escala de trabalho

Neste artigo, comentaremos sobre o que é uma escala de trabalho e no final, te ensinaremos a montar uma para sua equipe.

Todo dia no seu trabalho você consegue realizar diversas tarefas e resolver diversos problemas, mas existe um que nunca vai embora: montar uma escala de trabalho que faça sentido.

É aquele tipo de tarefa que ninguém gosta de fazer, mas que é muito importante e quando deixada de lado gera muitas consequências negativas.

A escala de trabalho influencia diretamente na experiência do colaborador, na qualidade de vida e consequentemente, na qualidade de trabalho do funcionário. 

Mas fique calmo, fizemos este texto exatamente para ajudar a clarear suas ideias. Vamos te mostrar os tipos de escalas, te ensinar como fazer uma escala e mostrar erros mais comuns. Vamos lá!

Escala de trabalho: o que é?

Uma escala de serviço ou trabalho refere-se aos dias da semana estabelecidos para o cumprimento de trabalho.

As escalas não necessariamente devem ser em dias seguidos, nem iniciar e terminar no mesmo horário e podem apresentar diferentes variações.

Jornada de Trabalho: o que é?

A jornada de trabalho diz respeito ao período (quantidade de tempo) que o colaborador ficará à disposição da empresa para executar as suas funções. 

Conheça alguns tipos de jornadas:

  • jornada integral: é a mais comum, caracterizada por 8 horas diárias, 44 horas semanais e 220 horas mensais;
  • jornada em turnos ininterruptos: é a situação em que os colaboradores fazem um revezamento para manter a atividade da companhia, trabalhando de manhã, tarde e noite;
  • jornada parcial: contrato de até 30 horas semanais, sem horas extras, ou de até 26 horas semanais, com até 6 horas extras. Antes da reforma trabalhista, a lei previa jornada máxima de 25 horas.
  • jornada intermitente: trata-se de uma modalidade de contrato de trabalho em que não há uma jornada específica. Na prática, o trabalhador pode ser admitido para trabalhar apenas por algumas horas semanais, sem limite mínimo.
  • jornada com horas in itinere: essa modalidade foi reformulada na reforma trabalhista e só é válida para alguns sindicatos, como por exemplo, trabalhadores rurais. Esse tipo de jornada é usado quando o local de trabalho é de difícil acesso e os funcionários necessitam de um deslocamento propiciado pelo empregador. Nesse caso, o tempo gasto com deslocamento será registrado para o cálculo de horas e jornada.

Para entender mais sobre jornadas, confira este artigo: Jornadas de trabalho 

Escala de Trabalho x Jornada de Trabalho: qual é a diferença?

A Escala de Trabalho está mais relacionada aos dias da semana em que o funcionário irá trabalhar. Já a Jornada diz respeito ao período (horas) em que o trabalho terá que cumprir naquele dia, semana ou mês.

Tipos de Escala de Trabalho

Existem alguns tipos de escalas comuns e permitidas por lei no Brasil. Vamos listá-las com os links caso queira saber mais de cada uma delas:

5 dicas para fazer uma escala de trabalho

Antes de planejar uma escala de serviço, é importante garantir que esta esteja de acordo com as regulamentações CLT e que esta seja personalizada o suficiente para suprir as demandas dos setores da sua empresa. 

Assim, para planejar uma escala de serviço de forma eficaz, você deve:

  1. Sazonalidade

Vamos usar o exemplo de uma fábrica. Em alguns dias da semana ou do mês você vai precisar produzir um produto específico, que somente alguns profissionais sabem operar. 

Entender a frequência que isso acontece é essencial. E depois, entenda os requisitos. Quem e o quê é necessário para fazer essa entrega?

Com o tempo sua eficiência vai melhorar e você vai economizar com mão de obra.

  1. Analise os períodos de serviço

Ao estabelecer uma escala de serviço, é importante analisar minuciosamente os períodos ativos. Veja se os horários de folga estão compatíveis com a lei, se não há furos na equipe e, principalmente, se nenhum setor está sobrecarregado. 

  1. Entenda o perfil das equipes

Cada equipe tem um perfil diferente. É importante entender as necessidades deles e conseguir adaptar aos horários que a empresa precisa. 

Talvez alguns funcionários precisem de um horário específico pois tem filhos e precisam buscá-los no colégio. Tudo isso precisa ser analisado.

Entender os líderes das equipes também é importante. Se em todos os turnos você precisa de alguém que tome a frente, comece a qualificar a equipe e formar líderes que consigam gerir a operação além de você.

  1. Crie uma política e exponha

Deixar claras as regras é muito importante para que tudo saia como planejado. Atrasos, folgas, trocas, horas extras. Tudo isso precisa estar muito claro para todos os funcionários.

Tente ser o mais direto possível e colocar em 2 páginas quais as regras da operação. Dessa forma, você evitará perguntas constantes e possíveis furos nos turnos.

  1. Utilize algum sistema

Com a expansão da tecnologia no Brasil, surgiu também a possibilidade de tornar os processos mais ágeis e a comunicação com os colaboradores mais transparente. O planejamento e gestão de escalas de serviço, por exemplo, pode ser facilmente realizado com a ajuda de softwares e aplicativos em nuvem que tem tornado a vida destes profissionais e a reputação das empresas muito mais leves. 

Se você optar por uma planilha a mão ou em Excel, tudo bem. Mas garanta que este seja o único método utilizado. Assim você evita desvios de comunicação e garante a clareza para todos.

Como fazer uma planilha de escala de trabalho (em Excel)

De modo geral, a escala de trabalho pode ser definida como:

Escala de revezamento diária refere-se à jornada de trabalho dentro de uma janela de 24 horas.

  • Horário de início e término de cada jornada, inclusive com os horários de intervalo;
  • Número de Turnos existentes no dia;
  • Número de colaboradores necessários por setor/área/produção por turno;
  • Número de colaboradores necessários para garantir o revezamento por setor/área/produção por turno.

Com a escala de revezamento diária é possível eliminar horas-extras e colaboradores excedentes, além de melhorar a eficiência produtiva adequando o número de colaboradores corretos de acordo com a necessidade horária.

Escala de revezamento mensal refere-se à jornada de trabalho dentro de um período estabelecido, seja ele dentro de um mês qualquer (janeiro, fevereiro e etc…) 

  • Período semanal, quinzenal ou mensal e etc;
  • Número de colaboradores necessários por setor/área/produção por turno por dia e mês;
  • Número de colaboradores necessários para garantir o revezamento por setor/departamento/produção por turno por dia e mês;
  • As datas das folgas geradas para cada colaborador e o número de folgas ao longo do período semanal,quinzenal ou mensal, e etc.;
  • Número de dias trabalhados para cada colaborador ao longo do período semanal, quinzenal ou mensal e etc.

Com a Escala de Revezamento Mensal é possível visualizar a carga horária semanal trabalhada, as folgas durante a semana e aos domingos.

Inicialmente, vamos analisar a tabela que temos para começar:
Tabela inicial

 Nesta tabela temos algumas informações como o nome dos funcionários e a função de cada um deles. Na parte superior temos as informações de data para que possamos escolher o mês e automaticamente teremos o fim do mês ou o último dia do mês (que terão a mesma informação com formatos diferentes).

A ideia para a construção dessa escala é que o número e o nome dos dias da semana sejam alterados automaticamente à medida em que o usuário muda o mês, ou seja, esses valores serão alterados para que se adaptem ao mês visualizado.

Vamos começar preenchendo as informações importantes que são as informações do mês para que possamos obter as outras informações a partir delas.


Fórmula FIMMÊS

Para o fim do mês vamos utilizar a fórmula FIMMÊS, que retorna o último dia do mês dada uma data. Essa fórmula possui apenas 2 argumentos, o primeiro é a data a ser analisada e o segundo é a quantidade de meses a partir daquela data que vamos observar. Como o mês a ser observado é o mês atual vamos deixar como 0 este segundo argumento.


Fórmula DIA

 Para o último dia vamos utilizar a fórmula DIA referenciando a data que acabamos de obter que é a do fim do mês. Essa fórmula só possui um único argumento que é uma data e retorna o dia daquela data.

Na célula C2 temos uma Validação de Dados que nos permite escolher o dia primeiro de cada um dos meses do ano para atualizar a escala de trabalho. Portanto, ao alterar o mês desejado as duas fórmulas abaixo serão atualizadas automaticamente.


Alterando o mês de análise

Com essas informações já seremos capazes de fazer a atualização dos dias do mês selecionado para que o usuário possa preencher a escala daquele mês.

Vamos começar o preenchimento dos números dos dias em seguida faremos o preenchimento dos nomes desses dias. Para a célula D7 vamos preencher com o número 1 que é o primeiro dia do mês, os demais serão preenchidos de acordo com uma fórmula para que sejam automatizados.


Fórmula para preencher os dias do mês (em números)

A partir da célula E7 vamos utilizar a seguinte fórmula. Vamos primeiro analisar a fórmula SE dentro dela. A fórmula SE está verificando se o dia anterior somado 1 é maior do que o último dia do mês, em caso positivo vamos deixar a célula vazia, pois se a soma for maior do que o último dia é porque o mês já acabou. Caso essa soma não seja maior do que o último dia do mês, vamos somar 1 ao dia anterior e assim por diante até a última célula.

A fórmula SEERRO foi inserida, pois no mês de fevereiro por exemplo teremos 2 células vazias no final, pois temos 31 colunas, mas só 29 dias a serem preenchidos. Por conta desse motivo, ao chegar na última célula e tentar somar o vazio que seria o dia 30 para preencher a última célula o Excel dá um erro, pois ele não consegue somar a atribuição de vazio + 1.

Então essa fórmula é utilizada para quando ocorrer um erro o Excel atribua vazio para que o usuário não veja que ocorreu um erro e deixa a visualização da tabela mais limpa.


Fórmula para preencher os dias do mês (nome do dia)

Para o nome do dia da semana vamos utilizar essa fórmula. A fórmula SEERRO como vimos anteriormente serve para evitar que um erro apareça e com isso vamos inserir vazios na célula.

A outra fórmula que vamos utilizar é a fórmula DATA que irá retornar uma data baseada nas informações de ano, mês e dia fornecidos. Neste caso para as informações de ano e mês vamos utilizar essas fórmulas com referência da célula C2 que possui a data do mês atual.

Já para obter o dia vamos referenciar a célula logo abaixo, pois é a célula que acabamos de preencher os dias (em números) do mês atual.


Resultado das fórmulas

Feito isso teremos as datas em cima de todos os dias (em números) do mês, no entanto queremos apenas o nome do dia e não a data completa deste dia. Para isso, vamos selecionar todas as células com as fórmulas que acabamos de criar e iremos pressionar as teclas CTRL + 1 para ir a formatação personalizada.


Formatação Personalizada

Feito isso vamos até a opção Personalizado e dentro da caixa de texto de Tipo vamos escrever ddd, para que o dia apareça com o nome abreviado. Caso o usuário queira com o nome completo basta colocar ddd.

Resultado da formatação personalizada

Feito isso temos nossa tabela automática, então tanto os dias (em números) quanto o nome dos dias serão atualizados ao modificar a data do mês desejado, desta forma o usuário não irá precisar se preocupar em preencher manualmente os dias, principalmente para saber os finais de semana.

Para finalizar e deixar a tabela um pouco mais visual vamos realçar todos os dias que os funcionários tiverem folga. Para isso basta selecionar todas as células (lembrando de selecionar também as referentes ao dia 31). Em seguida vamos até a guia Página Inicial, Formatação Condicional, Regras de Realce das Células e por fim vamos selecionar a opção Texto que Contém.


Utilizando a formatação condicional com texto

Feito isso será aberta uma janela para que possamos escolher o texto que queremos realçar e qual será o tipo de realce. Para o realce o Excel tem alguns estilos padrões, mas o usuário poderá criar o seu próprio na opção personalizada. 


Alterando o texto e preenchimento das células

Com isso teremos todas as células que possuem folga escrita realçadas, isso vale para os novos textos, ou seja, caso o usuário insira outra folga ela já ficará realçada. E caso apague uma célula que possua folga ela voltará ao normal.


Tabela finalizada

Espero que esse guia tenha te ajudado e que você tenha conseguido criar sua própria planilha de escala!

Programa para montar escala de trabalho

Agora que você já sabe o que é e como funciona a escala de serviço, os impactos da reforma trabalhista e o que mudou com a redução de carga horária, é hora de avaliar opções de digitalizar o processo.. Afinal, a falta de controle e registro das escalas de serviço e ainda são um dos maiores problemas e causas de ações judiciais trabalhistas em todo o Brasil. 

Existem boas soluções no mercado que oferecem realizar a gestão de escala de maneira simples e segura. Levando bastante clareza ao gestor e aos funcionários

A solução desenvolvida por nós do Escala, tem provado, com excelentes cases de sucesso, que criar e gerenciar escalas de serviço por meio de uma interface web e aplicativo móvel, além de melhorar processos, maximiza a produtividade da sua equipe e garante melhor performance para a sua empresa.

Se fizer sentido para você e quiser nos conhecer, basta solicitar um contato conosco.

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