escala de trabalho

De modo geral, a escala de trabalho é definida como o controle de horas trabalhadas pelos profissionais de uma empresa de modo que seja mais  fácil acompanhar a jornada de trabalho dos funcionários – ou seja, as suas horas trabalhadas e o manejo de folgas quando necessário.

É aquele tipo de tarefa que ninguém gosta de fazer, mas que é muito importante e quando deixada de lado gera muitas consequências negativas.

A escala de trabalho influencia diretamente na experiência do colaborador, na qualidade de vida e consequentemente, na produtividade da equipe.

Mas fique calmo, fizemos este texto exatamente para ajudar a clarear suas ideias. Para organizar uma planilha de escala de trabalho é necessário primeiro entender alguns conteúdos para depois iniciar esta etapa. Vamos te mostrar os tipos de escalas, te ensinar como fazer e como evitar erros comuns. Vamos lá!

Escala de trabalho: o que é?

Uma escala de serviço ou trabalho refere-se aos dias da semana estabelecidos para o cumprimento de trabalho.

As escalas não necessariamente devem ser em dias seguidos, nem iniciar e terminar no mesmo horário e podem apresentar diferentes variações.

Jornada de Trabalho: o que é?

A jornada de trabalho diz respeito ao período (quantidade de tempo) que o colaborador ficará à disposição da empresa para executar as suas funções. 

Conheça alguns tipos de jornadas:

  • jornada integral: é a mais comum, caracterizada por 8 horas diárias, 44 horas semanais e 220 horas mensais;
  • jornada em turnos ininterruptos: é a situação em que os colaboradores fazem um revezamento para manter a atividade da companhia, trabalhando de manhã, tarde e noite;
  • jornada parcial: contrato de até 30 horas semanais, sem horas extras, ou de até 26 horas semanais, com até 6 horas extras. Antes da reforma trabalhista, a lei previa jornada máxima de 25 horas.
  • jornada intermitente: trata-se de uma modalidade de contrato de trabalho em que não há uma jornada específica. Na prática, o trabalhador pode ser admitido para trabalhar apenas por algumas horas semanais, sem limite mínimo.
  • jornada com horas in itinere: essa modalidade foi reformulada na reforma trabalhista e só é válida para alguns sindicatos, como por exemplo, trabalhadores rurais. Esse tipo de jornada é usado quando o local de trabalho é de difícil acesso e os funcionários necessitam de um deslocamento propiciado pelo empregador. Nesse caso, o tempo gasto com deslocamento será registrado para o cálculo de horas e jornada.

Para entender mais sobre jornadas, confira este artigo: Jornadas de trabalho 

Escala de Trabalho x Jornada de Trabalho: qual é a diferença?

A Escala de Trabalho está mais relacionada aos dias da semana em que o funcionário irá trabalhar. Já a Jornada diz respeito ao período (horas) em que o trabalho terá que cumprir naquele dia, semana ou mês.

Tipos de Escala de Trabalho

Existem alguns tipos de escalas comuns e permitidas por lei no Brasil. Vamos listá-las com os links caso queira saber mais de cada uma delas:

Escala de Folga

Um ponto muito importante na organização da escala de trabalho, é a escala de folga, pois é por meio dela que o departamento de Recursos Humanos consegue definir o revezamento de funcionários. 

O tempo mínimo de folga que um trabalhador tem por semana é de no mínimo, 24 horas, o artigo que regulamenta este direito é o 67 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). 

Ainda de acordo com a CLT, o mais  recomendado é que os trabalhadores exerçam suas tarefas durante 8 horas diárias, somando 44 horas semanais. Os excedentes geram essas folgas, para evitar que os funcionários fiquem sobrecarregados.

Gestão de escalas e plantões

5 dicas para fazer uma escala de trabalho

Antes de planejar uma escala de serviço, é importante garantir que esta esteja de acordo com as regulamentações CLT e que esta seja personalizada o suficiente para suprir as demandas dos setores da sua empresa. 

Assim, para planejar uma escala de serviço de forma eficaz, você deve:

  1. Sazonalidade

Vamos usar o exemplo de uma fábrica. Em alguns dias da semana ou do mês você vai precisar produzir um produto específico, que somente alguns profissionais sabem operar. 

Entender a frequência que isso acontece é essencial. E depois, entenda os requisitos. Quem e o quê é necessário para fazer essa entrega?

Com o tempo sua eficiência vai melhorar e você vai economizar com mão de obra.

  1. Analise os períodos de serviço

Ao estabelecer uma escala de serviço, é importante analisar minuciosamente os períodos ativos. Veja se os horários de folga estão compatíveis com a lei, se não há furos na equipe e, principalmente, se nenhum setor está sobrecarregado. 

  1. Entenda o perfil das equipes

Cada equipe tem um perfil diferente. É importante entender as necessidades deles e conseguir adaptar aos horários que a empresa precisa. 

Talvez alguns funcionários precisem de um horário específico pois tem filhos e precisam buscá-los no colégio. Tudo isso precisa ser analisado.

Entender os líderes das equipes também é importante. Se em todos os turnos você precisa de alguém que tome a frente, comece a qualificar a equipe e formar líderes que consigam gerir a operação além de você.

  1. Crie uma política e exponha

Deixar claras as regras é muito importante para que tudo saia como planejado. Atrasos, folgas, trocas, horas extras. Tudo isso precisa estar muito claro para todos os funcionários.

Tente ser o mais direto possível e colocar em 2 páginas quais as regras da operação. Dessa forma, você evitará perguntas constantes e possíveis furos nos turnos.

  1. Utilize algum sistema

Com a expansão da tecnologia no Brasil, surgiu também a possibilidade de tornar os processos mais ágeis e a comunicação com os colaboradores mais transparente. O planejamento e gestão de escalas de serviço, por exemplo, pode ser facilmente realizado com a ajuda de softwares e aplicativos em nuvem que tem tornado a vida destes profissionais e a reputação das empresas muito mais leves. 

Se você optar por uma planilha a mão ou em Excel, tudo bem. Mas garanta que este seja o único método utilizado. Assim você evita desvios de comunicação e garante a clareza para todos.

Como fazer uma planilha de escala de trabalho 

A Escala de revezamento diária é essencial para produzir uma boa escala de trabalho e refere-se à jornada de trabalho dentro de uma janela de 24 horas. Algumas dicas para organizá-la, são:

  • Planejar o horário de início e término de cada jornada, inclusive com os horários de intervalo;
  • Enumerar os de turnos existentes no dia;
  • Ter especificado o número de colaboradores necessários por setor/área/produção por turno;
  • Ter claro o número de colaboradores fundamentais para garantir o revezamento por setor/área/produção por turno.
  • É muito importante também conhecer bem a legislação e oferecer um ambiente de trabalho agradável para evitar desgastes no ambiente corporativo.

Com a escala de revezamento diária é possível eliminar horas-extras e colaboradores excedentes, além de melhorar a eficiência produtiva adequando o número correto de funcionários, de acordo com a necessidade horária.

Passo a passo para fazer a planilha de escala de trabalho

A planilha de escala possui métodos simples de cadastro que uma vez preenchidos serão replicados nas semanas seguintes, nela você pode inserir todas as informações necessárias e manter o mesmo padrão periódico.

Funciona da seguinte maneira: ao preencher os cabeçalhos com os turnos e folgas uma vez, por exemplo, basta alterar as datas para os novos períodos e eles são recalculados automaticamente.

Começando a configurar

Na parte de configuração devem ser preenchidos primeiramente todos os turnos, podem ser chamados de T1, T2, T3…E se referem aos horários de trabalho: como 13h as 18h, 8h às 11h30.

Para elaborar  a escala de funcionários é necessário incluir as atividades:

  • Definir a data inicial e incluir na célula que vamos chamar de B1
  • Inserir os nomes dos funcionários em duas colunas: Nome e cargo
  •  Ajuste conforme as escalas que cada um deve seguir.

Conforme o modelo à seguir:

Planilha escala de trabalho 1

Após preencher as colunas anteriores, um facilitador é utilizar também os filtros do excel que determinarão quais colaboradores estarão designados à determinado turno ou folga:

Planilha escala de trabalho 2

O modelo final ficará assim:

Planilha escala de trabalho 3

Espero que esse guia tenha te ajudado e que você tenha conseguido criar sua própria planilha de escala!

Programa para montar escala de trabalho

Agora que você já sabe o que é e como funciona a escala de serviço, os impactos da reforma trabalhista e o que mudou com a redução de carga horária, é hora de avaliar opções de digitalizar o processo.. Afinal, a falta de controle e registro das escalas de serviço e ainda são um dos maiores problemas e causas de ações judiciais trabalhistas em todo o Brasil. 

Existem boas soluções no mercado que oferecem realizar a gestão de escala de maneira simples e segura. Levando bastante clareza ao gestor e aos funcionários

A solução desenvolvida por nós do Escala, tem provado, com excelentes cases de sucesso, que criar e gerenciar escalas de serviço por meio de uma interface web e aplicativo móvel, além de melhorar processos, maximiza a produtividade da sua equipe e garante melhor performance para a sua empresa.

Se fizer sentido para você e quiser nos conhecer, basta solicitar um contato conosco.

 

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