Desentendimentos, retrabalhos e sobrecarga são alguns dos prejuízos que a inadequada comunicação no trabalho proporciona. Aspecto fundamental em uma organização, a troca de informações deve ser clara e direta mas, apesar de simples na teoria, na prática as dificuldades aparecem.
Em operações complexas e ininterruptas como hospitais e indústrias então, a falta de comunicação no trabalho pode trazer consequências mais graves. Atrasos, desfalques e atendimentos falhos podem custar caro e gerar danos irreparáveis.
Se proteger, portanto, é a melhor maneira de evitar esses erros e ainda conquistar muito mais. Quando empresa e colaboradores se expressam e são ouvidos mutuamente, a satisfação tende a crescer, afinal, é uma forma de valorização. E mais satisfação traz mais produtividade que gera engajamento e leva os resultados lá em cima. Vamos para a prática?
Como deve ser feita a comunicação no trabalho
1. Planeje-se
Defina o que precisa ser transmitido e prepare essa comunicação: quem será envolvido, qual a forma (reunião remota, presencial, ligação, e-mail), a pauta e seu objetivo. É importante ter claro qual a expectativa a partir da mensagem, para definir a maneira mais adequada de transmiti-la.
2. Pense no receptor
O público influencia diretamente a comunicação no trabalho, uma vez que tão importante quanto a transmissão da informação é o recebimento dela. Assim, os recursos empregados como a linguagem, o meio e a forma de se comunicar são moldados de acordo com quem aquela mensagem será direcionada.
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3. Explore
A comunicação no trabalho pode se dar de diversas formas: comunicados via e-mail, TV corporativa, publicações internas, aplicativos próprios. A depender da mensagem e do público, é possível variar a transmissão, gerando impactos direcionados ao conteúdo em questão.
Enquanto feedbacks rendem reuniões privadas, reconhecimentos podem ser abertos à empresa em informativos por e-mail. E mensagens do dia a dia, direcionadas a todos os colaboradores, podem ser enviadas de uma só vez por aplicativos que os profissionais já utilizam para o trabalho (evite canais como o WhatsApp, uma ferramenta pessoal, e priorize assuntos profissionais a um sistema desse contexto).
Clientes Escala conseguem, além de gerir escalas online pela ferramenta, enviar comunicados para os profissionais via sistema. Isso dá a garantia do recebimento da informação, otimiza o tempo do gestor que envia de forma simultânea e ainda fica de fácil acesso aos colaboradores, que já acessam a ferramenta para acompanhar a rotina de trabalho, via web ou aplicativo.
“Pelo Escala também conseguimos ver quem são os médicos que estão de plantão e sobreaviso. Isso nos facilita muito, pois evita erros de comunicação, evita ligar para o profissional que não está escalado.”
4. Tenha dados
Sabemos que a comunicação no trabalho tem mais chances de ser eficaz quando é clara e objetiva. E um apoio importante para esses dois aspectos está nos dados. Construa sua mensagem sobre eles (úteis também para os argumentos que reforcem ou discordem, de maneira produtiva, o que foi colocado).
Com o Escala, os gestores ganham relatórios inteligentes que compilam as informações da rotina dos colaboradores e ajudam em tomadas de decisões. No Hospital Estadual Sumaré, considerado o melhor da rede pública brasileira, essa funcionalidade ajuda a valorar o comprometimento dos colaboradores com a instituição, identificando, por exemplo, os profissionais mais atuantes e mais disponíveis em intercorrências.
“A partir daí a gente começa a ter a oportunidade de estabelecer algumas métricas para avaliar a afinidade do médico com a instituição e poder colocar alguns programas de benefícios, de reconhecimento para o médico que vai muito além do valor do plantão”, coloca o CEO Mauricio Perroud Junior.
5. Ouça
Tão importante quanto emitir é receber, ouvir. Mantenha um canal aberto para os colaboradores entrarem em contato, exporem seus pontos de vista. Esse aspecto é fundamental para a comunicação no trabalho, abrindo diálogos e constantes oportunidades de melhoria. Ao sentir que suas ideias são ouvidas, o colaborador vê que é respeitado, considerado. E isso traz mais satisfação.
O Escala abre esse canal também por meio do envio de preferências por parte do colaborador. Quando o gestor está montando as escalas via sistema, ele recebe essas solicitações e consegue levá-las em conta, com transparência, ao distribuir os turnos e folgas. “É uma valorização do colaborador, ele passa a se sentir parte integrante do processo”, resume a enfermeira Daniela Rebouças, do Einstein, cliente Escala.
Qual a importância da comunicação no trabalho
É natural que quando todos estão na mesma página o trabalho flua melhor e alcance os objetivos propostos. Nesse contexto, a cultura organizacional tem papel decisivo na eficácia da comunicação no trabalho e deve prezar pela transparência.
Um dos maiores prejuízos da inadequada comunicação no trabalho são as fofocas, que podem gerar até casos de assédio moral e consequências judiciais para profissionais e empresa. Quanto mais claras as informações estiverem para todos, menores as chances de ruídos, insatisfação e perda de credibilidade.
