James Delivery diminui tempo gasto em organização de escalas

O James Delivery é um caso de sucesso de pedidos por aplicativo no Brasil.  O app conecta consumidor, entregador e estabelecimentos realizando entregas de produtos de categorias diversas, de supermercados a pet shops, em qualquer hora do dia. 

Comprada pelo Grupo GPA em 2018, hoje atuando em 25 cidades, com potencial e projeção de continuar crescendo, foi preciso pensar em uma solução para sistematizar e organizar as escalas dos funcionários nos pontos de venda.

O Analista de Operação do James Delivery, Vitor Zilli explica: As escalas eram feitas por planilhas, havia cerca de 40 pessoas em 8 mercados, por exemplo, mas conforme fomos crescendo, cada supervisor ficou responsável por escalar 20 lojas e o controle ficou inviável para ser feito manualmente, inclusive porque precisamos gerenciar as folgas da forma mais justa e assertiva possível.”

Para resolver o problema eles contrataram o Escala Jornadas, para o gerenciamento de qualquer jornada de revezamento ou fixa definidas em contratos de trabalho.  A escolha pelo módulo Jornadas se deve pelo número de funcionários que possuem contrato CLT, portanto, as escalas possuem um padrão fixo. 

Além disso, existe a preocupação com a legislação trabalhista, nossa ferramenta indica conflitos e bloqueia escalas que não ofereçam o descanso necessário para o colaborador ou jornadas que extrapolam o limite de horas, de modo que não prejudique a saúde física e emocional do colaborador. O uso do Escala tira o fardo administrativo, orienta e ajuda os profissionais sobre o quanto seus funcionários estão trabalhando e se, de fato, as operações do dia a dia estão saudáveis.

De imediato, o uso da plataforma reduziu em 87,5% o tempo na criação de escalas da equipe. “Antes gastávamos cerca de 2 dias para montar uma escala. Hoje esse processo não passa de 2 horas.” Vitor Zilli, Analista de operação do James Delivery.

Outras melhorias foram aparecendo, como a automatização de folgas e diminuição da burocratização para tarefas simples como a solicitação de trocas: “Antes era necessária a confirmação do interessado e de quem aceitou, essas eram feitas via e-mails separadamente. Isso foi muito complicado em alguns pontos de venda por diversas questões. Com o Escala Jornadas isso mudou e no final do mês a pessoa já pode agendar a troca com outro profissional. Além disso, é possível verificar as parametrizações prévias de configuração da escala, como a quantidade de profissionais necessárias em cada dia.” Vitor Zilli, Analista de operação do James Delivery.

Outra questão que facilitou muito o dia a dia dos colaboradores em diferentes níveis hierárquicos, foi unificar a visualização das escalas em uma plataforma online, onde todos conseguem visualizar alterações e relatórios em tempo real, ao mesmo tempo. “Como a escala era compartilhada nos postos de trabalho, às vezes a informação se perdia, o que gerava diversos problemas. Hoje o pessoal já vê as datas específicas e realiza trocas e os gestores observam o dimensionamento. Tudo isso é bem interessante.” Vitor Zilli, Analista de operação do James Delivery.

Além desse material você também pode conferir a notícia sobre essa parceria no Baguete Diário: James Delivery adota solução de HRTech Escala

Desafios

Gestão de escalas de muitos funcionários em locais diferentes
Melhoria de comunicação e processos
Melhora no tempo gasto criando planilhas e avaliando as conformidades trabalhistas

Solução

Padronização e centralização de informações sobre as escalas
Automatização na criação de regras nas escalas para gerar folgas justas e de acordo com a CLT
Comunicação estruturada com atualizações em tempo real das mudanças e solicitações

Resultados

87,5% de economia de tempo dos gestores
Diminuição da burocracia para resolver conflitos e trocas
Dimensionamento de equipe para atender de acordo com a demanda