Como tem sido o uso do Escala no Hospital Estadual Sumaré

 

O Hospital de Sumaré começou suas atividades em 2000, conveniado com a Secretaria de Estado da Saúde (SES-SP) e a Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). Desde a sua inauguração o Hospital já realizou 150 mil cirurgias, 38 mil partos e mais de 1 milhão de atendimentos, mostrando a sua importância para a região metropolitana de Campinas, onde está localizado.

Hoje, com uma média mensal de 1.200 internações, 1.050 cirurgias, 6,5 mil consultas, 1.500 atendimentos de urgência, 250 partos (referência em alto risco), atendendo os municípios de Americana, Monte Mor, Nova Odessa, Santa Bárbara do Oeste e Sumaré. Para realizar esse trabalho é necessário um corpo clínico altamente qualificado, atendendo várias especialidades, são cerca de 300 médicos, além de residentes e alunos da Faculdade de Ciências Médicas e da Faculdade de Enfermagem.

Com duas décadas de existência, o hospital realizou inúmeras inovações para melhorar o atendimento ao público. São ações que orientaram-se no sentido de contribuir para o processo de otimização do fluxo de trabalho, permitindo diagnósticos rápidos e precisos de qualquer área do hospital. Os resultados obtidos comprovam que o direcionamento de metas e parâmetros de produção e qualidade com menor custo, consolidam esse modelo de administração de um hospital 100% SUS, como referência para o país.

Nesse contexto de inovação e busca por melhor atender as necessidades da população, o Hospital Estadual de Sumaré procurou o Escala para gerenciar suas escalas de trabalho. Conversamos com o Diretor-Superintendente do Hospital Estadual Sumaré, Mauricio Perroud Junior, para entender quais eram os pontos que precisavam melhorar com uma plataforma de gestão de escalas e como o Escala conseguiu ajudá-los.

A primeira exigência era centralizar as informações de escala em um só lugar, sempre atualizada. A plataforma Escala Plantões permite manter os profissionais atualizados direto no aplicativo de celular, com acesso aos seus turnos e sincronizados com seus calendários pessoais. Mauricio, explica que esse foi o primeiro benefício notado: “o médico plantonista que passa a ter acesso a escala no tempo que ele quiser, quando ele quiser, onde ele estiver, não mais aquela escala grudada na parede onde ele trabalha. A gente evita o risco dele ter a escala desatualizada, consultar uma escala desatualizada no celular em um arquivo remoto ou mesmo a escala fixada na parede.”

Outra questão importante era otimizar e trazer agilidade para o Coordenador do Plantão, “fica mais fácil dele ver as trocas de plantão, as férias, as intercorrências de plantão, buscar plantonista para uma vaga surpresa”, diz Perroud. A nossa ferramenta entrega ao organizador agilidade para planejar os turnos de trabalho e alocar os profissionais através de uma interface simples e intuitiva. É possível resolver conflitos de horários, anunciar e notificar buracos na escala, customizar regras de negociações entre os profissionais e muito mais.

Já o Departamento de Pessoas e o RH, precisavam de uma solução para gerenciar  pagamento dos plantões. “A informação fica muito mais fidedigna, muito mais limpa do que uma planilha toda riscada ou ter o retrabalho de ter que passar a limpo uma planilha que foi utilizada durante o mês”, comenta o Diretor.

Um dos principais diferenciais do Escala são os relatórios que dão uma visão executiva e estratégica das áreas, evidenciando dados de produtividade, saldo de horas, pendências, que auxiliam nas tomadas de decisões.

Sobre a funcionalidade, Perroud pontua: “a gente sempre tem uma certa dificuldade em como eu vou valorar o desempenho daquele médico, não em sentido do valor do plantão, mas o comprometimento dele com a instituição. E o Escala traz pra gente as ferramentas de gestão, traz os gráficos, dashboards, que a gente pode avaliar quem é o médico que mais pega plantão, quem é o médico que mais passa plantão, quem está mais disponível a assumir os plantões nas intercorrências, nos plantões surpresas. E a partir daí a gente começa a ter a oportunidade de estabelecer algumas métricas para avaliar a afinidade do médico com a instituição e a partir daí poder colocar alguns programas de benefícios, de reconhecimento para o médico que vai muito além do valor do plantão.”

A implementação de uma ferramenta que permite acesso simultâneo de todos os envolvidos no processo, com dados e registros atualizados, possibilitou padronizar, personalizar e automatizar processos. O resultado é a diminuição de erros humanos e menos tempo gasto em atividades que não são estratégicas ou criativas.

“O hospital tem várias áreas de plantão, para diversas especialidades, cada especialidade elaborava a sua escala de plantão e ela ficava afixada no setor. Algumas especialidades costumavam compartilhar essas escalas por plataformas virtuais como Google Drive ou Onedrive, para deixar disponível para a equipe. Mas as pessoas na coordenação ou até mesmo diretoria, ou mesmo recursos humanos não tinham acesso a essas planilhas, elas eram do setor. Algumas especialidades faziam planejamento de plantão para o ano inteiro, outras faziam mês a mês, então não existia uma uniformidade na forma de fazer, nem na forma de consultar essa escala de plantão ou ter acesso a essas alterações, ou seja, a gestão era muito precária”, conta o Diretor.

Desafios

Integração entre médicos, gestores, RH e financeiro
Melhoria de comunicação e processos
Visibilidade total das escalas

Solução

Integração de processos e times
Geração de relatórios e métricas com atualizações em tempo real
Padronização e centralização de informações sobre as escalas
Interface simples e intuitiva para todos os usuários
Aplicativo de celular para colaboradores e gestores

Resultados

Assertividade na comunicação e gestão de pessoas
Redução do tempo gasto com processos mecânicos
Maior controle e organização dos gestores
Facilidade para tomar decisões estratégicas em cima de dados