atuação até então deixados de lado, como o coworking.
Mas o tal espaço de trabalho compartilhado, ao contrário do que muitos acreditam, não é uma novidade. Na verdade ele surgiu em 1999, com o designer de games Bernie de Koven. O norte-americano foi o fundador da Hat Factory, uma das primeiras empresas a implementar o coworking, dividindo o espaço utilizado pelos seus colaboradores com outros profissionais.
E aqui no Brasil também não é de hoje que a modalidade faz sucesso. De acordo com o Censo Coworking Brasil, em 2016 o mercado de escritórios compartilhados teve uma alta de 52%, e logo em seguida, em 2017, cresceu mais que o dobro: 114%.
Mas de lá pra cá o que mudou? Continua sendo possível atuar em coworking considerando a necessidade ainda real de evitar aglomerações? Neste artigo vamos explorar mais essa modalidade e contar o que levar em conta para implementá-la com segurança.
O que é coworking?
Veja neste artigo
Um espaço de coworking (ou, em sua tradução literal, de trabalho compartilhado) é um ambiente ou empresa que reúne toda a infraestrutura e recursos necessários para incentivar que outras empresas se juntem a eles com o intuito de desenvolver seus negócios de modo autônomo e independente.
Esse modelo de trabalho se baseia, única e exclusivamente, no compartilhamento de espaço e recursos de escritório por pessoas diferentes, de empresas diferentes e com objetivos diferentes.
Na grande maioria das vezes, um espaço de trabalho compartilhado é frequentado por profissionais liberais, empreendedores e usuários independentes, ou empresas que valorizam a flexibilidade no trabalho, novas tendências e a troca de experiências. Durante a pandemia também foi a escolha de muitos profissionais que não conseguiram trabalhar de casa.
Em suma, o coworking é uma tendência que está modificando a forma como empresas e empreendedores trabalham, compartilham e se relacionam. Além do mais, para muitos trabalhadores, a modalidade tem se mostrado uma ótima alternativa para aumentar a produtividade e encontrar novas oportunidades de negócios (é comum, inclusive, que empresas busquem esse modelo de trabalho para estabelecer relacionamentos com empresas que oferecem ou contratam os serviços do seu nicho de atuação).
Principais benefícios do coworking para sua empresa
Economia
Poupar recursos está entre as principais vantagens da adoção do coworking. Afinal, além do espaço, também há a divisão de despesas com materiais, energia, água, internet, limpeza e manutenção. Além disso, em alguns casos, os espaços podem também beneficiar seus funcionários por meio da localização, economizando gastos com deslocamento.
Networking
Coworking combina com networking. Compartilhar o mesmo ambiente com outros profissionais pode, com toda certeza, garantir excelentes novos contatos e pontes de negócios. Num espaço de trabalho compartilhado, o profissional tem a oportunidade de dividir referências com seus clientes e gerar um círculo de novos prospects, principalmente quando pertencem ao mesmo nicho.
Ganho de produtividade
Os espaços de coworking são otimizados para a produtividade. É evidente que o nível de rendimento dos profissionais varia ao longo do dia, e o próprio espaço físico pode contribuir nesse aspecto, se projetado da maneira certa. O ponto-chave no coworking está em sair da mesmice: diferentes colegas e ambientes de trabalho favorecem a produtividade, uma vez que as mudanças são constantes.
Acesso remoto
O coworking possibilita o anywhere office, ou seja, trabalho em qualquer lugar do mundo. E se isso é um benefício para o colaborador que pode desbravar o mundo enquanto trabalha, para a empresa a vantagem está em poder contratar os melhores talentos, sem ater-se tanto à localização dos profissionais.
Ambiente legal
O objetivo do ambiente de trabalho compartilhado é diferenciar-se dos escritórios tradicionais. Por isso, esses espaços buscam estimular a calma, a criatividade e auxiliar os profissionais a eliminar o estresse (nas salas de coworking é comum encontrar muitos sofás, café à vontade e até lugares pet friendly). Por causa disso, inclusive, o coworking é conhecido em muitos lugares do mundo como um estilo de vida.
Prefere investir no espaço que você já tem? Então o seu caminho pode ser o hot desking
E como o coworking funciona na prática?
O conceito de coworking, como você já leu, significa compartilhar espaços e infraestruturas com pessoas diferentes e que trabalham para empresas diferentes (ou até para si mesmas). Assim, na prática, você irá pagar um valor mensal para utilizar a infraestrutura de um grande escritório, sem, de fato, precisar se preocupar com a escolha de um espaço, mobiliá-lo ou lidar com as suas despesas sozinho.
No coworking você só paga o tempo que utiliza. E essa lógica de pagar pelo consumo se aplica também aos equipamentos e serviços terceirizados disponíveis no espaço. Conclusão: menos custos e melhor qualidade.
Gostou? Mas antes de adotar o coworking de vez, veja a seguir aspectos que merecem a sua atenção.
Dicas para implementar o coworking na sua empresa
Muitos coworkings viram sua procura cair durante a pandemia. Afinal de contas, um ambiente compartilhado com pessoas diferentes em tempos de isolamento social não é o lugar mais adequado para se trabalhar. Agora, contudo, a procura voltou a crescer e a aposta em segurança é o caminho para a retomada do trabalho nesses espaços. Veja como fazer isso:
Aposte na qualidade e segurança
Localização do espaço, wi-fi adequado, comodidades em boas condições – tudo isso deve estar no seu radar ao optar por um espaço de coworking, aliado a um bom custo-benefício. E em tempos de pandemia, lembre-se de que também é preciso disponibilizar aos funcionários álcool gel, máscaras e protocolos claros para que o espaço compartilhado não ofereça riscos. Prefira estruturas espaçosas e bem ventiladas, e garanta a limpeza das estações de trabalho.
Trate seu coworking como trataria a sua empresa
Embora o coworking ofereça uma perspectiva de trabalho totalmente inovadora, você continuará a ter as mesmas obrigações que teria num escritório próprio e isso quer dizer: pagamento de funcionários, gastos com contador, material de escritório, entre outros. Por isso, é importante que você construa um plano de negócios considerando o lucro que deseja obter, os custos fixos e variáveis e acompanhe isso à risca. Não deixe de lado as obrigações da sua empresa.
Invista numa infraestrutura de TI
Outro ponto imprescindível é investir numa infraestrutura de TI. Isso porque, uma vez que o seu objetivo será não se preocupar com detalhes técnicos, você deve antever problemas relacionados à segurança da informação e proporcionar um ambiente de TI seguro, confiável e estável.
Gerencie as escalas de trabalho do seu time
Mesmo num espaço de trabalho compartilhado, você deve acompanhar as escalas de trabalho dos seus colaboradores, de modo que sempre tenha alguém disponível para atender as demandas específicas dos seus clientes. Investir numa solução de tecnologia que permita essa gestão online é imprescindível.
Organize as posições de trabalho no seu escritório
Desenhar a experiência do colaborador não é uma tarefa simples e que se faça de uma hora para outra. O importante é: se você tem a intenção de mudar o escritório para um local de trabalho flexível, estilo coworking, você precisa mapear os processos, os espaços e repensá-los para se adequarem aos seus objetivos.
Com a dinâmica dos espaços definida, o Escala tem uma ferramenta que pode te ajudar a gerenciar as posições dos funcionários sem erros: o Escala Espaços permite a liberação de espaços disponíveis no seu escritório e os funcionários podem escolher quando usá-los. Tudo feito pelo aplicativo, direto no celular.
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O futuro dos escritórios
A pandemia nos mostrou o quão distantes estávamos daquilo que realmente importa: as pessoas. Os modelos de escritório antigos nos intuíam a construir uma zona de conforto cercada por paredes de concreto e individualidade, e o futuro chegou para mudar o que conhecíamos. E é por isso que o escritório do futuro é compartilhado.
Durante a pandemia, muitas empresas foram obrigadas a adotar, de forma emergencial, o trabalho remoto e se adaptaram a ele – viram que funciona, que traz mais qualidade de vida e redução de custos. O futuro dos escritórios, portanto, será baseado num modelo de trabalho que faça as pessoas passarem menos tempo sentadas numa mesa e mais tempo construindo vínculos verdadeiros com as pessoas. E o coworking é uma ótima maneira de colocar tudo isso em prática!
