O controle de ponto e a gestão das horas trabalhadas são algumas das tarefas mais difíceis e importantes para o departamento pessoal de qualquer empresa, sobretudo quando estas informações refletem diretamente na folha de pagamento, compra de benefícios e demais indicadores de resultado dos colaboradores.

Apesar da existência de centenas de recursos de tecnologia responsáveis por tornar estes processos mais práticos, no entanto, muitas empresas ainda realizam os registros de ponto de forma manual, o que pode ocasionar erros: neste caso, errar para mais pode causar prejuízo para a empresa e errar para menos pode acarretar em prejuízo para o colaborador.

Não é raro quando, por exemplo, a empresa precisa adaptar a jornada de trabalho dos seus colaboradores para atender demandas específicas e a dúvida é: é necessário pagar horas extras toda vez que o colaborador precisar estender o horário? A resposta é não, desde que exista um acordo de banco de horas.

Para entender tudo sobre como funciona o banco de horas e como aplicá-lo devidamente no seu negócio, continue a leitura.

Mas afinal, o que é e como funciona o banco de horas?

Instituído pela lei 9.601 de 1988 (responsável pelas principais alterações da CLT), o banco de horas é um acordo de compensação em que as horas excedentes trabalhadas em um dia são compensadas com a correspondente diminuição da jornada em outro dia. Sua validade está prevista na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), no parágrafo 2º do artigo 59

A validade do banco de horas está condicionada mediante acordo ou convenção coletiva de trabalho e à participação do sindicato da categoria. A adoção ou não do banco de horas é uma decisão do empregador e faz parte do seu poder diretivo. 

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina ainda que uma jornada pode ser de até dez horas diárias e de até 44h semanais, somando-se as horas adicionais em um registro de banco de horas. Assim, o colaborador tem a possibilidade de desfrutar do acumulado em dias de folga pelo prazo estabelecido entre as partes.

As principais vantagens do banco de horas 

São inúmeras as vantagens do banco de horas para a sua empresa. A seguir, conheça algumas: 

1 – Redução da folha de pagamentos

Independente do tamanho da empresa, os valores das horas extras vão impactar nas despesas gerais, já que, por não saber exatamente quanto de dinheiro será pago pelas horas extras dos colaboradores nos meses seguintes, a empresa se vê obrigada a evitar investimentos e cortar custos para garantir o cumprimento com o pagamento da folha salarial de todos. Ao implementar o banco de horas, porém, esta não será mais uma preocupação. O dinheiro que seria pago em horas extras pode ser destinado para melhorias, troca de equipamentos, manutenções ou até para maximizar os lucros. 

2 – Diminui o número de pagamentos indevidos

As horas extras trabalhadas devem ser adicionadas ao pagamento referente ao mês em que elas foram cumpridas. Essa regra acaba, na maioria das vezes, fazendo com que a empresa realize pagamentos indevidos, já que o tempo que a área de Administração de Pessoal possui para relacionar as horas e incluir na folha dos colaboradores é muito curto. Com a implementação do banco de horas, no entanto, a empresa terá mais tempo para avaliar as horas trabalhadas de cada colaborador e chegar aos números corretos. Além disso, diminui o número de ações de má fé, já que o colaborador não vai receber o valor das horas em sua folha de pagamento.

3 – Facilita o trabalho da área de Administração de Pessoal

Você já parou para pensar quantas horas a área de Administração de Pessoal perde contabilizando as horas extras de cada colaborador e preparando a folha de pagamentos? O suficiente para impactar na rotina de trabalho do departamento. Adotando o banco de horas, a empresa precisará utilizar um controle de ponto, responsável por contabilizar e realizar a soma automática das horas extras de cada colaborador, o que maximizará a produtividade do time.

Gestão de Escalas e Plantões

Dicas para implementar o banco de horas na sua empresa

Para aderir ao banco de horas na sua empresa, é necessário realizar um planejamento estratégico antes, durante e após a implementação do processo. Veja:

Conheça bem o modelo e as necessidades de sua empresa

Antes de tudo, é preciso entender todas as regras e requisitos sobre a implementação do banco de horas. As leis que regem essa modalidade são nº 9.601/1998 e a da Reforma Trabalhista nº 13.467/2017.

É preciso analisar também se é preciso flexibilizar as horas do empregado e do empregador. Será realmente benéfico a implantação dessa medida no cotidiano do seu negócio? Há períodos de maior e menor demanda de vendas ou prestações de serviço? Sua companhia possui muitos gastos com horas extras? Considere essas questões antes de tomar uma decisão.

Defina as normas do acordo

Ao concluir que a modalidade será positiva tanto para a empresa quanto para seus colaboradores, a sua área de Administração de Pessoal poderá formular e emitir os documentos oficiais do acordo, em que deverão constar detalhes como o valor por cada hora trabalhada, horários e períodos permitidos para compensação, entre outras observações. Deve-se expor, portanto, todas as regras que irão reger os direitos e deveres da empresa e dos colaboradores nessa situação.

Faça o controle das horas

Após efetivar a adoção desta modalidade, é necessário disponibilizar ao funcionário formas de acompanhar seus minutos adicionais ou pendentes de trabalho.

Esse monitoramento é importante para acompanhar a compensação de cada colaborador – se as horas positivas estão se transformando em folgas e as negativas estão sendo repostas, evitando assim complicações futuras. Isso pode ser realizado por meio de relatórios ou então por sistemas automatizados.

Como fazer a gestão do banco de horas?

Para o banco de horas funcionar bem é imprescindível uma forma eficiente de controlar a gestão da jornada do colaborador, pois isso evita desperdício de tempo e previne desentendimentos entre ambos os lados.

Existem diferentes formas de realizar e garantir a eficiência do controle, e é sempre bom conhecer as opções disponíveis e que atendam as necessidades da sua empresa, antes de tomar uma decisão. Veja as opções:

  • Planilha

É possível realizar o controle do banco de horas e, por consequência, da jornada de trabalho dos seus colaboradores por meio de planilhas, uma vez que a gestão de jornadas está diretamente relacionada ao lançamento e emissão da folha de pagamento e análise de produtividade dos colaboradores. Esta demanda, porém, por se tratar de um esforço manual pode acarretar problemas para o seu negócio.

  • Relógio de ponto tradicional

Essa é uma das formas mais populares de gerenciamento da rotina de trabalho dos colaboradores. Para a implementação deste, no entanto, é necessário realizar a contratação de um software de gestão e disponibilizar um local acessível e de fácil acesso para os colaboradores.Os sistemas que integram o relógio de ponto trazem a necessidade de extrair as informações do ponto dos através da porta USB que integra o relógio e podem não ser tão práticos quanto parecem.

  • Sistema digital de gestão de jornada

A tecnologia está cada vez mais presente em nosso dia a dia, e quando o assunto é gestão de jornada de trabalho isso não poderia ser diferente. Os sistemas digitais de gestão de jornada estão cada vez mais presentes nas empresas, pois facilitam o processo de administração das horas que o colaborador trabalha. Os sistemas digitais armazenam as informações precisas do ponto do funcionário em servidores online e possuem aplicativo de celular para controle do colaborador e há até opção de aparelho de ponto mais moderno e com transmissão das informações via wi-fi e em tempo real. 

Gestão de escalas e plantões

O que muda com a Medida Provisória 936

A Medida Provisória 936, sancionada no ano de 2020 em detrimento da pandemia do novo coronavírus, alterou algumas regulamentações trabalhistas:

A Medida permite redução de salários e jornadas e suspensão de contratos durante a pandemia de Covid-19, para viabilizar a manutenção de empregos. O programa garante também o pagamento de um benefício emergencial pago pelo Governo federal por até 60 dias ao trabalhador com contrato suspenso ou por até 90 dias se o salário e a jornada forem reduzidos.

Ao empregado, é garantida ainda a permanência no emprego pelo dobro do período em que teve o salário reduzido. Em nenhuma situação o salário pode ter redução inferior ao valor do salário mínimo em vigor (R$ 1.101,95).

O melhor da tecnologia para o setor hospitalar

Ideal para gerenciar jornadas de trabalho em regime CLT (12×36, 6×1,5×2)  das equipes multiprofissionais em clínicas, UPAs e hospitais, o Escala Jornadas foi desenvolvido a partir de uma iniciativa do Laboratório de Inovação da Sociedade Beneficente Israelita Brasileira Albert Einstein e é uma plataforma completa em nuvem que permite otimizar o gerenciamento de escalas e jornadas de trabalho por meio de diversas funcionalidades disponíveis na web ou no aplicativo. 

No sistema é possível adicionar a quantidade máxima de banco de horas permitidas na instituição, além de configurar se é permitido banco de horas negativo para que não gere controles paralelos. No dia-a-dia da gestão de escalas, é possível ainda sinalizar quando um ajuste de horário ou remanejamento com horas a mais do que o planejado vira banco de horas ou hora extra.

Outra facilidade que o Escala Jornadas possui é apoio à decisão para a queima de banco de horas, sugerindo os melhores dias que não desfalquem a escala. O profissional consegue solicitar essa folga de banco de horas nesses melhores dias também, que dependerá da aprovação do organizador para ser concluída.

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