James Delivery diminui tempo gasto em organização de escalas

O James Delivery é um caso de sucesso de pedidos por aplicativo no Brasil.  O app conecta consumidor, entregador e estabelecimentos realizando entregas de produtos de categorias diversas, de supermercados a pet shops, em qualquer hora do dia. 

Comprada pelo Grupo GPA em 2018, a empresa atua em 25 cidades e tem potencial e projeção de continuar crescendo. Com todos esses fatores na conta, foi preciso pensar em uma solução para sistematizar e organizar as escalas dos funcionários nos pontos de venda.

O analista de operação do James Delivery, Vitor Zilli, explica: As escalas eram feitas por planilhas. Havia cerca de 40 pessoas em oito mercados, por exemplo, mas conforme fomos crescendo, cada supervisor ficou responsável por escalar 20 lojas e o controle ficou inviável para ser feito manualmente, inclusive porque precisamos gerenciar as folgas da forma mais justa e assertiva possível”.

Solução na palma da mão

Para resolver o problema eles contrataram o Escala Jornadas. Por meio da plataforma, é possível gerenciar tanto jornadas fixas quanto as de revezamento. Outros benefícios que a ferramenta oferece é a indicação de conflitos e o bloqueio de escalas que não permitam o descanso necessário para o colaborador. O uso do Escala tira o fardo administrativo, orienta os profissionais sobre o quanto seus funcionários estão trabalhando e se, de fato, as operações do dia a dia estão saudáveis.

De dois dias para duas horas

De imediato, o uso da plataforma reduziu em 87,5% o tempo na criação de escalas da equipe. Antes gastávamos cerca de dois dias para montar uma escala. Hoje esse processo não passa de duas horas”, afirma Vitor Zilli.

Essa otimização de tempo se deve a recursos como a automatização de folgas que a plataforma oferece. Antes era necessária a confirmação do interessado e de quem aceitou, feitas via e-mail separadamente. Com o Escala Jornadas isso mudou e no final do mês a pessoa já pode agendar a troca com outro profissional. Além disso, é possível verificar as parametrizações prévias de configuração da escala, como a quantidade de profissionais necessárias em cada dia, relata Vitor.

Informação em tempo real

Outro benefício que facilitou muito o dia a dia dos colaboradores, em diferentes níveis hierárquicos, foi unificar a visualização das escalas em uma plataforma online, onde todos conseguem visualizar alterações e relatórios em tempo real e ao mesmo tempo. “Como a escala era compartilhada nos postos de trabalho, às vezes a informação se perdia, o que gerava diversos problemas. Hoje o pessoal já vê as datas específicas e realiza trocas, e os gestores observam o dimensionamento”, conclui o analista.

Além deste material você também pode conferir a notícia sobre essa parceria no Baguete Diário: James Delivery adota solução de HRTech Escala.

Parceria de sucesso

Desafios

Gestão de escalas de muitos funcionários em locais diferentes
Melhoria de comunicação e processos
Redução no tempo gasto na criação de planilhas e avaliação das conformidades trabalhistas

Solução

Padronização e centralização de informações sobre as escalas
Automatização na criação de regras nas escalas para gerar folgas justas e de acordo com a CLT
Comunicação estruturada com atualizações em tempo real das mudanças e solicitações

Resultados

87,5% de economia de tempo dos gestores
Diminuição da burocracia para resolver conflitos e trocas
Dimensionamento de equipe para atender de acordo com a demanda