Saber e entender como reduzir custos na empresa de forma apropriada e inteligente é uma habilidade importantíssima para qualquer gestor hoje em dia, e isso vai muito além de simplesmente cortar gastos.
Em períodos de baixa ou momentos de reestruturação, é essa capacidade que vai garantir que a produtividade e a qualidade do produto ou serviço prestado não caiam de patamar, apesar do menor investimento na produção e trabalho.
Ou seja, não é só trocar fornecedor, escolher matérias-primas mais baratas ou reduzir pessoal. É preciso um plano de ação. Nesse contexto, há algumas estratégias que podem ser seguidas. Confira.
Como reduzir custos na empresa
Avalie os custos
Sem saber quais são seus gastos, para onde vai o dinheiro investido e qual o retorno dele, não dá para imaginar por onde começar a cortar. Liste todas as contas: fixas, variáveis, sazonais, referentes a gastos diretos e indiretos.
A partir daí, defina quais delas são imprescindíveis. É o caso, por exemplo, dos gastos necessários para manter a empresa em funcionamento: aluguel, material, insumos. Já despesas de consumo como telefone, internet, água e energia na maioria das vezes podem ser reduzidas com pequenas práticas do dia a dia. E para completar, saiba quais são os gastos estratégicos, ou seja, aqueles que servem para agregar valor direto à empresa e têm retorno financeiro. Esses devem ser mantidos.
Com essas informações em mãos, é possível avaliar o que pode ou não ser reduzido e até cortado. Vale, inclusive, definir um comitê interno para analisar relatórios, planilhas e dados, de modo a ter um diagnóstico mais qualificado.
Negocie com fornecedores
Aqui, a questão é de custo-benefício. Seus fornecedores são aqueles que oferecem o menor preço pelo melhor insumo/serviço/produto disponíveis no mercado? É preciso pesquisar e conhecer quais são as outras opções por aí.
Na negociação, é necessário reconhecer limites e definir uma estratégia, para não correr o risco de perder um bom fornecedor. Uma dica valiosa é estabelecer uma relação de parceria e investir no relacionamento, preferivelmente de longo prazo.
Com metas de compras e projeções, é possível rever patamar de preços ou, por exemplo, quantidade/qualidade recebida de fornecedores sem necessariamente criar confrontos improdutivos.
Capacite e oriente a equipe
Uma adequada gestão de equipe tem o potencial de impactar profundamente a produtividade dos empregados. A ideia é que quanto mais preparados e integrados são os trabalhadores, melhores os resultados. Esse engajamento leva a decisões mais acertadas e a processos mais eficientes.
Nessa conta também entra o cuidado e o respeito com a situação de cada colaborador. É o chamado employee experience: as ações que as empresas fazem para melhorar a jornada do trabalhador, incluindo um ambiente corporativo saudável e atenção à saúde mental.
Corte ineficiências
Não deixe que problemas em apenas parte da engrenagem da sua empresa atrasem e prejudiquem os resultados globais. Busque e corrija ineficiências, sejam elas de produção, de gestão, de manutenção.
Uma das formas de fazer isso é dar atenção especial aos processos internos, que são as atividades que acontecem dentro de uma empresa para que ela alcance o objetivo a que se propõe. Garanta que estejam bem definidos e organizados, e reveja-os com constância, comparando resultados.
Invista em tecnologia
Ferramentas tecnológicas são o principal caminho para otimizar processos e automatizar tarefas repetitivas, mais um aspecto importante para quem quer saber como reduzir custos na empresa. Aliadas na desburocratização do trabalho diário, com a ajuda dessas modernidades é possível reduzir a margem de erro e liberar tempo para que os colaboradores reforcem o chamado core businness – a atividade principal da empresa.
Existem diversas soluções disponíveis para as mais variadas finalidades, com destaque especial para as HR Techs, empresas que usam tecnologia para facilitar as rotinas do RH e departamento pessoal, áreas que lidam diretamente com a organização das instituições. Esses setores precisam estar atentos às leis, não podem errar nos fechamentos e devem garantir que os pagamentos sejam feitos adequadamente. Com tantas informações e responsabilidades em jogo, contar com ferramentas com alta capacidade de armazenamento de dados é altamente vantajoso.
O Escala, uma iniciativa do Laboratório de Inovação da Sociedade Beneficente Israelita Brasileira Albert Einstein, oferece três soluções que descomplicam processos rotineiros, fazendo os colaboradores economizarem tempo e ganharem muito mais agilidade e transparência no dia a dia. Para adeptos do trabalho flexível, é possível garantir um revezamento de funcionários sem conflitos e aglomerações com o Escala Espaços, uma ferramenta fácil de usar e que permite a reserva de lugares e salas pelo próprio celular.
Outras soluções são o Escala Jornadas e o Escala Plantões, que otimizam a criação e publicação de escalas de trabalho. A primeira opção é configurada com a CLT e distribui folgas automaticamente, sempre de acordo com as regras trabalhistas e com controle de horas extras ou banco de horas. Já o Plantões é destinado para profissionais liberais, e por meio da ferramenta é possível configurar limites das horas trabalhadas para que não haja extrapolação do planejado. Mais uma facilidade que ambas oferecem são relatórios personalizados, que ajudam no fechamento no final do mês sem erros, mostrando exatamente quanto que foi trabalhado por cada funcionário.
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Veja na prática a rotina com o Escala Jornadas
Essas tecnologias estão disponíveis em sistemas na nuvem e contam com interface web e aplicativo móvel. Assim, não é preciso um único equipamento para utilizá-las e cada colaborador, do próprio celular, pode acompanhar em tempo real as atualizações referentes ao seu trabalho. Para saber mais, converse com a nossa equipe.
E agora que você sabe como reduzir custos na empresa, que tal acompanhar outras tendências de RH? No blog do Escala você encontra conteúdos atualizados sobre as últimas práticas de gestão de pessoas que têm atraído a atenção do mundo corporativo. Confira nossos artigos.
