Embora sejam importantes para manter a organização do trabalho, as reuniões costumam ser um ponto delicado em muitas empresas. Há quem reclame do excesso, da falta de objetividade desses momentos e do receio de acabar em uma “reunião que poderia ter sido um e-mail”. Mas a verdade é que elas podem, sim, ser verdadeiramente produtivas. A seguir, reunimos sugestões práticas sobre como fazer uma reunião em prol de mais resultados.
Como fazer uma reunião produtiva
Defina a finalidade
O que deve ser resolvido durante a reunião? Ter essa pergunta respondida é fundamental antes de separar um tempo na agenda dos colaboradores. Já adiante a pauta com todos os envolvidos para que cheguem preparados.
No próprio convite, deixe estabelecida sua expectativa (“No final desta reunião, seria ótimo se…”). Isso garante uma reunião com foco, e o resultado é um momento verdadeiramente produtivo para a troca de ideias.
Estabeleça o tempo
A duração máxima da reunião também deve ser definida com antecedência. Assim, todos conseguem se organizar previamente. Lembre-se de que os colaboradores precisam de tempo para executar suas demandas, e que as reuniões são algo além disso.
Comece pelos assuntos prioritários e se alguma discussão específica aparecer no caminho e demandar mais tempo, agende outro horário com os envolvidos para tratar disso, mantendo o foco do encontro.
E quanto tempo é o ideal?
Isso varia de acordo com a pauta. Em termos de concentração, muito se fala no mundo corporativo sobre o limite dos 18 minutos, tanto que os mundialmente famosos TED Talks trabalham em cima dessa máxima. Ou então a duração comum de um espetáculo, com seus 90 minutos.
Fato é que a objetividade deve prevalecer. Claro que uma conversa mais descontraída na reunião é bem-vinda, mas não deixe que o tempo extrapole demais. Uma reunião semanal de alinhamento, por exemplo, pode caber muito bem em 20 ou 30 minutos. E não tem problema se terminar antes do previsto, o importante é que a finalidade seja alcançada.
Agora, caso o encontro esteja prestes a se estender muito, considere marcar um novo ao invés de pedir para os convidados ficarem mais tempo. Profissionais de mente “fresca” ficam mais focados e preparados para pensar em ações.
Organize com eficiência
Muitas reuniões são feitas de forma online, mas se a ideia é reunir o time presencialmente, já deixe a sala agendada com antecedência. Com o Escala Espaços você faz isso rapidamente. O sistema online permite a reserva de salas de reunião, basta selecionar o dia e horário desejado que o local já fica separado para a sua equipe. É organização na agenda e no escritório, sem perder tempo!
Traga quem interessa
Mais um cuidado importante sobre como fazer uma reunião produtiva é a escolha dos participantes. Ninguém gosta de perder tempo, então direcione o convite para quem de fato precisa ser envolvido. Quem for escolhido deve ter condição de contribuir com a pauta. Leve isso em consideração na hora da seleção.
Convide com antecedência
Reuniões de emergência acontecem, mas se é um assunto previsto, faça o convite com dias de antecedência. Ferramentas online como o Google Calendar são úteis para envios do convite e verificação da disponibilidade de agenda dos participantes. Basta clicar sobre o dia e horário desejados e criar o encontro, já anotando o assunto, os detalhes e selecionando os participantes.
Cuide dos registros
Avalie a necessidade de registrar a reunião. Para encontros mais estratégicos, de alinhamento de ações ou apresentação de resultados, pode ser válido documentar o que foi discutido. E daí cabe a tradicional ata da reunião em documento (já selecionando previamente um responsável para cuidar dessa tarefa), a gravação do encontro ou o uso de anotações abertas.
Neste último caso, ferramentas como o Miro e o Canva funcionam como lousas online que permitem a anotação de ideias simultaneamente em reuniões remotas. Agora, se for um encontro presencial, isso pode ser feito com o uso de post-its ou lousas convencionais, e depois fotografar o que foi feito.
Quanto a gravações de reuniões online, o Zoom, por exemplo, permite gravar as conversas feitas na plataforma, e outras ferramentas como Loom e OBS Studio gravam encontros em outros locais, como o Google Meet.
Já se optar pela ata, anote o dia e horário da reunião, a finalidade, quem participou, um resumo dos assuntos discutidos e as conclusões (tarefas a serem feitas, decisões tomadas, enfim, o plano de ação), e envie para todos os participantes e quem mais precisar tomar ciência do que foi discutido.
Leia também:
Ferramentas indispensáveis para aumentar a produtividade no home office
Como a Cinemark organizou o trabalho híbrido no seu escritório corporativo
Cuidar de times a distância não tem segredo com a tecnologia
Checklist para melhorar processos internos e atingir resultados de forma mais ágil
Flexibilidade no trabalho: por que todo mundo sai ganhando com ela (e por onde começar)
Conclusão
Por fim, lembre-se de que os colaboradores devem sair motivados da reunião, sabendo das suas tarefas e objetivos. As informações precisam ser colocadas de maneira clara. Seguindo essas dicas, o desafio de como fazer uma reunião produtiva fica mais fácil, e o tempo de todos é otimizado.
Para mais insights de gestão inteligente de trabalho, continue acompanhando o blog do Escala e conheça nossas soluções que vêm trazendo mais organização para instituições como Hospital Israelita Albert Einstein, Unimed e o Comitê Olímpico do Brasil. E pode trazer para a sua empresa também! Veja nossos produtos e saiba mais.
