Uma das funções mais importantes a serem cumpridas pelo RH de uma empresa é fazer o controle de jornada de trabalho.
A jornada de trabalho é o tempo em que o funcionário deve prestar seus serviços ao empregador. Ela pode ser definida de variadas maneiras, mas deve somar, no máximo, 44 horas por semana.
A remuneração pela jornada de trabalho pode ser afetada de diversas formas: pela incidência de horas extras, por adicional noturno, adicional de insalubridade, banco de horas e outros.
Também sofrerá influências de faltas ou atrasos e deverá respeitar intervalos intrajornada e interjornada. Para certas categorias de profissionais, acordos ou convenções coletivas ainda podem mudar algumas regras.
E tudo isso está previsto em lei. É aí que reside a importância de fazer o controle da jornada de trabalho: garantir que todas as regras estão sendo devidamente cumpridas, evitando o excesso de gastos.
Quem precisa fazer controle de jornada de trabalho?
Toda empresa deveria fazer esse controle, por questão de gestão eficiente.
Oficialmente, porém, o Art. 74 da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) prevê que apenas os estabelecimentos com mais de 20 funcionários façam a anotação da hora de entrada e saída, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.
Como fazer controle de jornada de trabalho
1) Ponto manual
É a forma mais antiga de controle de jornada de trabalho. Nela, as anotações são feitas em um livro de registros e precisam ser planilhadas para o cálculo de horas.
Porém, há alguns problemas nessa opção. Ela é sujeita a erros humanos e até fraudes, além de demandar muito tempo e esforço em relação aos modos automatizados de registro.
2) Ponto mecânico ou cartográfico
É o uso do famoso relógio de ponto. Ao chegar e ao sair do trabalho, o funcionário insere uma ficha de papel, chamada cartão de ponto, na máquina, que carimba o horário.
É uma forma muito tradicional de fazer o controle de jornada de trabalho. Contudo, embora confiável, ainda traz uma carga de trabalho maior, pois as informações do cartão precisam ser planilhadas pelo RH e organizadas dentro de um prazo limite.
3) Ponto eletrônico
A partir do ponto eletrônico, a tecnologia passou a oferecer a máxima eficiência para fazer o controle de jornada. Nele, a própria máquina registra os horários, compila os dados e organiza para o RH.
O registro pode ser feito de diversas maneiras: por impressão digital, por cartão funcional (aquele que os funcionários usam para acessar a sede, por exemplo) ou mesmo por senha.
O uso do ponto eletrônico é regulamentado pela Portaria 671/2021. Dentre as exigências está que a marcação não tenha restrições, nem exija qualquer tipo de pré-aprovação por parte do empregador. O ponto não deve, ainda, ser automático ou alterável.
A partir do Art. 75, a norma lista os tipos de sistema de registro eletrônico de ponto autorizados, com suas especificidades sistêmicas e tecnológicas.
Todos eles devem emitir comprovante de registro ao trabalhador, o qual sequer precisa ser físico: é possível que seja eletrônico, disponibilizado em formato PDF e assinado digitalmente. Nesse caso, deve ser disponibilizado para consulta digital pelo empregado a qualquer momento.
4) Ponto alternativo
É a mais recente evolução do registro de horas, sendo extremamente útil em tempos de pandemia. Com o ponto alternativo, o funcionário pode registrar entrada e saída de qualquer lugar, através de um site ou aplicativo de celular.
Ou seja, permite o controle de jornada de trabalho inclusive no sistema home office. Seu uso é regulamentado, também, pela Portaria 671/2021, e depende de convenção ou acordo coletivo de trabalho autorizador.
5) Ponto por exceção
Essa modalidade ganhou maior abrangência graças à edição da Lei 13.874/2019, que alterou o Art. 74 da CLT ao incluir nele o parágrafo 4º. O ponto por exceção dispensa o funcionário de registrar o horário de entrada e saída todos os dias. Ele só precisa anotar o que for excepcional: se atrasou, se fez horas extras, se precisou sair mais cedo etc.
Até 2019, esse tipo de ponto só poderia ser usado mediante convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho. Desde então, a lei prevê também acordo individual escrito entre a empresa e os empregados.
O que é registrador eletrônico de ponto (REP)?
Trata-se do equipamento ou sistema que a legislação e normativa brasileira autorizam para cumprir a função do ponto eletrônico. Ele tem especificações técnicas tratadas na Portaria 671/2021 e é dividido em três tipos:
1) REP-C: é o equipamento de automação físico, do tipo que fica instalado na parede, em local estratégico da empresa, onde os trabalhadores possam registrar o ponto por meio de crachá, senha, impressão digital ou outros. Suas especificações constam a partir do Art. 76 da Portaria 671/2021.
2) REP-A: é o sistema totalmente online, pelo qual se anota o ponto alternativo. Ou seja, seu uso precisa estar autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho. Suas especificações constam a partir do Art. 77 da Portaria 671/2021.
3) REP-C: é a mais recente novidade e não se confunde com os demais REPs. Ele vai além do mero registro e tratamento de ponto: trata-se de programa executado em servidor ou ambiente de nuvem certificados, de uso exclusivo para registro de jornada, com capacidade de emitir documentos e fazer controle automatizado de natureza fiscal trabalhista. Suas especificações constam a partir do Art. 78 da Portaria 671/2021.
Solução tecnológica
Desenvolvida a partir de uma iniciativa do Laboratório de Inovação da Sociedade Beneficente Israelita Brasileira Albert Einstein, o Escala é uma plataforma em nuvem que otimiza o gerenciamento de escalas e jornadas de trabalho online.
Com isso, é possível eliminar problemas resultantes de métodos ultrapassados de controle e planejamento de escalas e jornadas de trabalho, como o uso de papel, planilhas e lousas.
Dentre as funcionalidades oferecidas estão: verificação automática de infrações trabalhistas; flexibilidade assistida nas solicitações de trocas e folgas; e relatórios de produtividade e rastreabilidade de movimentações de escala.
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