Como fazer uma escala de trabalho

Publicado em 5 maio, 2021

Atualizado em 17 março, 2022 | Leitura: 10 min

Se você chegou até aqui é provável que esteja em dúvida de como fazer uma escala de trabalho, certo? De modo geral, a escala de trabalho é definida como o controle de horas ou dias trabalhados pelos profissionais de uma empresa de modo que seja mais fácil acompanhar a jornada de trabalho cumprida diariamente.

É aquele tipo de tarefa que ninguém gosta de fazer, porém, se deixado de lado, gera uma série de consequências negativas. Isso porque a escala de trabalho influencia diretamente na experiência do colaborador e, consequentemente, na produtividade de toda a equipe.

Mas fique calmo, fizemos este texto exatamente com o objetivo de ajudar a clarear suas ideias. E antes de efetivamente aprender como fazer escala de trabalho, é necessário entender alguns conceitos. Neste artigo, você irá aprender sobre os tipos de escalas, qual o passo a passo para organizar uma e como evitar erros comuns. Vamos lá!

Mulher segurando prancheta e sorrindo, aprendendo como fazer escala de trabalho
Imagem: Freepik

Escala de trabalho: o que é?

Uma escala de serviço ou trabalho refere-se aos dias da semana estabelecidos para o cumprimento do trabalho. É importante observar que as escalas não necessariamente ocorrem em dias seguidos, e tampouco iniciam e terminam no mesmo horário, podendo apresentar uma série de variações. Falaremos sobre os tipos delas mais adiante.

Jornada de trabalho: o que é?

Já a jornada de trabalho diz respeito ao período (quantidade de tempo) que o colaborador ficará à disposição da empresa para executar as suas funções. Na prática, a diferença entre escala e jornada de trabalho está nas especificidades de tempo. Enquanto a escala de trabalho está mais relacionada aos dias da semana em que o funcionário irá trabalhar, a jornada diz respeito ao período (horas) que o trabalhador terá que cumprir naquele dia, semana ou mês.

E assim como acontece com as escalas, existem diferentes tipos de jornada. A mais comum é a integral, caracterizada por oito horas diárias, 44 horas semanais e 220 mensais. Mas também tem, por exemplo, a jornada em turnos ininterruptos, em que os funcionários se revezam para manter a operação, e a jornada intermitente, que não possui especificidades.

Confira nosso glossário sobre gestão de escalas

Tipos de escala de trabalho

Conheça os permitidos por lei:

Escala 4×2

A escala de trabalho 4×2 atende principalmente a jornada diária de seis horas, totalizando 24 horas semanais. Neste caso, são realizados quatro turnos de seis horas seguidas, com direito a dois dias de folga.

Para aplicá-la, é necessário validação jurídica do sindicato da classe, ou aprovação em convenção coletiva de trabalho. Também é possível por meio de acordo individual de trabalho entre o empregado e o empregador.

Escala 5×1

Nesta escala, a cada cinco dias trabalhados, o colaborador tem direito a uma folga. Nesse tipo de turno, o funcionário possui o benefício da folga no domingo a cada quatro semanas. A jornada diária, segundo o que está previsto em lei, não deve exceder as sete horas e 20 minutos.

Escala 5×2

No caso da escala 5×2, a cada cinco dias de trabalho, o colaborador deve receber dois dias de folga, sendo eles consecutivos ou não. Dessa forma, a jornada semanal de 44 horas é distribuída em cinco dias da semana e cerca de 8h48m diários.

Event planning photo created by freepik - Calendário, canetas, papel e relógio sobre mesa de escritório
Imagem: Freepik

Escala 6×1

A escala 6×1 determina no máximo seis dias de trabalho para um dia de descanso. Os colaboradores que trabalham aos finais de semana têm direito a uma folga no domingo a cada sete semanas. As mulheres são obrigadas a folgar em um domingo a cada 15 dias.

Escala 6×2

Na escala 6×2, o colaborador trabalha seis dias da semana por um período de até oito horas e folga em dois.

Escala 12×36

No modelo de escala 12×36, o colaborador realiza uma jornada de trabalho de 12 horas e folga nas 36 subsequentes, numa espécie de compensação de jornada. Por exemplo: se ele trabalhou na segunda-feira das 10h às 22h, seu próximo dia de trabalho será na quarta-feira no mesmo horário. Em alguns casos, por conta de convenções coletivas e acordos sindicais, essa jornada permite folgas além do descanso das 36h.

Escala 24×48

A escala 24×48 funciona da seguinte forma: a cada 24 horas trabalhadas, o colaborador tem direito a 48 horas de descanso. Portanto, caso tenha cumprido um período de trabalho das 8h às 8h numa segunda-feira, o seu próximo expediente começará às 8h da quinta-feira.

Escala 40×48 (semana espanhola)

A escala 40×48, também conhecida como semana espanhola, é um sistema de compensação de horário que alterna a prestação de 40 horas em uma semana e 48 horas em outra. O ajuste desse tipo de turno de trabalho é realizado mediante acordo ou convenção coletiva.

Além disso, existem semanas espanholas modificadas, como, por exemplo, trabalho de meio período aos sábados ou compensação de horas do sábado com uma hora a mais em quatro dias da semana.

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Imagem: Freepik

Escala de folga

Mais um ponto muito importante na organização da escala de trabalho é a escala de folga, pois é por meio dela que o departamento de recursos humanos (RH) consegue definir o revezamento de funcionários. 

O tempo mínimo de folga que um trabalhador tem por semana é de 24 horas, conforme regulamentado pelo Art. 67 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

E ainda de acordo com a CLT, o mais recomendado é que os trabalhadores exerçam suas tarefas durante oito horas diárias, somando 44 horas semanais. Os excedentes geram as folgas, para evitar que os funcionários fiquem sobrecarregados.

Gestão de escalas e plantões

5 dicas para fazer uma escala de trabalho

Antes de planejar uma escala, é importante garantir que ela esteja de acordo com as regulamentações da CLT e que seja personalizada o suficiente para suprir as demandas dos setores da sua empresa. 

Assim, para planejar uma escala de trabalho de forma eficaz, atente-se a orientações como:

1. Leve em conta a sazonalidade

Vamos usar o exemplo de uma fábrica. Em alguns dias da semana ou do mês você vai precisar confeccionar um produto específico, que somente alguns profissionais sabem fazer. Entender a frequência com que isso acontece é essencial. Também é necessário observar os requisitos: quem e o que são necessários para fazer essa entrega? Tendo conhecimento desses aspectos e os levando em conta, com o tempo, a tendência é melhorar a eficiência e economizar com mão de obra.

2. Analise os períodos de serviço

Ao estabelecer uma escala de trabalho, é importante analisar minuciosamente os períodos ativos. Veja se os horários de folga estão compatíveis com a lei, se não há furos na equipe e, principalmente, se nenhum setor está sobrecarregado. 

3. Entenda o perfil das equipes

Cada equipe tem um perfil diferente e é importante entender suas necessidades para conseguir adaptá-las aos horários que a empresa precisa. Por exemplo, talvez alguns funcionários precisem de um horário específico pois têm filhos e precisam buscá-los no colégio. Tudo isso precisa ser analisado.

Entender os líderes das equipes também é importante. Se em todos os turnos você precisa de alguém que tome a frente, comece a qualificar a equipe e formar líderes que consigam gerir a operação além de você.

4. Crie uma política e exponha

Deixar claras as regras é muito importante para que tudo saia como planejado. Atrasos, folgas, trocas, horas extras – as regulamentações sobre todos esses aspectos precisam estar muito claras para todos os funcionários. Tente ser o mais direto possível e colocar em até duas páginas quais são as regras da operação. Dessa forma, você evitará perguntas constantes e possíveis furos nos turnos.

5. Utilize algum sistema

Com a expansão da tecnologia, surgiu também a possibilidade de tornar os processos de trabalho mais ágeis. O planejamento e a gestão de escalas de serviço, por exemplo, podem ser facilmente realizados com a ajuda de softwares e aplicativos com sistema em nuvem. Assim, a comunicação fica mais transparente e organizada.

Como fazer uma planilha de escala de trabalho?

A escala de revezamento diária é essencial para produzir uma boa escala de trabalho e refere-se à jornada de trabalho dentro de uma janela de 24 horas. Suas vantagens estão em eliminar horas extras e colaboradores excedentes, já que ela adequa o número de funcionários de acordo com a necessidade. Isso, por consequência, melhora a eficiência produtiva.

Pessoa mexendo no computador, aprendendo como fazer escala de trabalho
Imagem: Freepik

Dicas importantes

  • Planeje o horário de início e término de cada jornada, inclusive com os horários de intervalo.
  • Enumere os turnos existentes no dia.
  • Especifique o número de colaboradores necessários por setor/área/produção por turno.
  • Tenha claro também o número de colaboradores para garantir o revezamento por setor/área/produção por turno.
  • Conheça a legislação e ofereça um ambiente de trabalho agradável, para evitar desgastes.

O que a planilha de escala de trabalho deve conter

A planilha de escala possui métodos simples de cadastro que uma vez preenchidos serão replicados nas semanas seguintes. Nela, portanto, você pode inserir todas as informações necessárias e manter o mesmo padrão periódico.

Na prática, funciona da seguinte maneira: ao preencher os cabeçalhos com os turnos e folgas uma vez, por exemplo, basta alterar as datas para os novos períodos e eles serão recalculados automaticamente.

Configurações

Na configuração da sua planilha devem ser preenchidos, primeiramente, todos os turnos. Eles se referem aos horários de trabalho (como das 8h às 11h30, das 13h às 18h etc.) e podem ser chamados de T1, T2, T3 e assim por diante.

O que mais não pode faltar na sua planilha:

  • Defina a data inicial (e inclua na célula que vamos chamar de B1).
  • Separe uma coluna para colocar os nomes dos funcionários e outra para os cargos.
  •  Ajuste conforme as escalas que cada um deve seguir.

Veja um modelo:

Exemplo de planilha com modelo de escala de trabalho 1

Se estiver usando o Excel, para facilitar a busca de informações na planilha, uma dica é usar os filtros. Eles mostrarão, por exemplo, quais colaboradores estarão designados a determinado turno ou folga:

Planilha escala de trabalho 2

O modelo final ficará assim:

Planilha escala de trabalho 3

Espero que este guia tenha te ajudado! Se tiver alguma dúvida, escreva nos comentários.

Além do Excel, tem outro programa para montar escala de trabalho?

Sim! Lembra que comentamos sobre ferramentas com sistema em nuvem? Elas facilitam o dia a dia reunindo em um só lugar todas as informações que os colaboradores precisam saber sobre suas escalas. As soluções desenvolvidas pelo Escala estão entre essas novas tecnologias, otimizando a organização e gestão de escalas. Se fizer sentido para você e quiser nos conhecer, solicite um contato conosco. E para ler mais conteúdos relevantes sobre o mercado e trabalho e suas inovações, continue navegando pelo blog do Escala.

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Tatiane Quintiliano

Especialista em escalas de trabalho nos modelos mensalista e horista, acumula mais de 20 anos de experiência em recursos humanos (RH). Tem passagem por multinacionais de grande porte e hoje é a coordenadora de Gente e Gestão do Escala.
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