Como o Escala transformou a gestão de atendimento no Centro Oftalmológico de Minas Gerais

A rotina começa cedo no Centro Oftalmológico de Minas Gerais. A partir das seis e meia da manhã chegam os primeiros pacientes, mas não importa o horário: a recepção já sabe, sem erros, qual será a equipe disponível para atendê-los, uma praticidade que se tornou possível graças ao uso do Escala Plantões, ferramenta de WFM utilizada desde 2020 na instituição.

Por meio do sistema é possível criar e publicar escalas de trabalho, que ficam disponíveis via aplicativo para todos os colaboradores que fazem parte desse processo. “É uma ferramenta fácil para todo mundo utilizar. Antes, usando planilhas, acontecia de errar alguma coisa, e agora essa probabilidade diminuiu, até porque todos os envolvidos têm acesso à escala”, relata Márcia Dib, gerente executiva do Centro.

A coordenadora de especialização da entidade, Juliana Oréfice, destaca que esse compartilhamento das escalas também transformou a comunicação entre os colaboradores. “O aplicativo foi um divisor de águas na nossa comunicação interna. Isso tanto na comunicação entre a coordenação com os residentes, como entre os próprios residentes e outros departamentos do hospital.

Imagem: Divulgação

Escalas prontas com agilidade

A plataforma contribui com a rotina em duas das cinco unidades do Centro Oftalmológico de Minas Gerais, que são aquelas que possuem residência médica, localizadas em Belo Horizonte. E além da transparência proporcionada pelo fácil acesso às escalas na plataforma, a economia de tempo foi mais um benefício percebido, especialmente por Regiane Vieira, supervisora da residência médica.

Antes da implementação do Escala Plantões, não era raro ver Regiane indo embora do consultório carregando as planilhas de escalas para organizá-las em casa. “O tempo que eu gastava antes com as escalas era bem maior”, conta. “A ferramenta facilita demais, especialmente nos períodos de férias, porque eu já posso deixar tudo registrado no sistema online, e se tiver alguma troca o próprio residente pode fazer.

Tanta agilidade também é sentida pela antecedência com que a supervisora consegue abrir as agendas dos médicos. Antes era comum o paciente solicitar uma consulta com um determinado profissional, mas este ainda não estar com a agenda aberta. Agora, como Regiane pode alimentar a agenda dos colaboradores por mais tempo, a própria recepção sinaliza com maior antecedência quando já vale abrir uma nova.

É bem comum a necessidade de agendamento de retorno, e tendo a ferramenta com toda a grade de horário dos residentes e fellows, desde o agente da portaria até a telefonia, recepção e as secretárias possuem acesso instantâneo ao dia e horário que aquele especialista está. Assim, é possível agendar retornos de maneira correta, facilitando para o paciente e melhorando a gestão de atendimento”, complementa Márcia.

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Estrutura sem erros

Com 80 usuários, o Escala Plantões no Centro Oftalmológico de Minas Gerais chegou para estruturar melhor as escalas pelo aumento da equipe, que triplicou nos últimos anos. “O time foi crescendo de forma bastante intensa, então precisávamos de algo para nos estruturar melhor. Mas não tínhamos pensado em nenhum momento em um aplicativo, até que o nosso superintendente sugeriu o Escala. Fizemos um período de teste, foi bastante aderente e aí implementamos”, lembra Márcia.

E a adesão foi tão positiva que hoje qualquer novo colaborador, incluindo os da portaria e recepção, aprendem a mexer no sistema. “No mesmo segundo o funcionário já faz o filtro para saber em qual departamento o residente está. Isso ajudou demais, a ferramenta tem sido de grande valia”, destaca Regiane, que também faz uso dos relatórios emitidos pela plataforma, que proporcionam um melhor acompanhamento dos plantonistas.

Além disso, o aplicativo trouxe uma grande segurança tecnológica. Nós nunca ficamos um dia sem o aplicativo no ar ou qualquer dificuldade que nos trouxesse problemas futuros. Essa segurança, junto com a facilidade de utilização e também a percepção de que o aplicativo vem melhorando nesses anos, é que faz com que a gente fique feliz de manter essa parceria”, conclui Juliana.

Por que contar

Assim como o Centro Oftalmológico de Minas Gerais, o Hospital Israelita Albert Einstein também sentia falta de uma maneira mais simples de gerir as escalas das equipes. E foi aí, no Laboratório de Inovação da entidade, que o Escala surgiu, para atender essa demanda.

Plantonistas do próprio Einstein participaram do processo junto com os desenvolvedores, uma parceria que ganhou até um estudo científico publicado internacionalmente. Todo esse cuidado foi fundamental para que a ferramenta se tornasse realmente útil e pudesse atender outras instituições também.

E hoje o propósito de descomplicar a gestão de escalas por meio de plataformas com tecnologia única, sistema na nuvem e disponíveis em interface web e aplicativo móvel se estende por todo o Brasil. As soluções do Escala estão presentes em centenas de entidades, públicas e privadas, levando mais transparência e agilidade às gestões.

Entre os diferenciais do Escala Plantões destacam-se a configuração com as regras válidas na instituição e a emissão de relatórios personalizados. Por meio do relatório financeiro, por exemplo, é possível saber quanto o plantonista tem a receber de acordo com o que trabalhou, e todas as informações que justificam esse valor ficam disponíveis para o gestor.

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